品保部档案管理实施细则

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1、品保部档案管理实施细则一、目的为了规范品保部文件档案管理工作，使品保部工作制度化、规范化、科学化，特制定此台帐记录管理规定。二、适用范围本《细则》适用于高碑店白象食品有限公司品保部各科室。三、档案分类及编号（文字、表格、电子版）（一）立档单位划分及档案划分1.品工科（办公室）：1)体系岗位a.集团、分公司各项制度以及与企业相关的政策、法令、法规等文件；b.质量类客诉档案；c.成品委外送检计划以及委外送检台帐。d.各种证书原件；2)计量岗位a、公司各部门计量器具台帐、计量仪器内检和外检台帐；b、计量器具巡检台帐；3)内勤岗位a、部门工作报告、专题报告等；b、品保部组织召开的会

2、议会议纪要、会议记录、重要讨论稿，c、部门年度工作总结与工作计划，重要外事活动记录；d、部门发出和收到的重要文件；e、部门员工名册、考核、奖惩、培训教育等文件。第4页共4页4）工艺岗位a、标样复制台帐；b、产品日常品评记录台帐；c、工艺台帐d、工艺巡检台帐e、物料清单；2.制程科：1）原始记录；2）特殊物资使用记录；3）在线品评记录；4）车间异常问题反馈台帐；3.化验室1）检验原始记录；2）化验室仪器台帐以及仪器使用记录；3）紧急放行台帐；4）原料品评记录；5）留样面台帐；6）检验报告台帐；7）标准溶液配制、领用记录。（二）档案编号：（详见附表）部门代码—科室—年号（-月份

3、/季度）—数字流水号以工艺为例：PB-GY-2012（-01）-01、PB-GY-2012（-01）-01-01（如一份文件包含多少小项，在数字流水号后添加小编号）第4页共4页四、档案保存1.存档以前，原始记录封面要写清使用开始日期和结束日期，若整理好的记录需存放在一起，则需在外包装上标注内部记录的起始日期，便于检索。2.原始记录、台帐要按专区或岗位分类，按时间顺序排列放置，做好标识，归档保存。3.使用完的原始记录本和台帐在各专区统一保存。4.原料和产品分析原始记录、分析检验报告单一般保存三年，制程原始记录一般保存一年，资质及证件、检验报告等一般需长期保存。（5）分析检验原

4、始记录、台帐在保存过程中，应防止潮湿、霉变、虫蛀、丢失和盗用，注意防火与通风。五.考核1、未经过档案管理员通知，擅自改写原始记录本名称或受控号者，考核责任人10元/次。2、随意涂改原始数据者或改写不规范者，考核责任人2元/次；漏盖合格/不合格印章，考核责任人5元/项次；本条考核对分析者、复核者和审核者同时生效。3、分析者、复核者和审核者，有一项未签字，扣分析者5元/次。4、对已经归档的记录，发现记录本封面没有填写开始日期或结束日期的，扣责任人20元/次。5、原始记录本在使用或存档期间丢失，考核责任人20元/本，若找不出直接责任人，对该岗位的所有人员进行考核。第4页共4页附件

5、档案来源、编号及保存期限科室档案内容内部编号保存期限品工科集团、分公司各项制度以及与企业相关的政策、法令、法规等文件PB-TX-(2012)-01永久质量类客诉档案PB-TX-(2012)-02永久成品委外送检计划PB-TX-(2012)-03永久委外送检台帐PB-TX-(2012)-04永久各种证书原件PB-JL-(2012)-05永久计量器具台帐、计量仪器内检和外检台帐PB-JL-(2012)-01永久计量器具巡检台帐PB-JL-(2012)-02一年部门工作报告、专题报告等；PB-NQ-(2012)-01五年部门员工名册、考核、奖惩、培训教育等文件。PB-NQ-(20

6、12)-02五年品保部组织召开的会议会议纪要、会议记录、重要讨论稿，PB-NQ-(2012)-03五年部门年度工作总结与工作计划，重要外事活动记录PB-NQ-(2012)-04五年部门发出和收到的重要文件；PB-NQ-(2012)-05五年标样复制台帐PB-GY-(2012)-01五年产品日常品评记录PB-GY-(2012)-02一年工艺台帐PB-GY-(2012)-03永久工艺巡检台帐PB-GY-(2012)-04一年物料清单PB-GY-(2012)-05永久制程科原始记录PB-ZC-(2012)-01一年特殊物资使用记录PB-ZC-(2012)-02一年在线品评记录；P

7、B-ZC-(2012)-03一年车间异常问题反馈台帐PB-ZC-(2012)-04三年化验室检验原始记录PB-HY-(2012)-01一年化验室仪器台帐以及仪器使用记录PB-HY-(2012)-02三年紧急放行台帐PB-HY-(2012)-03一年原料品评记录PB-HY-(2012)-04一年留样面台帐PB-HY-(2012)-05一年检验报告台帐PB-HY-(2012)-06一年标准溶液配制、领用记录PB-HY-(2012)-07永久第4页共4页