Excel高效数据分析之道——让您的分析报告更有说服力

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1、韩小良Excel高效数据分析之道■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■Excel高效数据分析之道—让您的分析报告更有说服力使用Excel的基本素养充分认识Excel是一个科学管理工具Excel是一个科学管理工具管理要用数据说话，而不是拍脑袋做决策一个有说服力报告的重点内容是数据分析表格和图表养成使用Excel的好习惯合理设计Excel表单，为日常数据管理和处理分析打好基础原始数据表格与数据处理分析表格分开保存采用合理的方法获取外部数据等等自定义Excel操作界面添加常用的操作按钮（格式按钮、增大/

2、缩小字号按钮、选择性粘贴按钮、粘贴数值按钮、等等）熟练使用常用的快捷键等等让你的Excel发挥最大的效能安装完全版（Excel2003）加载分析工具库Excel的思考Excel是什么?Excel能做什么?Excel怎样使用?如何让你的分析报告更有说服力?用数据说话完美的分析报告用图表说话本课程目标用数据说话：掌握快速制作各种统计分析报表的方法、技巧和各种应用用图表说话：掌握制作精美实用分析图表的方法、技巧和各种应用课程目录第1部分：不可忽视的基础性工作第2部分：快速掌握Excel公式和函数第3部分：让表格数据更加清晰第4部分：用数据说话第5部

3、分：用图表说话第1部分标准化与规范化——不可忽视的基础性工作为什么要做标准化与规范化工作Excel表格容易出现的错误快速修改非法日期快速转换文本型数字快速删除数据中的特殊字符快速分列数据快速填充数据其他数据整理技巧为什么要做标准化与规范化工作Excel处理分析数据是非常灵活的，但是不能随心所欲地设计表格和输入数据，否则Excel中很多功能或函数将可能无法实现。Excel表格的标准化与规范化，是数据处理分析的基础。Excel表格的标准化与规范化包括：结构标准化和规范化：很多表格的结构设计是不规范的，使得无法使用函数创建高效率计算公式，也无法使用

4、相关的工具实现数据的高效处理和分析。数据标准化和规范化：很多表格的数据也是不规范的，使得编制的分析报告出现偏差和错误。所以，当拿到一个表格时，首先要检查表格的结构和数据是否规范，是否有错误。Excel表格容易出现的错误表格结构的常见错误和不规范多行标题多列标题合并单元格不同类型数据放在一个单元格……表格数据的常见错误和不规范文本有很多不必要的空格非法日期文本型数字数据中含有特殊字符数据格式不统一……快速修改非法日期Excel是如何处理日期的？日期是特殊的数字。日期永远是大于零的正整数。正确输入日期正确输入日期：2010-10-8，2010/1

5、0/8，8/oct/2010，8-oct-2010错误的输入日期方式：2010.10.08，或者20101008错误日期的类型输入错误从系统导入的日期是文本格式修改非法日期（案例01）基础知识：常用日期函数及其应用快速转换文本型数字在一个表格中，有时候需要把数字处理为文本；有时候又需要把文本型数字转换为纯数字，以便利用有关函数进行统计计算。如何将文本型数字转换为纯数字方法1：利用智能标记方法2：利用VALUE函数方法3：利用公式（两个负号或者乘以1或除以1）方法4：利用选择性粘贴的批量修改功能（乘以1或者除以1）方法5：利用分列工具如何把数字

6、转换为文本型数字?使用分列工具使用TEXT函数注意：文本型数字使用普通函数计算是可以的，但使用数据透视表或者建立分类汇总，就会出现错误。案例02将文本型数字转化为纯数字快速删除数据中的特殊字符从系统中导入的数据中，可能会有很多看不见的“垃圾”字符，会影响到数据的处理和分析，应当予以删除。比如：删除数据中的空格删除字符中的打印不出的特殊字符（案例03）快速分列数据有些情况下，从系统导入的数据是一列数据，需要根据实际情况进行分列。基本方法方法1：使用“分列”工具方法2：实用文本函数方法3：使用数组公式案例04数据分列基础知识：文本函数及其应用快速

7、填充数据有些时候，从系统导入的数据表格有大量的空白单元格，需要进行填充。根据具体情况：取消合并单元格并填充数据（标准的数据表是不允许有合并单元格的）填充为上一行的数据填充为数字0案例05快速填充数据其他数据整理技巧批量修改数据转置数据位置复制可见单元格数据快速删除空行和空列快速批量插入空行和空列快速删除工作表中的所有图形对象……第2部分武装自己快速掌握Excel公式和函数复杂情况下逻辑判断及其简化处理将繁琐的加减公式变得更为简洁和高效让需要的数据迅速出现在您面前创建高效计算公式的技巧和方法复杂情况下逻辑判断及其简化处理很多数据逻辑判断不是一

8、个IF函数所能解决的，需要使用多个IF函数。在另外一些情况下，还需要联合使用AND函数或者OR函数进行复杂的数据判断处理。如果判断条件超过了7个，就需要使用条件表达