《秘书的会议安排》PPT课件

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1、秘书的会议安排年薪1200万的“打工皇后”，和黄集团总经理洪小莲说：“我之所以有今天的成就是因为我有过18年的秘书工作的经历”。--李嘉诚原秘书洪小莲全国人民代表大会会议工作概述一、秘书会务工作秘书的会务工作即秘书在会议中从事的对会议政务的辅助工作和会议事务工作，包括会前的筹备、会中服务以及会后落实等会议全程的辅助性工作。二、会议的构成要素1、会议名称：一个完整的会议名称一般由四部分组成：会议主办单位或会议范围、会议的时间或届别、会议的主题或内容以及会议的类型。2、会议时间：包括通知开会的时间、会议开始时间、结束时间、每项议程时间。3、会议地点4、会议参加者：包括主持人

2、、会务组织人员、出席者、列席者或者因讨论具体事项而特别要参会的人员。5、会议议题和议程6、会议的形式：如会场会议、电视会议、现场会议、网络会议。7、会议的文书8、会议的结果会前工作流程图确定会议主题与议题确定会议名称确定会议时间与会期明确会议所需设备和工具选择会议地点安排会议议程和日程制发会议通知确定会议规模与规格布置会场准备会议文件材料安排食住行制定会议经费预算方案制作会议证件会场检查明确会议组织机构确定与会者名单会中工作流程图做好会议记录组织签到做好会议值班保卫工作报到及接待工作做好后勤保障工作编写会议简报或快报做好会议保密工作会议信息工作会后工作流程图撰写会议纪要

3、催办与反馈工作安排与会人员离会会议总结会议文书的立卷归档会议的宣传报道会前筹备工作的主要环节1.拟写各种会议的筹备方案2.检查会务的筹备情况3.审核会议文件4.与领导沟通会议的相关事宜5.拟定会议的应急方案布置会议场地（一）会场布局日常办公会、小型座谈会宜采用全围的圆形、椭圆形、长方形、正方形、T字型、回字型、U字型等，所有参加者都能参与讨论。大中型正式会议采用礼堂式、山字型、半圆形。大型茶话会、团拜会、宴会可采用分散式。（二）会场装饰一般小型会议、常规例会，会议室只要清洁明亮，设施完好，用品齐全就行。礼堂式和圆形会场U字形和回字形会场分散式会场准备会议用品（一）制作会

4、议证件会议证件是与会者身份与权利的象征，主要有代表证、选举证、电子签到证、工作证、记者证、就餐证等。（二）准备会议用品常用物品有：纸、笔、本、横幅、标语、花卉、会标、台布、照明设备、音影设备等。会议证件1检查会议的筹备情况主要内容:会议准备是否充分能否排除各种干扰环境条件与用品准备文件材料准备情况会场布置情况的检查小贴士会议议题安排的注意事项：一次会议的议题不能安排得过多或过少尽可能地将同类性质的议题同时提交一次会议讨论议题过多时，优先主要议题准备后备议题会中工作（一）搞好签到工作，是为了统计到会人数，同时也能够有效地保证会议的安全。（二）热情接待会议成员，作好报到工作

5、。（三）传接电话。（四）协助领导掌握情况，控制会议进程。（五）担任会议记录，编写会议简报（六）调派车辆会议简报1概念2编写方法3编写格式4编写要求www,378700000.com概念简报是会议期间编发的，用以交流会议情况的文书材料，是简要的报道会议进展情况以交流信息，推动会议进程的一种特殊的文书。www,378700000.com会议简报只是一种会议期间使用的内部信息小报。编写方法报道式：即采取新闻报道的方式，介绍会议活动以及分组活动的情况www,378700000.com转发式：转发式会议简报主要是转发在分组讨论审议时具有代表性或重要价值的发言或书面建议编写格式报头

6、——编号、密级、简报名称、期数、编印机构名称、印发日期报身——标题、按语、正文报尾——最后一页的下方，主要标注报、送、发的对象。www,378700000.com编写要求简明扼要迅速快捷内容新颖www,378700000.com真实准确会议的善后一、会后工作的主要内容：（一）送别与会人员（二）处理遗忘的物品（三）完善会务工作（四）寄感谢信（五）打印会议记录（六）开总结会二、会后的文字工作（一）文件整理（二）起草会议汇报材料（三）编写会议纪要三、会后评估工作（一）设计评估表（二）设计调查表（三）设计评估内容（四）提出改进建议会议记录会议记录是随着会议的实际进程记录下来的原

7、始情况和具体情况。在日常工作中，会议记录迎逢会必记，并妥善保存，以备查考。它也是会后研究工作、总结经验或者编写会议纪要的重要依据。会议记录一般不上报、不下发。会议记录的结构是：标题＋基本情况＋主体会议记录的类型1、按时间划分有例会（定期会议）记录、非例会（非定期会议）记录等。2、按内容划分有工作会议记录、现场办公会议记录、座谈会记录、表彰（批评）会记录等。3、按形式分有详式会议记录、简式会议记录等。详式会议记录要求完整的记录会议的报告、与会者的发言、会场具体情况等。简式会议记录是摘要记录会议报告、决议、结果、讨论的问题以及有分歧的意见等，