第八章 会议组织

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1、幻灯片1第八章会议组织幻灯片2第一节会议概述幻灯片3会议的涵义会议是指有组织、有领导地召集人们研究和讨论问题的一种社会活动方式。会议是进行管理的有效工具和手段。幻灯片4会议的要素一、会议名称1、以序号命名。中国共产党第十八次全国代表大会2、以会议主题命名。全国农村工作会议3、以会议参加者身份命名。全国宣传部长工作会议4、以会议召开的地点或时间命名。八七会议、遵义会议幻灯片5二、会议时间会议时间包括会议何时召开和开多长时间两层含义。三、会议地点会议地点也包含两层含义，一是在哪个地方召开；二是具体会场选在何处。四、会议人员参加者、会议的主持者和会议的辅助人员。幻灯片6

2、五、议题议程会议所要讨论解决的问题六、会议组织会前的准备、会议期间的服务、会后的处理七、会议结果重要会议的结果，一般以文件形式在一定范围公开幻灯片7会议的类型○决策性会议、非决策性会议○小、中、大、特大○定期、不定期幻灯片8会议的作用民主决策的作用行使民主权力的作用交流信息的作用宣传教育的作用理论研究作用幻灯片9第二节会议组织工作的程序幻灯片10会议组织工作总体分为：会前准备、会中服务、会后工作三阶段会议组织的总体要求：准备充分、组织严密服务周到、安全保密幻灯片11一、会前准备工作步骤：1.确认会议信息2.制定会议筹备方案3.会议筹备方案审批4.逐项落实方案5.检

3、查筹备情况幻灯片12如何制定会议筹备方案1.会议名称2.与会人员的范围或名单3.会议召开的地点4.时间与会期5.会议的议程与日程6.筹备工作班子及职责分工幻灯片13会议筹备方案示范文本1会议筹备方案示范文本2幻灯片14落实方案特别注意事项方案制定之后，送领导审批（或有关会议通过）同意，后按照方案要求逐项落实，其中重点工作为：1.发送会议通知2.收集参会人员信息3.准备会议相关文件：（撰写、印制）会议通知、会议议题、议程、领导者讲话、座次安排、交流材料等（开幕词、闭幕词、工作报告、会议须知、日程安排、分组名单、住房安排、代表证、工作证等。)4.布置会场幻灯片15幻灯

4、片16布置会场注意事项1.会场环境布置：会场清洁卫生、桌椅齐全，消防安全提示确定主席台，明确划分会场区域悬挂会标、徽记、旗帜、标语等，摆放植物花卉。2.主席台布置确定会议桌摆放形式，安排座次，座次包括主席台座次和其他与会者座次。3.保证照明、音响话筒、投影、计算机接口、空调等设备齐全效。4.其他。水果、纸（毛巾）、茶杯、茶叶、饮料、服务人员幻灯片17首先，请领导确定在主席台就坐人员的准确名单；其次，确定其中身份最高的人员就座于主席台前排中央，其他人员按先左后右、一左一右顺序排列，如下图：⑤③①②④（单数）⑤③①②④⑥（双数）①②③④⑥⑤⑧⑦⑨幻灯片18座次安排①②

5、①⑦②③④⑤⑥③③①②④⑤⑥幻灯片19幻灯片20幻灯片21幻灯片22二、会间组织与服务工作（一）签到（二）接待及会场秩序维持、服务（三）会议记录1、会议记录的方法(1）摘要记录(2）详细记录(3）录音整理2、会议记录的要求快速、准确、完整、清楚。幻灯片233、做好会议记录应注意的事项(1）认真做好会前准备。了解宗旨、议题、议程，再熟悉会议材料和讨论提纲。(2）要集中思想，专心致志，边听边记，耳、眼、手、脑并用。(3）对口话要适当精练，概括。去掉口语里的虚词和重复词语，但注意保持原意，尽量不要用记录人的话改写。(4）会议主持人在会上所作的提示，转换议题和总结性发言应

6、记录清楚。(5）记录稿在会后要认真整理。幻灯片244、会议记录的格式:(1)标题:会议名称加文体名称组成(2)会议组织概况:时间、地点、主持人姓名职务、出席人、列席人、缺席人、记录(3)会议内容：会议的议题、宗旨、目的；会议议程；会议报告和讲话；会议讨论和发言；会议的表决情况；会议决定和决议；会议的遗留问题。(4)结尾：散会、主持人记录人签名、时间幻灯片25例文：城南开发区管委会办公会议记录幻灯片26三、会议善后工作（一）清理会议文件（二）组织送别（三）撰写和印发会议纪要政府常务会议纪要（四）结算有关费用（五）会议总结及会议报道幻灯片27l作业：学校准备召开一次

7、学生工作座谈会，请拟写一份会议会议筹备方案，注意会议筹备要素要齐全。