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1、中铁大桥局集团有限公司项目管理手册5.17项目档案管理细则1、项目部的档案,是指项目部在其生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料(如:文书、科技、会计、声像、实物等)，是企业档案的组成部分。2、项目部应贯彻执行«中华人民共和国档案法»等有关法律、法规和方针政策,提高职工档案意识,按规定做好本项目部各种形式的文件材料的形成、积累、整理和归档工作。项目部的档案工作由项目经理全面领导，文书、科技、会计、声像、实物档案工作由主管领导负责，各类档案明确专人兼管，并将档案工作纳入到有关部门、人员职责范围和
2、岗位责任制及工作程序。项目部应采取有效措施对档案进行安全保管,建立必要的登记、借阅、保密、销毁、归档等制度。项目部机构撤销时,应按规定登记造册,及时向集团公司和子公司档案部门进行档案移交,任何个人不得拒绝归档。3、归档的文件材料应齐全、完整、准确、系统,文件书写和载体材料应能耐久保存。文件材料整理符合规范。归档的电子文件,应有相应的纸质文件材料一并归档保存。工程项目进行最后决算时,项目部应出示档案部门开具的档案移交合格证明,方可进行最后决算。4、项目部应对档案工作做出突出贡献的人员给于表扬和奖励,同时还要建立档案工作责任追究制度
3、,对不按规定归档而造成文件材料损失的,或对档案进行涂改、抽换、伪造、盗窃、隐匿和擅自销毁而造成档案丢失或损坏的直接责任者,依法进行处理。5、档案部门负责对项目部文件材料的形成、积累、整理、立卷和归档工作的业务指导。按规定,档案人员应参加工程竣工验收、设备开箱、科研成果鉴定、产品定型等工作。项目部应加强与档案部门的联系,得到及时的业务指导。6、各类文件材料的归档范围、归档时间及要求详见大桥局«文书档案管理办法»、«科学技术档案管理办法»、«声像档案管理办法»、«会计档案管理实施细则»和附件。7、本规定由集团公司办公室负责解释。中铁
4、大桥局集团有限公司项目管理手册5.17附件:各类文件材料的归档范围及归档时间要求1、文书档案1)归档时间:项目部工作结束后一月内,应及时将立卷整理完毕的文件材料向档案部门移交。2)归档范围:①本部制发的文件;②与外单位(含建设单位)来往的重要文件;③施工组织、进度、机械设备、劳资、计划、财务及施工技术等方面的有关文件和报表;④工作计划、总结、大事记;⑤重要的领导到工地视察形成的重要文件记录及报道。2、科技档案1)归档时间:项目竣工验交结束后三个月内,应及时将立卷整理完毕的文件材料向档案部门移交。2）归档范围:①铁路建设项目按办档
5、（2002）8号文中的《铁路建设项目竣工文件编制移交办法》的规定办理。②路外工程项目：a、招标书、招标修改文件、招标补遗及答疑文件：b、投标书、资质材料、履约类保函、委托授权书和投标澄清文件、修正文件；c、中标通知书；d、合同谈判纪要、合同审批文件、合同书、合同变更文件；e、开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要；f、施工组织设计、施工方案、施工计划、施工技术及安全措施、施工工艺、施工组织设计报审表；g、原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单；h、建筑材料试验报告；i、设计变更、工程更改洽商单、材料代用核定审批手续；中铁
6、大桥局集团有限公司项目管理手册5.17j、施工定位测量、地质勘探；k、土、岩试验报告、基础处理、基础工程施工图；l、隐蔽工程验收记录；m、施工日记、大事记；n、工程记录及测试、沉降、位移、变形监测记录、事故处理报告；o、工程质量检查、评定；p、施工总结、技术总结；q、交工验收记录证明；r、竣工报告、竣工验收报告；s、竣工图；t、设备、材料采购合同、出厂质量合格证明；u、项目竣工验收报告；v、工程监理总结；w、项目质量评审材料；x、工程现场声像材料；y、竣工验收会议决议文件、验收证书及验收委员会名册、签字；z、项目评优报奖申报材料
7、、批准文件及证书。3、会计档案1）归档时间：项目竣工决算后一月内，应及时将立卷整理完毕的档案向档案部门移交。2）归档范围：决算报表、保管清册、（现金、银行）日记帐、总帐、明细帐、凭证等。4、声像档案声像档案的表现形式有：照片（底片）、录音带、录像带、缩微胶片、电影胶片、微机软盘、航测底片、唱片、幻灯片、光盘等声像制品及其文字说明。1）归档时间：项目部工作结束后一月内,应及时将立卷整理完毕的文件材料向档案部门移交。2）归档范围：①领导活动：中铁大桥局集团有限公司项目管理手册5.17国家、省、部、市和集团公司各级领导检查指导工作，慰
8、问、视察、参加庆典、竣工剪彩等形成的声像材料。②各类会议：项目部召开的工作会议、重要的现场会议和参加上级重要会议形成的声像材料。③企业管理：在项目管理、现场管理、现代化管理中形成的声像材料；在人、劳、财、计、物、经营、环保、技术、生产安全、档案管理等方面重要活动
