毕业生档案管理的有关规定

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1、关于毕业生档案管理的有关规定为了搞好毕业生档案管理工作，确保档案材料规范、完整、准确、且有章可循，特对具体事项规定如下：一、毕业生归档材料包括：学生学籍卡片、学年鉴定表、学习成绩表、毕业设计（毕业实习）考核表、毕业生登记表、党（团）组织材料、奖励、处分材料、毕业生体检表等。二、归档材料必须用钢笔（碳素墨水或蓝黑墨水）认真填写，字迹工整。用铅笔、圆珠笔或纯蓝墨水书写的材料，复写、复印材料及证件不得归档。三、学年鉴定表、毕业生登记表、学习成绩表、毕业设计（毕业实习）考核表等表中的各栏鉴定（如班组鉴定、班主任鉴定及系部意见），必须逐一认真填

2、写，不能写同意上述意见、同意某某意见等、四、毕业生登记表、学习成绩表、体检表，要粘贴相片，按要求盖相应的印章。五、院级以上（含院级）的奖励审批表和受严重警告以上处分材料(原文)才能归档，系部的奖惩材料不在归档范围。六、毕业生必须把派遣单位的详细通讯地址（省<区>、市、县、街<路>牌号）、单位全称填好后，由各系汇总统一交学历学籍科，以免档案材料寄错退回。七、对已办理报到证的毕业生，如因特殊情况需改派需要学院代其保管档案者，必须本人申请，系部同意，学工处审定。对未办理报到证的毕业生，其档案由学院负责无偿保管两年（第二年六月）。两年后，如需

3、学院保管，必须提出申请，学工处审定，并向学校交纳代理保管费。过期未办理档案代保管手续者，学院将其档案寄至生源所在地教委（分配办）。八、各系上交毕业生归档材料时，必须分专业、分班级按学号先后排序，在规定的时间内一次交齐，并派专人协助档案室整理归档材料。九、根据机要材料收发规定，毕业生档案材料在毕业生离校一周后寄出。因此，要求各系务必在规定时间内将学生档案材料送交学生档案室。十、毕业生档案一律通过机要局寄发，任何个人部得代送或自带。学历学籍科档案管理人员岗位职责1、坚持四项基本原则，认真学习马列主义、毛泽东思想和党的各项方针政策，努力提高

4、政治思想水平。2、热爱本职工作，忠于职守，刻苦钻研业务，提高业务水平和工作能力，积极为学生工作服务。3、保证档案的安全，不得擅自转移、分散和销毁档案。4、严格遵守《中华人民共和国档案法》、《中国人民共和国保守秘密法》，不得擅自提供档案或向他人泄露档案内容。5、坚持原则，严格按照档案工作的各项规章制度办事。6、档案转递时，必须做好档案的交接工作，履行交接手续。学历学籍科学生档案管理条例1、严格执行国家有关档案管理的规定，加强自身学习，钻研档案管理业务，认真执行各项规章制度，提高业务水平。2、负责学生档案的收集、清点、整理、核对、编号、归

5、档、查阅、借阅、传递等工作。认真做好“五防”。3、收集、鉴别、清整档案。及时收集学生档案材料并做好归档（如：党、团档案、学生登记表、学生军训鉴定表、学年鉴定表、奖惩材料、学生助学贷款申请表、毕业生登记表、毕业生设计论文考核表、体检表等等）。4、对新生的档案材料要及时进行检查，如若发型缺少材料或有误，必须及时去函有关部门索取。学历学籍科关于学生档案建档的有关规定学生档案是学生在校期间形成的文件材料,是记录学生一个时期的成长经历,本着对学生负责的态度,为认真做好学生档案的建档工作特作如下的规定:1、档案管理人员要严格执行国家档案管理的法规

6、制度，坚持原则，忠于职守，勤钻业务，热情服务。2、按照有关规定发放相关表格，组织学生认真填写（学生登记表、学生鉴定表、毕业生登记表等）。3、新生进校后要及时发学生登记表，由系（部）辅导员专门负责组织学生认真填写，并以系（部）为单位按专业、班级、学号先后顺序整理后统一交学生档案室归档。4、对新生档案要及时清理，对未到的新生档案要及时去函索取，查漏补缺，确保档案完整，并负责将清理出来的未报到新生的档案退回其生源所在地。5、每学年下期，对上一学年度的学年鉴定表、奖惩材料、学生助学贷款申请表等材料，要收集、清理、核对，然后归档。6、毕业生档案

7、的收集，清整归档工作要严格按《毕业生档案管理的有关规定》执行。学历学籍科学生档案室安全自查如下：1、有完善的保管、保密、安全、查、借阅等相关的规章制度（无镜框，未挂出）。2、配有铁质档案柜、铁门、铁窗栏，无防盗监控设施。3、无专用档案库房（与办公共处一室），急需库房一间，并需添置档案柜两个。4、室内电线线路基本完好，无防潮、防高温设施，借用的灭火器需更换灭火剂。5、每年新学期开学（九月份）组织新生填写相关表格，并归档。6、办理学生档案的查、借阅手续。7、做好毕业生及留档学生的档案传递与管理。8、熟悉所管档案的基本情况，为学校其它及用人

8、单位提供服务。学历学籍科保管保密制度1、档案管理要建立坚固、充足、适用的档案专用房，配置铁质档案柜、铁门、铁窗栏、具有防火、防潮、防高温、防蛀、防盗、防光等六防设施，并经常进行检查。2、坚持每日测记温度，采取有效措施保持