工程档案整理与数字化

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1、工程档案整理与数字化桐乡市交通局综合档案室主要内容工程建设项目立卷归档要求工程档案数字化加工的具体要求纸质档案数字化操作方法介绍工程建设项目立卷归档要求公路工程相关标准规范：《关于印发公路建设项目文件材料立卷归档管理办法》（交办发〔2010〕382号）《浙江省公路工程竣工文件编制办法》（浙交〔2002〕138号）*如与《浙江省公路工程竣工文件编制办法》不一致的，以交办发〔2010〕382号要求为准。*保管期限改变：由原来的“永久”、“长期”、“短期”，改为“永久”、“30年”、“10年”1工程建设项目立卷归档要求水运工程标准：《浙江省水运工程竣工文件编制办法》（2004年版）（浙交〔

2、2004〕6号）1指挥部归档条目项目总体立项审批文件各段立项审批文件勘察设计初步设计施工图变更设计各类合同各类会议纪要指挥部归档条目（续）工程通知单工程索赔土地征用许可土地勘测房屋拆迁调查拆迁补偿协议书“三改工程”相关文件（改路、改河、改线）指挥部归档条目（续）招投标（可分资格预审、招标文件、招标会议、投标文件及中标通知书等）（可按分项、合同段设置条目）工程管理文件（按年设置计划进度、质量管理、资金控制等条目）各单项验收和竣工验收*投标文件中通过资格预审入围单位或推荐中标候选人但未中标单位的标书也要归档，保管期限为短期（10年）。施工单位归档条目开工报告（含合同段和分项工程开工报告）

3、施工组织设计、进度计划工程变更文件计量支付安全检查施工日记质量评定（按分项设置）原材料报验单施工单位归档条目（续）试验报告（按分项设置）中间交验审批（按分项设置）施工记录沉降观测竣工图照片、录音录像监理单位归档条目监理规划、实施细则项目部人员审核、变更施工质量检查、通报等工程监理报告单、通知单工地会议纪要索赔审批单、申请单水泥砼、砂浆抗压强度监理试验钢筋试验监理归档条目（续）粗集料试验、鉴定细集料试验、鉴定土工布、塑料排水板试验桩基检测汇总合同段及其分项工程监理质量检验评定汇总监理工作报告照片、录音录像容易疏漏的问题编写大事记：若已完工工程没有及时记录的，须补写。工程变更一览表要把“

4、变更令号”、“变更内容”、“变更金额”、“相关文件档号”、“竣工图档号”一一对应填写完整。工程变更一览表项目名称施工单位名称序号变更令号变更内容变更金额(元)本变更文件档号相关竣工图档号增加金额减少金额电子表与纸质表同时移交档号确定1.档号示例：J048－2.2.11－1.0001桐乡市交通局全宗号工程代码工程档案分类号合同号案卷顺序号（用四位数字）档号确定2.东宗线二期档号：GL9.1111.Ja1-案卷号科技大类（航运）东宗线嘉兴段案卷顺序号（示例：1.0001）正确填写案卷目录和卷内目录案卷目录和卷内目录要用激光打印。目录统一使用excel电子表。卷内目录填写：目录标题栏采用加

5、粗的3号宋体，责任者等字段名称用加粗的小3号仿宋体，其他用4号仿宋体。（excel打印的分别用16、15、14号）序号：以1件自然件或一组文件为一顺序号。文件编号：完整的代字代号责任者：文件的形成者，单位全称或规范化简称。日期：标准格式为20010101，同一条目内时间取文件最后形成时间；时间不明确的一般考证到年，无法考证月日的，用0代替，补足8位数。页号：最后一条页号要标明起止页档案案卷装订和编目使用原件：如果没有原件的要在备考表中注明原件位置。案卷装订：装订整齐，按三孔一线标准装订，孔距统一不偏斜。编制页号：将页号编在文件正面的右下角，背面的左下角；成册的文件不必另编页码。不得跳

6、号，保持清晰无误。如有遗漏，应及时补敲页码；如张页号已连续，那么以.1表示。卷内备考表中立卷人、检查人要填写齐全，如实填写。案卷封面打印1.案卷号：档号位置统一盖档号章（移交时不用盖）2.工程名称打在封面正中空白处居中打印3.案卷题名：由三部份组成：单位工程（分部分项工程）+结构（桩号）+文件名称，概括简明、准确。卷内备考表说明：（1、卷内文件数量）（2、分类、组卷及其他整理中需说明的情况）立卷人：年月日检查人：年月日移交前一定要检查备考表是否有缺，缺签字的要补齐。使用标准档案盒选用工程档案专用档案盒，根据案卷厚度购买合适尺寸的盒子。盒面无破损、折皱、污迹。使用标准档案盒用铅笔在盒子

7、统一位置标注案卷号档案盒正面不用任何文字标识。照片的整理与编目收集：1、反映工程进度和工作成果的照片档案；2、反映工程质量的照片档案；3、与工程有关的重要活动；4、记录工程重大事故、自然灾害及异常现象的照片档案；5、反映工程建设之前地区地理、古迹以及自然风光和民间风俗的照片档案；6、与其他载体档案有密切联系的照片档案；7、其他具有保存价值的照片档案照片的整理与编目整理：照片号的编写（一册一个流水号）计量单位：自然张照片的整理与编目文字说明:事由：照片影像所