科技档案概论及重点建设项目档案整理

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1、科技档案概论及重点建设项目档案整理主讲：刘亚文二○○五年六月二十三日㈠科技档案概论一、什么是科技档案科技档案是指企、事业单位和国家机构、社会组织及个人从事生产、科研、基建及其管理活动形成的对国家和社会具有保存价值的应归档保存的科技文件材料。二、科技档案的特点⒈专业技术性⒉成套性⒊现实性⒋复用性⒌多样性和数量大三、科技档案的种类⒈工业生产技术档案⒉农业科技档案⒊基本建设档案⒋设备档案⒌科学技术研究档案四、科技档案的作用⒈科技档案是科技管理工作的依据⒉科技档案是生产建设活动的凭据⒊科技档案是科技研究的必备条件⒋科技档案是科技交流的重要工具㈡重点建设项目档案整理一、重点建设

2、项目档案的定义重点建设项目档案是指经过鉴定、整理并归档的项目文件。重点建设项目文件是指建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件。二、项目文件的鉴定⒈完整性鉴定所谓完整性，是指对应当归档的项目文件要按项目收集齐全、成套。在一套项目文件中，不能缺少各个组成部分；在一份项目文件内，不能缺张少页。一个项目的所有项目文件，应当反映出该项目活动的全面情况和历史面貌，既要有原始依据性材料，又要有过程性材料和成果材料。⒉准确性鉴定判定准确性的标准是两个“一致”：一是项目文件应当同它反映的对象相一致；二是同一个项目的项目

3、文件相互之间在内容上应当一致。⒊属性鉴定所谓文件属性的鉴定，就是判定文件的性质和归属，把项目文件、政务文件、科技资料区别开来，以便按照不同的标准、规范进行整理和管理。项目文件与政务文件的区分区分项目文件与政务文件有三条原则：①内容原则②整体原则③职能原则项目文件与科技资料的区分项目文件是在项目建设过程中产生的，而科技资料是为了工作参考目的而从外单位搜集而来的，它对项目建设只起参考作用。⒋密级鉴定项目文件密级的鉴别，就是按照有关规定确定应当归档的科技文件的机密等级。在项目文件中，其中一部分具有机密性，为了维护科技机密安全，在对项目文件立卷整理时，必须进行密级的鉴别和划分，

4、以便分别立卷和归档保存。⒌保存价值和保管期限鉴别归档前，要根据《归档范围》，确定项目文件是否归档；对应当归档的科技文件，还要根据《保管期限表》确定它的保管期限，以便分别立卷和归档保存。三、项目档案的分类项目档案分类就是根据项目档案的内容性质、特点和相互联系，把一个项目建设的所有档案划分成一定的类别，从而使全部项目档案形成一个具有一定从属关系和平行关系的不同等级的系统。⑴项目档案分类的基本要求①在一个项目内所有项目档案的分类标准要一②分类的层次类目要简明，不宜过多过繁③分类应力求按照专业系统实现标准化⑵科技档案分类方案的编制规则①分类方案类目体系的可包容性②分类方案类目体

5、系的严整性③分类方案类目体系的相对稳定性⑶科技档案分类方案的编制首先，了解和掌握项目档案的内容构成和形成特点；其次，确定明确的分类标准和分类方法；再次，设置科学、合理的类目体系，并以文字叙述或图表的形式将其表达出来。具体步骤如下：①按照确定的分类标准和分类方法，进行类系展开，设置相应的上位类和下位类，形成不同的类别层次，构成一个完整的类系。②给每一个类目以固定的代字或代号。③将形成的类目体系用文字叙述或图表的形式表达出来。④撰写说明，指出分类方案的编制依据、分类标准、类目代字和代号的使用方法。四、项目文件的立卷⒈什么是案卷案卷，是由互相联系的若干文件组合而成的一种档案保

6、管单位。案卷的基本特征有：⑴案卷是一组互相联系的科技文件，不是内容毫不相关的文件的随意组合。⑵案卷内科技文件的数量要适度，既不能太多，也不能过少，要与卷盒的厚度相适应。⑶一个案卷内科技文件的保存价值和密级应该一致，便于管理和使用。⒉组卷的要求遵循项目文件的形成规律，保持案卷内科技文件的系统联系；分类科学，组卷合理；法律性文件手续齐备；符合档案管理要求。⒊组卷的具体做法先根据分类方案进行分类，在每个类下再按下述原则进行组卷：项目施工文件按单项工程、单位工程或装置、阶段、结构、专业组卷；项目竣工图按建筑、结构、水电、暖通、电梯、消防、环保等顺序组卷；设备文件按专业、台件组卷

7、；管理性文件按问题、时间或项目依据件、基础性、竣工验收文件组卷；监理文件按文种组卷；原材料试验按单项工程、单位工程组卷。⒋卷内文件的排列①管理性文件按问题、时间或重要程度排列；②施工文件按管理、依据、建筑、安装、检测实验记录、评定、验收排列；③设备文件按依据性、开箱验收、随机图样、安装调试和运行维修等顺序排列；④竣工图按专业、图号排列；⑤卷内文件一般文字在前，图样在后；译文在前，原文在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后。五、项目档案的编目⒈卷内文件页号的编写页号编写的位置：单面书写的科技文件在右下角编写页号；双面书写的科技文件，正