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1、如何有效使用E-MAIL内容简介目前公司内部邮件传递存在的主要问题E-MAIL使用规范、礼节E-MAIL的使用注意事项Email也是双刃剑？目前E-MAIL已在公司普遍使用,成为信息公布、工作汇报、沟通及问题处理的工具,但同时我们也感到在使用中存在着一些问题导致沟通的不顺畅,影响了工作。目前公司内部邮件传递存在问题有的E-MAIL没有标题,让收信人摸不着头脑目前公司内部邮件传递存在问题有的E-MAIL总喜欢发给与其不相干的人,白白浪费了公司的资源目前公司内部邮件传递存在问题有的E-MAIL洋洋洒洒写了一堆,
2、收信人看完了内容,却不知道发信人到底需要谁的帮助目前公司内部邮件传递存在问题有的E-MAIL不管事无巨细,有无必要,总喜欢发给总经理,也不知道是希望总经理拿主意呢还是主持公道？目前公司内部邮件传递存在问题明明当事人可以当面立刻说清楚的问题,往往你来我往发了很多E-MAIL,但问题仍得不到解决电子邮件的使用礼节我们都应当讲究有关电子邮件的礼节，而这是需要下一番功夫的。尤其在商业界，我们崇尚信誉、掌握时机及合作分工，信奉顾客至上，着重与顾客的沟通，以达成促销、增产与营利的目的。但我们常忽视了有关电子邮件的礼节，
3、一些邋遢懒散的习惯，不仅会引起员工的窃笑，更容易在顾客面前闹笑话。E-MAIL用于沟通的原则面对面直接沟通是首选;电话沟通是次选;发E-MAIL是前两项不能达成时的最后选择.公司倡导及鼓励的是面对面直接沟通E-MAIL的主要用于:信息公布;简单的工作汇报、沟通及处理.E-MAIL尤其不能解决:对问题的争执对问题的全面了解及掌握;E-MAIL的使用规范收信人是:A必须了解该事情的人;B必须给予发信人答复的人;C传送电子讯息之前，须确认收信对象是否正确，以免造成不必要的困扰。E-MAIL的使用规范抄送者是:只需
4、知晓事项,无需回复写信人;若要将信函复本同时转送相关人员以供参考时，可善用Cc：的功能，但要将人数降至最低，否则，传送与复本转送的用途将混淆不清，也制造了一大堆不必要的「垃圾」。礼节合宜地称呼收件者，并且在信尾签名。虽然电子邮件本身已标明了邮自哪方，寄与何人，但在邮件中注明收信者及寄件者大名乃是必须的礼节，包括在信件开头尊称收信者的姓名，在信尾也注明寄件者的姓名以及通讯地址、电话，以方便收信者未来与你的联系。信件内容应简明扼要在线沟通讲求时效，经常上网的人多具有不耐等候的特性，所以电子邮件的内容应力求简明扼
5、要，并求沟通效益。一般信件所用的起头语、客套语、祝贺词等，在在线沟通时都可以省略。尽量掌握「一个讯息、一个主题」的原则。切记收信对象是一个「人」，而不是一台机器因为电子讯息的互动是透过计算机网络产生的，使用者经常会不自觉地「忘记」与自己真正互动的是远程的「人」。许多情绪激动的字眼也因此不经意地随手送出，而伤到对方甚至引起冲突。记住写电子邮件，实际上和你写一封信是完全一样的，只是差别在传递的方式不同罢了。E-MAIL的使用规范电子邮件一定要注明标题（Subject）因为有许多网络使用者是以标题来决定是否继续详
6、读信件的内容。此外，邮件标题应尽量以简洁明了的文字阐述邮件内容，或是与内容相关的主旨大意，让人一望即知，以便对方快速了解与记忆必须填写,不得空白要提纲挈领。切忌使用含义不清的标题，例如：嘿！或是单单给你的！.电子信件「标题」要明确且具描述性 。邮件内容:正文:简洁明了,建议以每行25-35个字为宜(即及时按回程键--ENTER)不超过10行;重点部分可用特殊字体、字形、及颜色表示以示区别.结论一定要写明希望达成的意向,如希望谁在什么时间给予答复.切忌全文使用英文大写字母。这样写成的邮件太强势，甚至暗示
7、寄件人懒得使用正确的文法。毕竟，这仍是种文字沟通方式，遵守标准的文书规范是一种职业礼貌。邮件内容:须简明扼要。针对需要回复及转寄的电子邮件，一定要清理回复的内容。在美国加州有一位传播学专家摩根女士曾举例说：我最近收到一份电子邮件，其中包括了辗转收送的十二个人之姓名，我实在没有必要知道这些讯息。有一个妙方就是寄信时采匿名附件收信者(BC)取代附件收信者(CC)方式，或是在转寄之前删除一切无关紧要或重复的内容，例如：原件中摘要(memoto)部分之主题、地址及日期等。注意回答问题的技巧当回件答复问题的时候，最好
8、只把相关的问题抄到回件，然后附上答案。不要用自动应答键，那样会把来件所有内容都包括到回件中﹔但也不要仅以「是的」二字回复，那样太生硬了，而且让读的人摸不着头脑。理清建议或意见若要表达对某一事情的看法，可先简要地描述事情缘起，再陈述自己的意见；若是想引发行动，则应针对事情可能的发展提出看法与建议。有时因讯息太过简短或标明不够清楚，收信对象可能会不清楚发信者陈述的到底是建议或是意见，因而造成不必要的误解或行动。避免使
