经典：岗位说明书的编写和应用

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1、求是咨询岗位说明书是每个员工的工作指南，同时也是人力资源管理的基础性文件，但在现实中很多企业并没有对其有着足够的重视，在咨询工作中，我们经常发现很多企业的有岗位说明书，但实际工作中并没有发挥应有的作用，因此，笔者就自己从事多年人力资源项目的经验，谈谈这个看似浅显但实际很难做好的工作。——编者语本期导读：一、前言二、岗位说明书的作用三、岗位说明书的设计四、岗位说明书的填写方法(一)基本信息(二)岗位目的(三)主要关系(四)主要职责(五)任职资格(六)工作环境五、签字栏六、总结第期版主：李振涛编校：李颖电子期刊岗位说明书的编写和应用一.岗位说明书的作用岗位说明书其实是岗位分

2、析的成果，而人力资源的各个模块都是依托于此开展工作的。比如，招聘工作事实上是依托任职资格来进行的，而员工薪酬管理也是从岗位说明书中的员工工作职责、工作环境、任职资格等因素来提取评价要素来进行岗位评估进而形成岗位价值序列的，又如员工的绩效管理工作，也是从其岗位职责中提取关键绩效指标进行评价的。总之一句话，对于企业管理来说，岗位说明书是将战略有效分解到个人的工具，而对于员工来说，岗位说明书是指导其工作的行动指南。二.岗位说明书的设计7北京求是联合管理咨询有限公司TruthUnitedConsultingCo.,Ltd岗位说明书的设计应包括几个重要模块：基本信息、岗位目的、主

3、要关系、主要职责、任职资格、工作环境以及签字栏。如下图，**岗位说明书版本号：一、基本信息1、岗位名称：2、所属部门：3、定员人数：4、职位编码：二、岗位目的根据（在……下）……，通过……，实现……的目的。三、主要关系1、直接上级：2、直接下级：3、对内关系：4、对外关系：四、主要职责（按重要性或占用时间排序）1、职责表述1）具体任务12）具体任务22、职责表述1）具体任务12）具体任务2……五、任职资格1、基本条件1）学历要求：2）专业要求：3）工作经验：4）资质要求：2、知识与技能1）知识要求：2）技能要求：3、能力素质1）通用能力2）专业能力3）领导能力六、工作环

4、境1）工作时间：2）工作地点：3）使用工具/设备：编写（签名）日期：审核（签名）日期：审批（签名）日期：7北京求是联合管理咨询有限公司TruthUnitedConsultingCo.,Ltd这是一份比较简洁的岗位说明书样本，包括了核心模块，读者可以根据自己公司的特点增减项目。一.岗位说明书的填写方法以上面的样本为例，下面依次就每个模块的填写方法予以说明，并且以一个文秘岗作为示例。(一)基本信息1.岗位名称详细地写出该岗位的全称，如人力资源部部长、文秘岗等。2.所属部门详细地写出该岗位所在部门的全称。3.岗位编制该岗位由几个人来承担。4.岗位代码跟据各公司内部编码自行填写

5、。示例——文秘岗岗位名称：文秘岗所属部门：综合部岗位编制：2人岗位代码：012938(二)岗位目的本项目的在于了解任职者对完成公司及任职部门工作目标的重要性，也就是该岗位存在的意义，需要简短而精确地说明此岗位为什么存在。如“根据……，通过……，实现……的目的。”示例——文秘岗根据公司领导、综合部主任的指示，通过负责起草公司级的各类文字材料、组织会议工作、收集相关材料和负责保密工作，以实现为领导提供良好服务和保密安全的目的。(三)主要关系1.直接上级这里的上级指的是管理关系上的上级，如科长为科员的上级，工程师相对于技术员只有技术指导的关系，一般情况下没有管理关系。而行政副

6、职岗位为行政正职岗位的直接下级岗位，此岗位如果没有明确的分管安排，是没有直接下级岗位的，自然也不是任何岗位的直属上级岗位。需要注意的一点是，需要填写岗位名称而非个人姓名。7北京求是联合管理咨询有限公司TruthUnitedConsultingCo.,Ltd1.直接下级这一栏与“直接上级”一栏的填写同理，对于一些较大部门的领导，此栏内容可能较多。2.内部关系和外部关系本栏列出了该岗位需要经常性的内外部联系的对象及联系的目的。对象的描述要具体，并且应该是因工作关系需要经常性联系的，不包括偶尔一次两次的情况，也不包括向直接上级汇报工作和给直接下级安排工作的联系。示例——文秘岗

7、直接上级：综合部主任直接下级：——内部关系：公司各相关部门外部关系：上级主管单位各部门、来文单位等(一)主要职责主要职责可以分两个层次来描述，即职责表述和工作任务。其中，职责表述是该岗位所负责的某一类任务，而工作任务是在该职责表述的范围内所具体从事的工作。常用格式，“动词”+“事项”。这里面有个技巧，一是尽量明确在该职责/任务中，该岗位所扮演的角色。如，“起草公司级的各类文字材料”，“收集相关材料”，二是可以按照职责的重要性或占用时间长短进行排序。通常我们把参与某项职责/任务的角色分为四种：成果把控：审核、审批，审核以批准或否决；主责：主