办公室会务工作指南

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1、会务工作须知一、会前工作（一）会议方案1.市政府主要领导主持的重要会议（活动）方案，市政府办主任审核、送签、印发实施；其它市级领导主持的会议（活动）方案，由分管主任牵头制作、送签、印发实施。（相关文秘人员负责）2.会议方案报送程序：（1）所有会议（活动）方案在审签之后立即在刘雪飞处登记；（2）文秘人员在1小时之内复印1份送市委常委办备案。3.会议服务原则上由相关部门负责，政府办负责指导；市政府综合性会议，由政府办负责会场服务。4.未经办公室领导审核的且市政府领导已签署的会议方案，均由部门自行承办。（二）会议通知1.一般情况下，不通知以下单位主要负责人参会：纪

2、委、法院、检察院、统战部、组织部、宣传部、公安局；2.会议通知一般不使用电话，而采用短信、书面等形式；3.3会议召开前，相关文秘人员应核对参会人员到会情况并及时通知未到会人员尽快到会。（涉及企业参会的由经信、商务部门负责通知；涉及学校参会的由教育部门负责通知；涉及到人大代表、政协委员参会的建议由人大办、政协办负责通知；涉及到宗教人士参会的建议由统战部门负责通知。）（三）会议布置1.会标制作应准确，会标悬挂应美观。2.会场座位（1号会议室）应按会议内容进行调整（如：中心组学习、较大的座谈会等会议要将座位及时调整为“回”字形、矩形等。）3.座牌制作时应注意字体的

3、统一性（即所用座牌必须使用同一种字体）。4.涉及会议使用的花草、绿色植物及桌布应提前到位。5.政府1会议室会议原则上安排2名服务人员。6.涉及会议所用的服务人员、无线话筒、矿泉水、纸巾、水果、香烟（如全市各界人士座谈会、新春团拜会等）要提前到位。7.涉及会议所用的音响需要提前调试；召开大型会议时，音控师必须始终在场；电视电话会议信号必须提前1.5小时调试。8.会议资料要提前摆放。9.由政府主要领导在1会议室组织召开的会议需要提前制定座次表并摆放到位。（四）会议签到1.会议签到时间一般安排在会前30分钟。2.部门专题工作会原则上由部门负责签到；市政府综合性会议

4、建议由政府督查室负责会议签到。3二、会中服务1.会议召开时，签到人员应及时整理会议迟到的单位、未到的单位备查。2.会场服务人员每隔25分钟左右为参会人员蓄水1次（大型会议视情况而定）；3.涉及会场颁奖时，应有2名工作人员在音控室准备：当会议主持宣布颁奖时一名工作人员负责背景音乐播放，另一名工作人员负责督促礼仪小姐及时递送奖牌，送递奖牌时应快速有序。4.电视电话会由市电信公司负责信号传输并派专人驻会。3