高效办公讲稿

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1、高效办公讲稿以office2003为例，介绍Word文字处理软件的高级技能，包括页面设置、样式、模板、邮件合并等。文字处理的高级技能一、利用Word的基本排版功能1、字符编辑：字体、大小、形状、颜色等的处理；(“格式”菜单—“字体”)2、段落格式：对齐、行距、左右缩进、首行缩进；(“格式”菜单—“段落”)3、页面格式：纸张大小、页面边距、网格设置；(“文件”“页面设置”)4、页眉、页脚(“视图”菜单—“页眉页脚”)；或只设置页码：“插入”菜单—“页码”。示例：打开网页，将资料保存成Word文档。要求：去掉多余空格、空行；表格与文字转换。二、利用样式编辑排版1．什么是样式固定的字符

2、格式、段落格式等就叫样式。在对文档的排版操作中，只要将所需要的段落指定为预先设置好的样式，就可以高效快速地完成对文档的排版，而不必逐个选择各种格式命令。样式分为：字符样式和段落样式。单击“格式”工具栏中“样式”下拉列表框右边的按钮，在列表中可以看到各种已经设置好的字符样式和段落样式。（纯粹的段落样式具有回车符标志，纯粹的字符样式具有字母“a”标志）。2．创建字符样式点击菜单“格式”/“样式和格式”命令，调出“样式和格式”任务窗格，点击“新样式”按钮；在“新建样式”对话框中，输入样式“名称”；选择“样式类型”为“字符”；单击“格式”按钮，在弹出的“格式”菜单中选择“字体”，并对字体

3、进行详细设置。3．应用字符样式选定要应用字符样式的文本。单击“格式”工具栏中“样式”下拉列表框右边的下拉按钮，出现“样式”下拉列表。单击刚创建的样式名，即给选择的文本应用了该字符样式。[示例字符样式]4．创建段落样式如上所示，调出新建样式对话框，然后在对话框中进行如下设置：1）在“样式类型”下拉列表框中选择“段落”。2）可选择“基准样式”中的一种样式作为基础，进行样式设置。若不想指定基准样式，可从“基准样式”中选择“无样式”选项。3）如果要为己设定样式的段落其后续段落应用一个已存在的样式，可以在“后续段落样式”下拉列表中选择所需的样式名。4高效办公讲稿1）单击“格式”按钮，从下拉

4、菜单中选择相应的命令来为样式定义格式，定义完之后，单击“确定”按钮，即返回到“新建样式”对话框中。l可重复该步骤，为样式定义其他的格式。如，“段落”格式、“制表位”格式和“边框”格式等。2）如果选中“自动更新”复选框，则以后只要将人工格式应用于设置了此样式的任何段落，都可以自动重新定义此样式。Word还将自动更新活动文档中所有应用此样式的段落。3）如果要把新样式添加到当前活动文档选用的模板中，使得基于同样摸板的文档都可以使用该样式，需选中“添至模板”复选框。否则，新样式仅保存于当前的文档中。5．应用段落样式最简单的方法是使用“格式”工具栏应用段落样式：如果仅应用于一个段落，可将插

5、入点放在段落内的任何位置；如果要应用于多个段落，则必须要先选中多个段落，然后应用样式。另一种方法：使用“样式”对话框应用段落样式。[段落样式应用示例]三、利用模板建立文档1．什么是模板？怎样应用模板创建文档？模板就是将各种类型的文档预先编排成一种“文档框架”。这里的“文档框架”包括一些固定的文字内容以及所要使用的样式等。其中，样式是模板的一个重要组成部分。用户可以将创建的样式保存在模板中，从而使所有使用该模板创建的文档都可以应用该样式。这样既可以提高工作效率，又可以统一文档的风格。在Word中，每一个文档都是在模板的基础上建立的。Word默认使用的模板是Normal模板。在同一类

6、型的所有文档中，文字、图形、页面设置、样式、自动图文集词条、工具栏、自定义菜单和快捷键等元素的设置都相同。另外Word中带有一些常用的文档模板，如传真、信函、备忘录以及出版物等，用户可以使用这些模板来快速地创建文档。使用模板来创建文档的具体操作步骤：1）选择“文件”菜单中的“新建”命令，出现“新建”对话框。2）选择适当的模板，单击“确定”。3）单击占位符的位置，然后输入所需的文本。2．创建基于现存模板的新模板如果要创建基于现存模板的新模板，其具体操作步骤如下：1）选择“文件”菜单中的“新建”命令，打开“新建”对话柜，单击“模板”选项。2）在“新建”对话框中选择一种模板类型选项卡，

7、在该选项卡中选择一个模板。如果要从一个空白模板和默认设置开始工作，就选择“空白文档”模板。3）单击“确定”按钮。注意：此时标题栏中显示“模板l”，而不是“文档l”。4）对当前显示的内容按新模板的要求进行编辑，如插入文本、插入图形、页面设置、建立样式和自动图文集词条等。5）选择“文件”菜单中的“另存为”命令，出现“另存为”对话框。6）选择用来保存模板的文件夹。4高效办公讲稿7）在“文件名”文本框中输入新模板名，如“我的模板”。模板的扩展名为dot。8）单击“保存”按钮，即可创建一个