办公室来客接待管理流程

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1、办公室来客接待管理流程第一条为规范集团公司来客、来电、来函管理，特制订本流程。第二条来客接待（一）接待人员在遇到有访客来时，应立即起身，面朝向来访者点头、微笑致意：“您好，请问您找一位？”、“有预约吗”。知道找谁，并确认是预约之后，请来访者稍等，立即帮其联系，并请来客填写来宾登记卡。（二）根据来宾填写的登记卡，由前台接待人员与相关部室电话对接，同时，为来宾指明楼层及办公室房间号。（三）来宾要访问副总裁以上领导，则由前台接待人员与集团办公室对接，请来宾在秘书室稍事等候，由秘书通告总裁或副总裁，接见来宾

2、。（四）遇来宾要访问的副总裁以上领导外出，或遇领导在会议中或其他特殊情况，不便接待来宾时，由秘书向来宾说明缘由，并有请来宾在联络单上填写个人信息及联系方式等，在领导方便的时候，由秘书通知来宾，再次来访。（五）来宾来访结束后，由接待人员或秘书将来宾送在电梯处，并欢迎来宾再次来访。第三条来电管理（一）电话铃声在响第二声到第三声之间必须要接起来。接电话中，要勤说“请问”、“对不起”、“请稍等”之类的谦词。如果因故迟接，要向来电者说“对不起，让您久等了”。（二）接待人员在接听电话时要使用规范用语。接起电话使

3、用规范用语：“您好！****集团公司，请问您找哪位？”。在通话结束后，“谢谢您的来电，我们会尽快答复，祝您工作愉快！再见！”（三）来电为一般事项，由接待人员电话告知相关部门即可。对要求转向具体人姓名的电话，可以礼貌地说“请稍等”，并马上告知。（四）来电为重要事项，则由接待人员要将来电内容填写电话接听单，转集团办公室，由集团办公室转报相关领导批示，回复来电。电话接听单要求编号、存档。（五）如果来电要求知道领导电话，对方知道领导姓名，但不知道电话，就要礼貌地询问，对方是谁、哪个单位，或可直接转办公室。如

4、果是如广告、变相广告之类的电话，应该用礼貌的借口挡驾，或者转到相关部门处理。第四章来函管理（一）接待人员要将所有来函登记。（二）一般函件要及时通知函件接收人领取，函件一般要求本人领取，函件接收人或他人代为领取时要签字。（三）重要函件由接待人员签收后，统一由办公室会议管理员分发各高管，并及时告知。来宾登记卡日期进入时间离开时间来宾姓名人数事由备注来宾联络单日期来访时间来宾姓名联系方式人数事由备注办公室来客接待管理流程200X年第号日期时间来电单位来电人姓名来电号码来电内容拟办意见领导批示办理结果备注经

5、办人来函登记卡日期接收时间来函单位收件人姓名领取时间领取人签字备注集团办公室接待管理流程请示办公室主任、分管常务副总裁转集团办公室一般转各中心，各部室重要重要集团办公室安排来宾等候，请示相关领导来函来电来客前台填写来函登记单填写来客登记表填写电话接听单（外）一般各中心、各部室接待通知函件领取人领取由办公室会议管理员分发各高管填写来客登记表送别相关领导外出或其他特殊情况，想来宾说明情况，另约时间接见办理、回复