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1、第14卷第3期青岛教育学院学报Vol.14No.32001年9月JournalofQingdaoEducationCollegeSep.,2001如何写英语商务信函12李雅静,王蕊(1.青岛海洋大学经贸系,山东青岛266071;2.青岛教育学院外语系,山东青岛266071)摘要:英语商务信函在国际贸易中起着重要的作用。无论何种方式的商务信函都应注意语气、态度、用词和符号的选择以及商务套语。本文以实例对以上几个方面分别加以阐述。关键词:商务信函;语气;用词;商务套语中图分
2、类号:H315文献标识码:B文章编号:1008-276X(2001)03-0066-03在商务沟通的各种方式中,信函仍然起着很重要的作办公室主任的职务,请打电话约我面谈。)用。商务信函除了要注意明白无误地表达自己的意思Ilookforwardtotalkingwithyouaboutmyqualifica-之外,选择什么样的表达方式也是很重要的。本文将从tionfortheofficemanagerposition.(我期望着能和你谈一四个方面谈谈在商务沟通中信函写作应注意的问题。下关于我对办公室主任一职的资格情况。)一、商务信函
3、的语气第二句比第一句积极主动得多。商务信函的语气一定要积极主动,有说服力。因为(二)避免使用那些可能会使读者产生与作者意愿你的读者会根据你的语气来判断你目前的处境以及存相违背的想法的词,如hope,may,might,perhaps,maybe在的问题。如果你语气中缺乏积极和自信,那你的读者等。例如:一定会对你的境况产生疑问。在信函中要注意避免使Becauseyouwanttosellalargequantityofgoodsatour用抱怨、致歉、请求或哀求的语气,要有信心地说服对方end,Ithoughtyoumightwisht
4、oloweryourprice.(因为你想相信你在信中想表达的事情。使用积极的语气,最重要在我方市场大量销货,我想你或许希望降一降价格。)的一点就是避免使用一些容易产生消极作用的词语或句如改成下例则意义更为明确和主动。型。Sinceyouwanttosellalargequantityofgoodsatour(一)谨慎使用条件从句(I-fclause)end,Iamsureyouwillwanttoloweryourprice.(因为你条件从句会使你的读者用两种不同的方式来看想在我方市场大量销货,我相信你一定想降价。)待你的问
5、题。请看例句:再如:Ihopeyouwillbeabletosendmesomeinfor-Ifyouthinkmyclaimfortaxabatementisjustified,mationaboutyourproducts.(我希望你能寄一些有关你pleasesendmeacheckfor$100.(如果你认为我减税的方产品的信息材料。)(消极)请求是正确的话,请寄一张100美元的支票来。)Willyoupleasesendmesomeinformationaboutyour此句的意义是消极的,因为这一假设显得软弱无product
6、s?(你能给我寄些有关你方产品的信息材料吗?)力。如改成下面这样表达则积极得多:(积极)Iwillappreciateyourcheckfor$100fortaxabatement.(三)站在读者的立场,采用读者的观点,而不是作(请寄一张100美元的支票来,我方将不胜感激。)者自己的立场和自己的观点。因此要多用you,少用we再比较下面两句:或I。例如:IfyouthinkIqualifyforthepositionofofficemanag-IreceivedyourletterofFebruary8.(我收到了你方2er,plea
7、secallmeforaninterview.(如果你认为我能胜任月8日的信。)应改为:收稿日期:2001-04-17作者简介:李雅静(1963-)女,山东青岛人,副教授。66青岛教育学院学报2001年第3期ThankyouforyourletterofFebruary8.(感谢你方(三)10以下的数字用单词拼出,10以上的数字2月8日的信。)直接写阿拉伯数字。如:sixgallons,16years,100Wecannotacceptthismerchandise.copies,60
8、0,000tons我们不能接受你方的产品。)应改为:Teneasystepstodelivery.(递送的十种简单步骤。)Youcanunderstand,Iamsure,whythismerchandiseis在写美元
