文书档案扫描管理系统说明书

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1、鼎华文书档案扫描管理系统软件说明书13一、软件背景与应用前景在我们的日常工作中，我们往往需要将一些纸质的文书档案转化成电子版的文书档案，这其中的原因有几大点：一、纸质档案更占物理空间；二、纸质档案不易保存；三、纸质档案不易传输；四、人工的将纸质档案输入到电脑上制作成电子版太耗费人力物力。这时，鼎华文书档案扫描管理系统软件应运而生，我们课通过扫描设备将纸质版的档案转化成电脑上的电子版，然后可对扫描完成的文书档案进行归档、整理、收录、保存等一系列的操作。在目前来说，我们的这项技术是最为实用和快捷的，并且成本低廉，适合

2、所有的企业和个人实用，前景良好。二、文书档案扫描管理系统一、流程图13一、系统的操作说明一、文档云端集中管理鼎华文书扫描管理系统，将文档集中安全存储在文档服务器上，建立一套以服务器为中心的文档组织、使用、协作、监管机制，并支持文档的安全和流程管控，让企业文档管理更方便、更高效、更安全、更规范。13二、个人网盘和公共文档每个用户在服务器上分配一个个人网盘，可以相互共享文档；公司的公共文档，可分多个栏目来组织，通过权限来控制用户的使用。三、文件夹管理文档的基本单位，文件夹支持任意层级，提供文件夹结构模版。说明:1)便

3、捷的文件夹操作栏；2)快捷的文件上传、在线编写、新建文件夹按钮；3)标签组提供多维度、多层次的文档分类检索机制；4)搜索文件夹内的文件；135)记录文件夹所有文件的操作历史（上传、下载、删除等操作）四、文档强大的文件管理，包括上传、下载、修改、权限管理、保密管理及评注订阅等说明:1).控制文件的各种权限、进行外部编辑等2)保密文件，未授权用户无法进行查看；3).文件版本上传和附件上传；4).文件版本管理。提供获取历史版本功能、支持版本差异比较、删除历史版本及定版功能；5).记录文件的所有操作记录（上传、下载、删除

4、等操作）五、文档在线查看无需安装任何插件，系统除支持文档预览外，也支持图纸、压缩包在线预览，支持音频、视频的在线播放；13说明:1)PDF在线翻页预览；2).表格文档在线预览；3).图纸在线预览；4).视频在线播放；5).音频在线播放六、文档搜索支持中英文全文搜索，直接搜索常见文档(包括CAD图纸)中的文字.基于位置、时间、人员、包含文字、标签等多条件组合搜索。配合OCR组件，可对识别图片中的文字进行搜索13七、文档云端创建直接创建各种格式的文档，也可选择公司内部的文档模版进行创建。直接支持HTML、Markdo

5、wn、reST等格式化文档的在线编写。八、文档在线编辑提供在线编辑功能，实现文档编辑和桌面编辑器(如word、Excel等)的无缝集成。编辑完成后，外部编辑器会自动在后台将文件上传到服务器九、自定义属性(元数据)用户可以自定义文档的属性、更完整的描述文档十、文档分享和讨论替代笨重的邮件，直接可以对文档进行分享和讨论.可分享到公司内外人员，使用内部消息、邮件、短信进行通知。13十一、文档发布三种文档发布状态:编写、待审、发布。一旦发布，禁止对文档的修改，实现文档保护。十二、文档关联流程系统提供一组文档关联的流程，如

6、审批、借阅、分发、收回、废止、回顾等，通过流程实现文档管理的规范化。流程可以灵活定制。13十三、个人工作台:个人的工作中心以个人为中心，组织系统内容。不用离开个人工作台，快速定位需要的内容。说明:1).个人工作台—消息；2).个人工作台—文档，包括待我审核的文件、最近提交和共享的文件；3).个人工作台—收藏；十四、文件夹和文档授权提供精细、易用的权限控制，可进行授权委托管理、权限继承、成组授权、和7级查看人机制13说明:1).7级查看，控制预览、添加、编辑、移动、复制、下载等权限；2).可针对某个部门、某个岗位进

7、行成组授权，；3）.禁止某人权限十四、操作历史每一个文档的所有操作都会记录进操作历史，方便进行安全检查.同时，删除的文档，在这里可以还原。十五、系统安全策略系统管理员更加灵活的设置系统安全策略：1)公司外访问禁止下载132)屏蔽系统外发功能3)技术资料，仅仅在技术部门的网段可以访问十六、桌面防泄密–离线文档安全管控文档下载到桌面后，仍然可以进行安全管控，原理如下：十七、开放API：连接各种软件和设备13鼎华提供FTP、WebDAV等标准文档访问接口，并支持IMAP邮件附件的读取，和扫描仪、传真等设备直接连接，并可

8、和企业OA、ERP、CRM、项目管理软件集成，直接将易度和各种文档来源进行连接。十八、全终端全平台终端随时随地访问支持各种浏览器，支持Mac、Windows客户端，支持各种只能手机和平板电脑的访问。不论你在哪里，都可以快速访问易度文档管理。1313