高效会议管理(标准版)

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1、高效会议管理课程目的一、了解会议常有的缺点和会议的种类二、掌握会前、会中、会后进行的要领和原则三、培养主管主持高效率会议所具备的能力目录一、权威统计（会议的成本）二、会议的意义三、会议的五项功能四、会议的目的五、高效率会议的管理技巧六、关于会议频率的建议七、会议的分类八、公司会议规划举例一、权威统计一个大型企业的主管一年有60%的时间在开会（约30%参加上级部门的会议，30%参加本部门会议）；每年召开的会议约240个；每年会议成本达3500万元！1．直接成本—工资、租场地,多媒体设备,差旅费,食宿费,文件复印费等)。2.间接成本—机器设备的折旧、因为会议而导致

2、的加班3.机会损失成本(如:不及时处理客户投诉,不能及时解决本职工作范围内的突发事件而造成的损失等)。会议的成本二、会议的意义集思广益的渠道,很多高水准创意,都是相互碰撞出来的显示一个组织或部门的存在群体沟通的方式三、会议的五项功能会议是指两个或两个以上的人(其中一个为主持人)，为发挥特定功能而进行的一种面对面的多向沟通。其特定功能，即指下列五项功能中的某一项或某几项：①提供信息；②汇集信息；③解决问题；④宣传政策；⑤培育训练。1．开展有效的沟通2．资讯传达3．监督员工的工作进展4．达成协议,解决问题5．决策和资源共享6．开发创意7．激励员工士气8．巩固经理人

3、的地位四、会议的目的思考题想一想讨论三分钟会议为什么没有实效?1.会议前的原因1.欠缺目标。2.目标不明确。3.欠缺议程。4.与会人选不当(与会者太多或与会者太少)。5.会议时间不当(周一早上或周五下午)。6.开会通知时间不当(太早通知开会或太晚通知开会)。7.开会通知内容欠周详。1.会议前的原因(续)8.会议地点不当。9.会议场地设备欠佳。10.与会者无准备而来。11.未订明会议终止时间或每一议案时间分配不当。12.会议不能准时开始。13.会议太多，致使与会者一听说要开会，无不感觉厌烦。14.向来很少开会，致使每次会议议案堆积过多。2.会议中的原因1.从事

4、交谊活动。2.外界干扰。3.与会者发言离题。4.主席出难题。5.让没有必要留在会场的人员留在会场。6.犹豫不决。7.资料不充足，却贸然决策。8.少数人垄断会议。2.会议中的原因(续)9.与会者之间交头接耳。10.与会者不表明真正感受或意见。11.与会者之间争论。12.与会者与主席争论。13.视听器材发生故障。14.与会者欠缺热心。15.会议超出预定时间。16.主席未能总结会议成果。3.会议后的原因1.欠缺会议记录。2.不能对决议事项进行追踪。3.不能对会议成败得失进行检讨。4.不能及时解散已实现任务的临时性委员会或工作小组。5.与会者对会议感到不满。练习题12

5、月16日,客户将50个样品速递到新华公司后,要求新华公司尽快按照样品的形状生产1000万产品,并于2月26日交货.公司接到如此大的订单有喜有忧,喜的是这笔订单完成交货后可以为公司带来800万元的利润.忧的是:在短短的10天内做不出1000万产品,总经理召集各部门主管开会,要求业务,生管,制造,品管,研发,采购,工程等部门全力配合,完成生产任务和准时交货.请问:假如你是总经理,你打算如何召开这次会议?六、高效率的会议管理技巧会前：会前准备工作要想经营成功的会议，必须要有周全的会前准备工作。很多会议因为缺乏充分的会前准备工作，才导致低质量的讨论过程。会中：议事过程

6、是会议的主体及核心部分，此部分在无特殊情况下应尽量按照事先的议程安排进行，以保证会议的高效率进行。会后：决议追踪会议结束后各与会者应执行主席在会中所分派的工作，并作成简报反馈给主席或在下一次会议中进行汇报。1.会前准备清单开会目的是否清楚；决定与会者名单；决定由谁来担任会议主席与会议记录者；决定会议时间、长度与会议地点；准备好会议所需辅助设备；决定哪些与会者该做简报与何时做；暂定的会议议程是否涵盖所要讨论的事项，并把议程事先发给与会者；分发开会通知。切记:会前准备失败了,就意味着准备失败!时间:12月16日上午11点地点:公司大会议室1、（11：00）任命一位

7、会议主席2、（11：10）为缺席致歉3、（11：15）批准上次会议备忘录4、（11：30）上次会议提出的事项5、（11：45）讨论联络事宜（12：00）会间休息6、（12：15）财务事项7、（12：45）特别事宜8、（13：15）下次会议细节例:会议议程(1)会议人员依目的而定，尽是减少参加人数（5~12人为宜），明确会议目的。(2)事先分送议程、议题或草案，以使参加人员有所准备。(3)出席率管制及迟到之管制，代理人应尽避免。(4)选定最适当的时间、日期、地点（场所）。(5)主席预估会议可能的状况及结果。(6)个人接触之应用（会前之沟通）。(7)指定专人记录和

8、签到。(8)主席报告本议案和与会人员之