天地公司的初萌是一个新员工

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1、天地公司的初萌是一个新员工，她在前台负责接待来访的客人和转接电话，还有一个同事小石和她一起工作。每天上班后一到两个小时之间是她们最忙的时候，电话不断，客人络绎不绝。一天，有一位与人力资源部何部长预约好的客人提前20分钟到达。初萌马上通知人力资源部，部长说正在接待一位重要的客人，请对方稍等。初萌转告客人说：“何部长正在接待一位重要的客人，请您等一下。请坐。”正说着电话铃又响了，初萌匆匆用手指了一下椅子，赶快接电话。客人面有不悦。小石接完电话，赶快为客人送上—杯水，与客人闲聊了几句，以缓解客人的情绪。请问秘书初萌有什么不妥的地方？秘书接待应做好哪几方面的准备工作？引入案例一、秘书的接待工作微型案例

2、秘书的接待工作接待的准备工作会客室让总经理皱起了眉头张红是北京致远电子公司总经理王华生的秘书，今天的客人较多，刚送走两个客人。她就赶快准备明天总经理的发言稿，这时前台秘书打电话，请她下楼带总经理约的客人--海南顺成贸易公司副总经理李强。经向王总经理请示后，她急忙下楼，将客人带到楼上。一进会客室就闻到一股很刺鼻的香烟味道，烟灰缸里也很多烟灰与烟头。王总经理进来后，不仅皱起了眉头。电子教案模版配色（1）秘书的接待工作接待的准备工作秘书的接待工作心理准备秘书应具备良好的待客心理，其核心就是要求秘书事事处处有强烈的“角色意识”、“服务意识”，体现出一个“诚”字，即秘书人员应站在对方的立场上，将心比心，

3、以诚相待。具体表现在待人接物上应该热情开朗、温存有礼、和蔼可亲、举止大方，这样有助于赢得对方的好感，缩短彼此的心理距离。秘书的接待工作接待工作的基本程序被访者有时间3S迎客被访者接待向客人致歉，招待其等候再通知被访者发放宾客卡引导客人至会见处礼貌送客被访者没时间确定被访者通知被访者接待预约来访者流程图亲切迎客热情待客礼貌送客standseesmile一、接待预约来访者的工作程序电子教案模版配色（2）秘书的接待工作接待工作的基本程序亲切迎客1．以良好的公司形象迎接来访者，“3s”服务；2．了解来访者约定见面的部门或人员。3．通知被访者。4．被访者不能马上接待。请其入座，款待饮料，递送书报资料以排

4、遣时间，待离约定时间前5至10分钟，再通知被访者。5．按照单位要求给来访者发放宾客卡，并提醒来访者离开前返还宾客卡。电子教案模版配色（2）秘书的接待工作接待工作的基本程序热情待客1．引导：（1）收存文件。引导前，接待人员应将办公桌上的文件收拾好，重要的还须锁起，以防泄密。（2）提示。引导时，应提示：“李经理正在会议室恭候各位。”或“我们现在前去李经理的办公室”，以便让对方思想上有所准备。（3）同行。与来宾同行时，通常走在来宾的右前方，配合来宾的步伐，保持适当的距离(1米左右)，并不时左侧回身同行。电子教案模版配色（2）秘书的接待工作接待工作的基本程序热情待客1．引导：（4）与客交谈。接待人员可

5、适当与客人交谈，以示友好。（5）示意走向。在走道上，遇交叉或转弯，要伸出右手向来宾示意走向，并说：“这边请。”（6）乘电梯。乘电梯前，须向客人说明：“在×楼”，并主动操作按键。（7）开门礼仪。来到会客室、领导办公室等会客场所前，接待人员应该停住脚步，转身面向来宾，说声“就是这里”，并开门引导来宾进屋。电子教案模版配色（2）秘书的接待工作接待工作的基本程序热情待客1．引导：（8）衣物挂放。征得客人同意，接待人员可取过挂放于衣帽架或明显处，并向客人说明。（9）引座礼仪。根据客人的身份，将其引至合适的座位，或由领导安排座位，分清座位的主次，一般远离门口的是上位。电子教案模版配色（2）秘书的接待工作接

6、待工作的基本程序热情待客2．招待：（1）待客人坐下后与上司还在寒暄时应立即上茶，不要等寒暄过后进入正题再送茶，这样就可能会打扰主客双方的谈话；（2）可用袋泡茶，也可用上好的茶叶；（3）一般客人可用一次性纸杯，重要的客人应用带盖有把儿的瓷茶杯；（4）泡茶时，茶水不宜过浓，也不宜太满，一般以七成为宜，民间自古有“茶七酒八”的礼仪要求；（5）及时添水与换茶叶。电子教案模版配色（2）秘书的接待工作接待工作的基本程序礼貌送客和上司一起送客时，要比上司稍后一步。但在需要开门或按电梯时，秘书要紧走几步去开门或按电梯按钮；2.一般情况下，由客人先伸手。秘书可边与之握手边说“请走好”“再见”“欢迎下次再来”等。

7、3.主动为客人取衣帽等物，并扫视一下桌面，看是否有东西被遗忘，为客人开门。如果客人有重物，秘书应帮客人提，但客人的公文包和随身的小包不要抢着代拿。4.如是重要的客人，秘书应将客人送到大门口或轿车旁，不要急于返回，应挥手致意，等客人移出视线后，再返身离开。需要时可协助来访者预定出租车。“出迎三步，身送七步”电子教案模版配色（2）秘书的接待工作接待工作的基本程序史密斯先生是你公司的重要客户，到你办公室