采购部门管理制度

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1、采购部门管理制度一、总则1．为规范公司日常采购工作，特制定本制度。2．本制度适用于公司的日常采购工作。二、采购程序1、接收订单收到订单要首先要查看是否有领导签字（技术员、材料员、项目经理、仓库人员、采购部、预算员、预算审计部、工程总工、总经理），有领导签字的可以进行采购，如果没有领导签字一律不予采购。2、供应商的选择及执行询价程序供应商的选择：（1）供应商必须证照齐全，具有相关资质。（2）对于经常使用的商品或服务，采购部应较全面地了解掌握供应商的管理状况、质量控制、运输、售后服务等方面的情况，建立供应商档案，做好记录。在选择供应商时，必须进行询议价程序和综合评估。物品采购，必须有三家及以

2、上供应商提供报价，在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、客户群等因素的基础上进行综合评估，并与供应商进一步议定最终价格。购买的每项物资都要填写比价采购表，如下图：比价采购表是为确保供应渠道的畅通，防止意外情况的发生，应有两家或两家以上供应商作为后备供应商或在其间进行交互采购。（3）采购过程中发生变化时，需求部门应及时出具采购变更申请，由主管领导签字确认后交采购部执行。3、合同的签订签订合同时要写清楚产品的品牌、型号、单价、数量，方便验货时核对产品的数量。在订购合同上注明产品的等级，防止商家以次充好。如有交定金的合同，同时最好约定产品不符合要求可无条件退货，退回定金。对于已审批完毕的

3、采购合同，必须彻底跟踪，保证准确的交货期，以免影响公司运营，如遇物料出现不能按期交货或已交货但质量未能符合要求的，必须第一时间向上级汇报，协商最快交货期，或商议其它解决方案。并及时通知相关人员最新的材料到货时间。4、付款程序（1）采购部根据合同约定的付款方式及付款时间向上级主管部门提出申请，各主管签字，后附入库单、材料收料专用单交给财务部办理付款手续。无论汇款还是支票要求复印存档。（2）发票：付款时必须索要发票，核对发票形式（普票或增值税发票）内容是否和合同约定一致，确认后交给财务部核销。三、审计监督在采购询价、议价、合同签订、合同执行和采购结算过程中，必须有相关部门参与。财务部门主要负

4、责价格的核查及审计。采购人员要自觉接受审计及针对采购活动的监督和质询。四、公司所有采购人员必须做到：（1）自觉维护企业利益，努力提高采购质量，降低采购成本。（2）加强学习，提高认识，增强法治观念。（3）廉洁自律，不能向供应商伸手。（4）严格按采购制度和程序办事，自觉接受监督。（5）工作认真仔细，不出差错，不因自身工作失误给公司造成损失。（6）努力学习业务，广泛掌握与采购业务相关的新材料及市场信息。