《办公自动化高级文秘教程与上机指导》第13课：数据管理

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1、第十三课数据管理（时间：1学时）概述本课内容1、公式与函数；2、管理数据清单；学习目标1、掌握公式与函数的使用；2、掌握管理数据清单；概述学习重点1、公式与函数；2、建立数据清单；3、筛选数据；4、分类汇总数据；学习难点1、公式与函数；2、筛选数据；3、分类汇总数据；公式与函数1、Excel公式；2、Excel函数；Excel公式（1）公式的运算符；（2）使用公式计算的一般规则；（3）更新公式计算的结果；Excel函数（1）求和函数的使用；（2）其他函数的使用；小结公式是在工作表中对数据进行分析处理的等式，它可以

2、对工作表数值进行各种运算。函数是一些预定义的公式，通过使用一些称为参数的特定数值来按特定的顺序或结构执行计算。这一小节介绍的内容有：1、公式的基本运算符；2、使用公式计算的一般规则；3、求和函数的使用；4、其他函数的使用；管理数据清单1、建立数据清单；2、数据清单的排序；3、筛选数据；4、分类汇总数据；建立数据清单（1）直接在工作表中输入数据清单；（2）导入外部数据；数据清单的排序（1）降序排序；（2）升序排序；筛选数据（1）使用自动筛选；（2）高级筛选；分类汇总数据（1）创建分类汇总；（2）创建分级显示；小结数

3、据清单是指包含相关数据的一系列工作表，例如，发票数据库或一组客户名称和电话号码。数据清单就犹如数据库，所谓数据库的管理，就是新增、编辑、删除、查找记录等。可见，使用数据清单可以更方便地管理和分析数据清单中的数据。综合练习（1）要使用公式求B5:H5单元格的平均值，应如何操作？要使用【粘贴函数】来求该区域的平均值又应如何操作？（2）建立一个工作表。（要求：包含有：产地、商品名、单价、数量和金额）然后完成下列操作：对A列进行单列排序。按产地为主关键字、商品名为次关键字、单价为三级关键字进行多列排序。筛选出那些单价大于

4、10000的商品（可以在输入单价的时候设置大于10000的数量）。按行求出总金额后，再按产地汇总。总结Excel不仅可以制作一般的表格，而且可以输入数据清单，并可以对数据进行排序、筛选、分类汇总等。数据管理是Excel重要功能之一，而在管理数据时，使用公式与函数进行计算就显得非常重要了。本课先介绍公式与函数的使用，接着介绍数据清单的建立、排序和筛选，最后介绍管理数据的高级技巧，即如何分类汇总数据。通过学习本课，学员可以逐步掌握Excel的高级使用功能，可以有效地使用Excel管理数据。