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时间:2019-06-12
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1、公司档案管理制度 为了加强公司文件、合同等重要资料的档案管理工作,进一步规范档案管理工作秩序,特制定本制度。一、档案管理方式与组织 公司档案以集中管理为主,采取集中与分散管理相结合的方式。即公司档案由综合部集中统一管理,相关部门分类管理相关档案,以便及时利用、维护档案的完整与安全。各部门要落实专人具体抓好自行管理部分的档案管理工作。二、档案分类与管理1.员工档案范围:主要包括:求职书、履历表、聘用合同、有关证书(学历证、职称证、身份证、婚姻状况及计生证明等)复印件、有关奖惩文件、参加社保、医保文件整理方法:一人一档一袋2.会计档案范围:企业生产经营管理过程中形成的各种会计凭证
2、、帐簿、财务报告、财务报表整理方法:按凭证、帐簿、报表(报告)分别整理3.产品档案范围:包括产品从开发、设计、工艺、工装加工制造、检验、包装、商检广告、评估等全过程形成的文件整理方法:型号(单个产品)装订成册1.实物档案范围:企业荣誉性、友谊性、纪念性的牌匾、奖杯、锦旗、纪念品、字画等整理方法:按载体形态,结合时间单件编号保管2.客户档案范围:因生产经营的需要,为了解客户的资质、资信及企业往来情况而建立,包括客户有关资质、资信情况的证明文件、证书的复印件,客户企业简况、介绍,与客户商业往来的合同协议原件、复印件整理方法:一户一档一、档案编号1.档案分类各级名称经确定后,应编制《档案登
3、记目录表》,将所有分类各级名称及其代表数字编号,用一定顺序依次排列,以便查阅。2.档案分类各级名称及其代表数字一经确定,不宜任意修改,如确有修改必要,应事先审查讨论,并拟定新旧档案分类编号对照表,以免混淆。3.公司档案员负责对各部门文件材料的收集、整理,按照《档案登记目录表》条款“对号入座”,各部门要积极配合公司档案管理工作。二、 归档及保存年限1.归档的文件资料,应按自然形成,保持历史联系的原则和归档要求特征及文件内容进行归档,在一个卷内要按问题或者文件形成的时间,系统的排列并填写《卷内目录》。2.归档的同类文件资料在卷内应按保存期限分别装订,保存期限分为定期和永久。定期按文件材料
4、的保持价值分为1年,5年,10年。一、档案日常管理1.借阅1)各部门经办人员因业务需要借阅档案时,由其部门负责人出示书面借阅条向管理档案人员借阅,经办人必须在公司借阅登记表上签字。2)借阅人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案,不得在文件上圈点、画线和涂改,未经批准不得复印和摘抄档案。3)借阅人确因工作原因需要复印文件或摘抄文件,需借阅部门负责人书面请示,经办公室主任批准。4)借阅人应于规定期限内归还。如有其他人借阅同一档案时,应变更借阅登记,不得私自授受。2.销毁1)每年保管期限已满的档案由档案员编制纸质和电子的《档案销毁清册》,报公司负责人审核批准,并指定其监销人后方可进行销毁。
5、《档案销毁清册》需注明:销毁档案目录、公司负责人意见、档案人签章、监销人签章、销毁时间。2)销前,按照清册清点;销后,在清册上签名盖章,并将监销情况报告本单位负责人。《档案销毁清册》需永久保管。3)保管期限已满但仍不能销毁的档案有下列四种:未结清的债权债务;未了事项;正在项目建设期间的建设单位、经核定仍有保存参考价值者。应单独抽出立卷,直到事项完结时为止。3.移交1)需要进行移交的档案,需由档案员编制《档案移交登记表》,报公司负责人审核批准并指定其监交人后,方可进行移交。《档案移交登记表》需注明:移交档案目录、公司负责人意见、移交方签章、监交人签章、接收方签章、移交时间、移交原因。2
6、)移交前,按照清册清点;移交后,在清册上签字,《档案移交登记表》一式两份,移交方和接收方各一份并永久保管。1.保密1)档案室的任务是集中统一管理公司已形成的全部文件资料档案,维护档案的完整和安全,主动做好档案的提供利用工作。任何无关人员未经许可不得入内。2)档案员应忠于职守,遵守纪律,保守秘密,树立全心全意为公司各项工作服务的思想,主动,准确,迅速地为利用者提供档案资料。3)爱护档案室的一切设施设备,任何人未经许可不得使用及随意翻动。一、附则1.在本制度框架下,公司各部门可根据实际状况制订更为具体的实施细则,但不得与本制度发生冲突,经报综合部备案后,与本制度具有同等效力。2.本制度自
7、印发试行之日起执行。
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