Office2007排版技巧

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1、MicrosoftOffice排版技巧09年4月19日田冀焕tianjh04@gmail.com0引言经过了一个多月的“煎熬”，终于将博士论文撰写完毕并打印成册了。由于之前撰写博士1课题结题报告就用的是MicrosoftOffice，自己也不想再麻烦，所以博士论文就直接基于该Word文档做了，也没有再使用TeX/LaTeX排版。准确地讲，排版这件事其实比不上我们去学习数学、物理或编程序等给自己带来的收获大。可能你投入了数天的气力去调整文档格式，最终只是得到了一个“通过论文格式审查”的必然结果。毕竟，排版的目的是

2、为了“秀”给别人看的，于自己的益处不多，而且对于面临要毕业工作不搞科研的大多数同学来讲，可能就只这么一次撰写大论文的机会，因而排版就更是一件“吃力不讨好”的事情了。但正因为如此，这里把自己在此次排版博士论文过程中的一些小经验、小技巧总结出来以享诸位，以期能够提高大家今后撰写论文的效率，尽量减少在这件“吃力不讨好的事情”上所浪费的时间。同时，需要说明的是，撰写本文的目的绝对不是为了向大家宣传使用盗版MicrosoftOffice，也绝对不是为了向大家宣传使用正版MicrosoftOffice。因此，本文的撰写采用

3、的是GNU/Linux下的Openoffice办公套装软件，除了与MicrosoftOffice不能完全兼容外，其完全可以替代MicrosoftOffice，满足日常科研和学习的需求。下面言归正传，介绍Word排版中的小技巧，其中许多内容都是通过VBA宏来实现的，可以大大减少我们的工作量。1“样式与格式”对于带有格式的文档，文档内容与样式的分离是保证文档格式的统一、可变、易维护的关键。在撰写文档时，我们只需关心如何安排各部分之间的逻辑关系、组织结构，而暂时不需要考虑段落与文字的样式。确定出文档的整体框架后，就可

4、以针对每个组织单元进行样式的设计。例如，一个文档可以分为文章题目、各级标题、正文文字、要点内容等四大部分，那么就可以分别为这四类逻辑内容设置相应的样式。这样做的好处是，我们可以设置不同的样式集，从而在保证文档内容不变的情况下得到不同排版效果的文档。例如，可以针对同一文档内容，分别1也不得不用微软Word来做。国内的项目报告，杂志文章投稿鲜有接收TeX/LaTeX格式的。你不用Offfice（而且通常是盗版Office），就没有办法和别人进行合作与沟通，也就是会给他人带来麻烦。制作出用于论文打印和会议海报的样式。

5、在MicrosoftWord中样式的创建与修改是通过“格式”菜单中的“样式与格式”来完成的。在撰写最终的毕业论文前，一定要先定义好文档所需的样式（可以先只起好样式的名字，等文章写完后再调整与各样式对应的段落与文字格式），而不要像许多人通常的做法：随手选中某一部分文字直接修改其样式，或者使用格式刷将样式刷来刷去，这样做的后果会很惨，很容易导致整个文档的格式全部乱掉，重新调整起来异常困难。而若事先定义好了与文档各逻辑组成部分对应的样式，则只要将该样式的定义内容进行修改，则全文中所有采用该样式的地方都会得到相应更新，

6、这样做既省事、又安全可靠。举例说，我在博士论文中就分别设定了如下样式：一、二、三级标题，一行放置单个图片与一行并排放置两个图片的样式，图片与表格题注样式，参考文献条目样式，公式所在段落的样式等。关于样式定义或修改对话框中的“自动更新”选项这里需要说明一下：若选中了该选项，则改变该样式后，所有继承于该样式的样式将全部得到相应的更新。所以，除非某一样式及其子样式具有稳定不变的风格要求时，才能使用自动更新选项以保证该样式自身和继承于它的所有样式得到同步更新。若非如此，则慎用此选项。例如，一个典型的情况便是：若将Tex

7、t（即正文）这种最普通的样式设成了自动更新，则在你写某一段文字时，突然想将其变成itemlist（编号列表）样式，然后你点击了itemlist按钮，随后就会发现文档中所有Text段落均给编上号码了。这就是由于你点了itemlist按钮，则相当于继承Text样式新生成了一个Text+itemlist样式，接着就是全文的自动更新...后果很严重!2公式、图、表的编号与引用图、表的自动编号与引用是很方便的，直接在MicrosoftWord中插入“题注”或选择交叉引用则可以搞定。公式的编号也可以用Word来做，但是在引

8、用公式时，即需要得到“如式(*.*)”所示的效果，则不能再使用Word的交叉引用功能了：在插入公式的引用后，Word会将公式对象本身与公式编号一齐插入到引用公式的地方。即使将插入的多余的公式对象删除也没有用：因为如果更新文档中的域，则在引用处又会重新出现公式对象。当然，如果你安装了Mathtype，则公式的引用就不存在上述问题。但这里给出一个我自己的解决方法，该方法采用VBA宏来实现“