2017年档案岗位培训

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1、青山区岗位培训培训2017年主讲人：王健2017年3月29日档案的收集岗位培训的主要内容档案的整理档案的保管档案的利用档案的现代化管理档案的收集一文件材料收集不齐全2.文件材料收集质量不符合要求3.文件材料收集时间把握不到位4.缺乏档案移交手续，全宗卷不完善档案的收集一齐全完整突出四个方面特色2.档案质量符合要求。3.档案归档时间要求。4.档案移交手续要求。方法和措施：①档案员要加强业务培训，要有高度的责任感和敏锐性；②通过本单位的三合一制度加强档案的收集；③抓住一些特殊情况如单位搬迁，领导离任、干部岗

2、位调整等加强档案的收集；④利用机要人员的职位加强档案的收集1.档案整理工作中出现的主要问题：（1）文书档案保管期限划分不准确（2）在文书档案中将有机联系的档案人为的按时间顺序打散，没有保持文件之间有机联系；文件材料人为分离排列错误（3）在科技基建档案中没有按项目分类；备考表信息填写不全；（4）在会计档案整理过程中凭证信息填写不全，未盖齐缝章；将单位年度财政预决算混同会计核算决算，放入会计档案中（应归入文书档案）。（5）照片档案整理题名拟写不规范，“六要素”不全；（6）电子档案整理标识不全；2.档案整理有

3、关依据（1）《归档文件整理规则》（2015）DA/T22—2015（2）《科学技术档案案卷构成的一般要求》GB/T11822—2008（3）《会计档案管理办法》（2015）财政部国家档案局令第79号（4）《湖北省照片档案规范管理指导意见》鄂档规[2011]2号文（5）《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》DA/T54—20149是对单位档案分类方案、（文件材料）归档范围和（档案）保管期限表的简称，它是在档案工作实践过程中总结出来的一项档案管理制度，它较好地将文件材料归档与档案管理结合在一起，把三个方面的

4、内容用一个表格的形式归纳在一起，简单明了，具有较强的指导性和操作性。它是档案分类整理的基础。注意：三合一制度并不是一成不变的，如果单位机构职能发生变化，三合一制度需马上做出相应的修改。3.档案“三合一”制度的概念总的方法：顺其自然，单件归档。即顺应文件形成时的本来状况，以件为归档单位,逐件整理归档。归档文件整理时应遵循的原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（会议文件、统计报表、简报等成套性文件可集中排列）（一）文书档案的整理整理步骤：分类—确定“件”—修整—“

5、件”的装订—排列—编号—盖章—编目—装盒—上架第一步：分类根据单位自身机构设置与档案数量情况选择文书档案分类方法中的某一种。年度——问题——保管期限　　年度——机构——保管期限　　　年度——保管期限区分年度：跨年度一般应以文件签发日期为准。对于计划、总结、预算、统计报表、表彰先进以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一按文件签发日期判定所年属年度。跨年度形成的会议文件归入闭幕年。跨年度办理的文件归入办结年。当形成年度无法考证时，年度为其归档年度，并在附注项加以说明。需要强调的是年度一般指文件的形成年

6、度，而不是文件的整理年度，比如2016年以前形成并办理完毕的文件，到2016年才进行整理，那么放置时文件一般放入2016年以前相对应的年度，而不是2016年。区分机构（问题）我区一般单位按问题分综合类和业务类，有少部分单位以机构来分；一般反映党、政、工、团、机要、保密、信访、综合治理、审计、人事、教育、培训等行政事务工作的文件归入综合类。反映本单位主要职能和业务活动的其它管理性文件归入业务类。还有些单位每年产生的文书档案数量非常少，在进行问题分类时，只分综合类（把党群和行政工作都归到一起）和业务业两类，

7、或者不分类。文书档案的业务类与专业档案的区别文书档案中的业务类与专业档案的区别在于，两者都能反映出本单位主要职能和业务活动，但表现形式不一样。业务类一般包括该单位制定的政策性、法规性、普发性业务文件材料，如条例、意见、通知等；相关业务问题的请求、批复、函、回函、报告等；执法情况汇总，通报等；召开的业务工作会议等等各类具有管理性质的文件材料。9专业档案一般是开展具体业务活动后形成的产物，一般代表了某个具体执行结果，针对某项具体事项或某个单位，某个个人。P29面不是每个机关都需要设置专业档案门类；区分保管期

8、限：归档文件的保管期限划分应与本单位三合一制度中具体条款规定一致。第二步：确定“件”“件”是档案保管的最小单位，一般以每份文件为一件。但在实际工作中文件形成的形式多种多样，要用以下标准来确定“件”：1、自发文：文件正本和文件处理签（或拟办单、发文拟稿底）与定稿为一件。文件处理签有各领导签批的意见，能体现文件办理的整个过程，应与文件一起归档。2、收文：正文与收文处理签一并归档，合为一件。3、重要文件须保留历次修改稿的，正本与历次修改稿各为一件