论秘书的公共关系能力在实际工作中的应用

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1、论秘书的公共关系能力在企业工作中的应用【摘要】现代公共关系作为管理学科和实践应用在我国有着几十年的发展历史，为现代企业发展而服务，本文从处理公共危机、组织形象建设、沟通信息、协调关系等角度，探讨秘书公共关系能力在企业工作中的实际应用，加强对秘书工作的理解。【关键词】秘书，公共关系，企业在我国，现代秘书主要是指党和政府机关、企业事业单位、社会团体、军队、院校内的一种行政职位。其主要职能是辅助管理，综合服务；主要工作是撰拟文稿、管理文书、接待来访、组织会议、调查研究、处理信息、办理事务、参谋咨询、联络协调等等。随着社会主义市场经济的

2、不断发展，公共关系在企业工作的需求越来越大，秘书的公共关系能力在企业工作中发挥着举足轻重的作用。一、公共关系的概念公共关系是社会组织为塑造组织形象，运用传播手段，与公众进行双向交流沟通，以达到相互了解、信任和支持合作的管理活动。对于现代企业来说，公共关系包含两层含义：首先，它是一种政策概念，是企业领导者为获得事业的成功而确立的一系列的思想、战略或政策，即公共关系思想；其次，它是一种职业功能，是公共关系工作者为贯彻本企业的公共关系政策而采取的一系列有计划的行动，即公共关系工作。公共关系的目的是树立、强化和改善本组织的形象。它通过协

3、调的手段，使组织与公众之间相互了解、相互适应、关系融洽，为组织的生存和发展营造一个“人和”的环境，使组织在公众中享有良好的声誉，从而树立组织本身的美好的形象。二、秘书人员与公共关系秘书工作与公共关系有着天然的联系。在秘书人员所从事的一切实际工作中，无不渗透着公共关系的因素，也或多或少有公共关系的工作。如果一个秘书公关意识淡薄，连最基本的公共关系第5页共5页也不懂，那他就会耳目闭塞、信息不灵，很难得到各个方面的关注、支持和帮助，本职工作是肯定干不好。所以秘书人员应特别注意：（一）树立公共关系意识　　所谓公共关系意识，指的是经过公共

4、关系实践和公共关系知识的积累之后，对公共关系活动经验的高度概括和升华，是一种自觉的公共关系观念。公共关系理论来源于公共关系实践，对后者有明显的依赖性；而它一旦形成，就具有相对的独立性和能动性，反过来又对公关实践活动的开展起着指导作用。　　秘书人员的工作联系上下、左右、内外，接触各方面的人，在客观上充当了“公关大使”的角色，秘书是否具有自觉的公共关系意识，以及公共关系意识的强弱，不仅成了衡量秘书人员精神素质的尺标，而且反映了一个企业已达到的文明程度。所以，作为一个称职的，有作为的现代秘书，应自觉培养和树立公共关系意识，并用它来促进

5、本职业务工作。　　（二）重视自我形象的塑造　　秘书人员是领导同外界联系的中介，是一个企业的“窗口”和“门面”，其言行举止、精神风貌、道德品质、个性禀赋、爱好情趣、工作态度等，最直接地反映了秘书人员自身的素质和形象，同时也可从中看出领导的影子、企业的面貌和形象。比如，秘书待人接物亲切、热情、文明、礼貌，人们就会联想到其领导也会如此，反之，秘书人员衣冠不整、盛气凌人、颐使气指，往往会使人联想到他的领导可能是这样的人，不然怎么会重用这样的人呢？当然也就损害了企业形象。所以秘书人员必须时刻注重塑造自身良好的形象，从而折射出领导的良好形象

6、，并成为企业良好形象的代表。　　（三）熟悉和掌握公共关系模式　　公共关系模式是一定的公共关系目标和若干相应的方法、技巧的总和，具备某种特点的公共关系功能，表现为公共关系样式。常有的公共关系模式有以下10种：宣传型公共关系、建设型公共关系、服务型公共关系、社会型公共关系、征询型公共关系、防御型公共关系、维系型公共关系、矫正型公共关系、进攻型公共关系等。它们各有其不同的公关目标和功能，运用不同的公关活动方法和技巧去实施、实现。公共关系是一种有计划、有目的的社会实践活动，因此，秘书必须熟悉这些公关模式，在平日开展公关工作和企业活动自觉

7、地、灵活自如地加以选用，以达到实现公关目标、完成任务的目的。第5页共5页三、秘书公共关系能力在实际中的应用（一）处理公共危机虽然井然有序、有条不紊地处理各项事务是秘书工作应遵守的原则，但是现代社会复杂动荡，市场竞争激烈，企业、事业单位各种突发危机事件随时都会发生。如当单位突然发生危机时，上下都陷入了一种很被动的局面，领导在这个时候也必然非常焦虑，情况往往还十分复杂，在这种情况下，秘书该如何参谋辅助，如何帮助单位和领导渡过难关？这是现代秘书必须随时应答的考题，这也是对秘书才智全面检验的时候，如果辅助得当，秘书的作用会得到特别的显现

8、，因此秘书应当懂得如何处理危机公关。危机公关一般是指由于企业的管理不善、同行竞争甚至遭遇恶意破坏或者是外界特殊事件的影响，而给企业或品牌带来危机。当危机发生时，可以考虑采取以下策略：1.不要保持沉默，要及时表明自己的立场，并采取应对措施。如果自恃自己没有错，或者