《秘书辅导》PPT课件

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1、秘书基础知识基础知识重要章节第一章文书基础第三章沟通基础第五章企业管理基础第一章文书基础第一节应用文书的概念与制发程序一、应用文是机关、单位、团体、个人处理事务，常用的格式文体。1.行政公文2.事务文书3.商务文书行政公文行政公文主要有：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等。事务文书备忘录、传真稿邀请信、贺信（电）、感谢信启示、简报、会议记录、计划、总结、述职报告、讲话稿商务文书意向书、订货单、合同、商品说明书、市场调查报告、可行性研究报告招标书、投标书、公文的制发程序（发文

2、办理）制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。主要是草拟、审核、签发、复核、程序。（一）草拟草拟公文应当做到：（一）符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。（三）公文的文种应根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。（四）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。（五）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，

3、后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。（六）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。（七）应当使用国家法定计量单位。（八）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。（九）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。（二）审核公文送负责人签发前，应当由办公厅（室）进行审核。审核

4、的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合规定等。（三）签发以本机关名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发；以本机关名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发。（四）复核公文正式印制前，文秘部门应当进行复核。重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。事务文书、商务文书制发程序省略第二节应用文书格式公文用纸采用A4型纸，其尺寸为：210mm×297m

5、m公文用纸天头(上白边)为：37mm±lmm公文用纸订口(左白边)为：28mm±1mm版心尺寸为：156mm×225mm一般每面排22行，每行排28个字公文应左侧装订，不掉页。后背平整、不空。（二）公文中各要素标识规则公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线(宽度同版心，即156mm)以上的各要素统称眉首；置于红色反线(不含)以下至主题词(不含)之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。1.眉首公文眉首包括公文份数序号，秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人（会签人）和

6、红色反线等要素。眉首的特点是位置相对固定公文份数序号公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。如需标识公文份数序号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第l行。并不是所有的公文都需要编制份数序号。《办法》规定带有密级的公文要编制份数序号。如果发文机关认为有必要，也可对不带密级的公文编制份数序号，如国务院文件都编有份数序号。编份数序号的目的是准确掌握公文的印制份数和分发范围和对象。当文件需要收回保管或销毁的时候，就可以对照份数序号掌握其是否有遗漏或丢失。本标准规定编制份数序号用阿拉伯数码，对编几位未作规定。一般来说，

7、应根据公文的份数来决定编几位，但至少应不少于两位，即“1”编为“01”。秘密等级和保密期限涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限，其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第l行，两字之间空l字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第l行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。紧急程度紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在

8、版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。发文机关标识发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称；联合行文，主办机关排列在前。发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目