高效会议管理技巧与实战

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1、高效会议管理技巧与实战金蓝盟企业管理顾问集团宜人集团项目组2011年1月课程目标了解会议的目的、种类和体系了解会议效率不高的原因及对策掌握有效为会议做准备的要领掌握会议中的沟通和反馈技巧掌握会议主持人的会议管理技巧学会提高会议效率和质量的技巧会议还需要管理吗？会议管理还需要技巧吗？？？？整个世界在某种程度上说是一个时时处处充满会议的世界。会议的正面作用是解决问题，反面作用则是带来难题，因此，会议既需要管理，更不能缺少技巧！一当今会议面面观会议的意义会议的目的会议的种类会议的频度会议的意义管理故事分享三个臭皮匠赛过诸葛亮集思广益

2、图想法想法想法好创意好点子好方法甲乙丙会议会议的意义会议是一个集思广益的渠道会议显示一个组织或一个部门的存在会议是一种群体沟通的方式会议的目的开展有效的沟通传达资讯监督员工、协调矛盾达成协议与解决问题资源共享开发创意激励士气巩固主管地位达成协议与解决问题点明困难所在发现问题并寻找解决方法衡量问题的轻重缓急想出新点子评议新点子确定行动纲领会议的种类按人数分类按开会方式分类按开会目的分类1.团队会议2.一对一会议1.面对面会议2.电话会议3.视频会议1.宣布人事安排、讲解政策的会议2.当众表扬或批评别人的会议3.临时处理突发事件的

3、会议4.固定的团队会议5.集思广益的会议会议的频率固定的部门会议：建议频率：至少半月一次注意事项：不能多于每周一次，否则容易形成拖沓的不良习惯；将会议时间记录在笔记本上，以防因一时疏忽造成工作上的被动。建议频率：至少一年一次，最好6月一次注意事项：利用全体大会通报政策，但不能频繁，否则会给公司造成沉重的负担。公司全体会议建议频率：随时注意事项：切忌太频繁，否则会使员工感觉日日有危机，会让公司陷入工作无序的可怕境地。处理突发事件的会议建议频率：按需要注意事项：可以按需要天天发生，但是会议长度最好不要超过30分钟。一对一会议16二

4、会议效率不高原因及解决方案会议效率不高的原因及预防性管理高效会议的八大特征会议规范高效会议的预防性管理1.会议时间会议时间安排的分析◆上午7-9点之间，正是员工刚到岗位，准备开始一天工作的时候。这个时候的员工，心绪尚且混乱，还需一段时间才能进入工作状态。因此，试图在这一时间段举行会议、试图让员工回应会议提议或进行业务分析，从人的生理和心理角度来看，是不现实的。◆上午9-10点之间，员工已经开始进入工作状态。在这个时间段最适合进行一对一的会谈，同样也是进行业务会谈的最佳时机。◆上午10-12点或下午1-4点之间，最适合调动员工

5、集思广益。大家利用头脑风暴，不断想出新点子、新方法。◆下午4-5点之间，最好不要安排会议。这个时段的员工开始进入一天当中的倦怠期，人人希望马上回家，在这个时段举行会议往往会事倍功半。高效会议的预防性管理2.会议地点会议室、办公室、现场3.开会对象的选择直接相关者4.主持人的技能逐项展开、一题一议，做好发言引导、控制发言时间、避免和消除会议争论、适当打断、快速做出议题决议高效会议的预防性管理5.参会者的技能耳、眼、手、头、嘴6.要充分作好准备工作口头资料、文字资料、报表、样品7.明确开会原因及目的高效会议的八大特征只有必要时才召

6、集好好筹划过拟订和分发了议程表遵守时间一切按部就班请了最有经验的和有才能的人出席作出了评论和归纳记录所有决定、建议和负责人（5W2H）会议规范种类时间安排方面的规范固定的会议流程规范会议本身要遵守的规则固定的会议流程规范开始欢迎会议目的议程具体时间安排制度资料3议程1分享话题和目标交换信息产生主意/做决定/确认行动总结2结束会议总结安排下次会议跟踪备忘录跟踪计划会议本身要遵守的规则1.参会者要将工作安排交给会议主持2.超过2小时的会议要有书面的通知3.所有参会者都要有准备发言的心态4.会议要能准时开始、准时结束5.主持人对决议

7、能否达成负主要责任会议本身要遵守的规则6.在会上要维护别人的尊严7.要有人提出不同的意见8.会后要能拿到书面的记录9.参会者要履行反馈职责10.必要时要请第三方监控会议质量1.了解会议的目的3.确定会议的形式5.决定会议的时间7.决定会议的地点9.确定出席人数11.是否准备会议名签13.是否安排与会者住宿（视情况）15.确定视听教材17.准备会场周边位置图19.确定被介绍人的相关资料2.是否一定要开会4.安排会议的议程6.确定会议的主持人8.研究会场如何布置10.安排出席者座位12.是否安排交通工具14.是否发出了会议通知16

8、.确定辅助教材18.是否要求与会者准备资料20.是否安排会后娱乐项目并做好事先通知会议准备工作核对单会后的跟进事宜作为参会者的会后跟进作为主持人的会后跟进怎样提高下次会议的质量参会者会后跟进的内容拿到会议纪要以后要细读分析不同参会者的众生相考虑自己任务的完成方法会议是一项新任