内部控制---实物控制

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二、实物控制——仓储保管和盘点•在前面的讲座中，我们已经涉及了采购和销售中的实物控制。•对于企业来说，如何管理其库存也是十分重要的事项。1 仓库保管•仓库既是货物流通的集散地，又是连结生产与消费的纽带。如果仓储管理不力，将给企业带来灾难性的后果。案例•仓管员小A这天来财务部办离职手续，因为仓管人员变动过于频繁，当财务王经理看到小A时，顺口问了离职的原因，小A抱怨说上月有现场生产人员拿领料单来领料，说上头交待只要按单上的一半数量发料就行了，结果小A不同意，还是老老实实按单上数量发；接下来的时间够小A受了，干不完的活以至无薪加班等等，只好自动申请解职了。•小A的抱怨让王经理有点惊讶，尽管事前知道仓储和现场有一定的“默契配合”，但自己事前知道有时现场生产为了减少超预算消耗而与仓库配合，有时会进行变通，没想到，居然演化成这样的事情？•王经理知道公司对内部控制制度一贯是极为重视，财务经理的职责中就有监督其他部门，采购、仓储两部门尽管同属资材副总管理，但两个部门还是相对独立的，而现场生产有厂长，材料从订购、收料到发料，相关的控制手续还是比较完整。而现在，这么做目的是为什么呢？2 检查•1、抽盘次日上午，王经理在未通知仓库的情况下，突击盘点了小A提到的材料，尽管前后仓储人员有点紧张，可盘点结果却没有丝毫异常，仓库账上的数量和仓库的实物数量核对一致。即便王经理让财务人员同时查看了生产现场，也未见多余的材料，生产现场和仓库没什么异常。•2、查阅既往单证抽盘结束后，王经理还是叫财务部其他人员把小A提到的相关材料的既往采购记录、领料原始单证等过一遍，看看相关人员的签字情况（尽管日常报账时都已关注），结果仍未见异常。•3、分析料耗由于小A提到的材料只是一种常规用料，不属于直接定额控制的材料，材料的消耗没法直接结合订单逐一分析，只能把前后几个月的产量和耗用量进行比较，从比较上来看，确实存在超耗情况，可按往常经验来看，每次提报超耗时，现场生产总能拿出一大堆理由，再提报的效果日趋无力。结果•1、谁是可信任的人？王经理的视线一直停留在相关材料的单证上，门卫属于总务副总管理的，跟资材和现场联系较少，参与有可能性应该会少些。可入厂单证门卫也没法做到逐一核对，只能大致核对并登记车辆的入厂情况。而且，门卫通常是宽进严出的，出厂放行时审核较严，也就是说如果材料现场要往外拿的话，门卫是能把关的，会不会是材料根本就没进来？•2、变废为宝想到了严格的出厂放行，王经理的思路似乎活过来，材料进来的包装物通常是由企业自行报废变卖的，每次变卖都有保全科（属总务副总管）的人在场，每笔东西送出去时都在门卫有出厂放行记录，也就是说也许报废的包装物能告诉王经理什么是事实。•3、报废记录的核对结果王经理调阅了从材料超耗前几个月起至今的包装物报废记录，通过包装物的数量倒推计算出耗用量，果然不出所料，领用的数量从超耗次月起至今与倒轧的数量差异差近一倍，这就是证实小A说的事实依据。从突击盘点来看，现场和仓库并没有隐匿材料，唯一的可能就是多方联合，材料根本就没进来过。3 车站、码头提货或专用线、专用线接运码头接货、短途运输入库运输部门向保管部门交接交接验收准备、安排货位、核对资料、验收验收实物、堆码签单入库、建帐立卡办理入库手续保管保养建档、保养；定期检查、养护盘点保管保养核对出库凭证、备货、结算、复出库核、出库、登销帐卡出库过程发货出库、送货、配送发运入库手续签收登帐挂货牌建挡核查验收工作货物入库明有物就有建立货物档结束后，做好细帐是仓库牌，失散在案可以了解签单和结算工货物储存保地面上的货货物入库前作。验收中发管的总帐，牌要交还保和保管期间生的情况和问是对帐的基管员，清卡的全貌，包题都要注明，以分清责任。础。账册专后的货牌要括原始资人管理，定回收。料、运输资期核对。料、保管资料和出库资料。4 查数量查质量货物的保管检查查安全查保管条件查计量工具出库手续1、核对出库凭证2、备货3、复核4、包装整理验证查账卡、对提单保管员自查查包装验印核对货位、货卡核对各种帐卡和防混淆验单及实物实物，放行注意提货期限按单备货及时登帐消卡5、发运标记6、发运7、登帐8、清理使用统一的发运货物托运的要求及时登销账目清理帐目标记自提货物的要求整理记账凭证清理货场在发货前要清除代运货物的要求包装上的原有标记，以防窜货5 企业如何进行盘点？盘点概论盘点又称盘库，即用清点、过秤和对帐等方法，检查仓库实际存货的数量和质量。6 盘点概论盘点任务：¬查清实际库存量是否与帐卡相符；查明存货发生盈亏的真正原因；®查明库存货物的质量情况；¯查明有无超过储存期限的存货。盘点概论盘点目标：确保帐、卡、物相符。7 盘点概论盘点常见方法一览表序号方法名称操作规程此方法的优点可随时知道准确存永续盘点法入库时随之盘点，及时1量，盘点工作量小或动态盘点法与保管卡记录核对按入库先后，每天盘点节省人力/全部盘完2循环盘点法一定数量的存货后开始下一轮盘点对进出频率高/易损耗/可控制重点存货动3重点盘点法价值高的存货重点盘态有效防止发生差库错定期盘点法定期（周/月/季/年末）便于及时处理超储/4（全面盘点法）全面清点所有存货呆滞存货1、企业盘点目标优化1.1为什么要盘点+资产核实与销售保证；+不断收发使库存数量易出错，帐卡物常不符；+仓库储存的呆旧料需要经常或定期处理；+仓储货物的保管情况需要经常检查纠正。8 1、企业盘点目标优化1.2盘点后数量质量处理（1）固定资产误差率为0；（2）A类产品误差率在0.5%以下；（3）B类产品误差率在1%以下；（4）C类产品误差率在2%以下。+及时处理不良品！2、六大盘点实用方法2.1盘点单盘点法通过盘点单汇总记录盘点结果，并整理列表分析。特别注意漏盘、重盘、错盘。盘点单颜色区分：（1）材料、半成品、成品为白色；（2）物料消耗品为蓝色；（3）低值易耗品为黄色；（4）固定资产为红色。9 2、六大盘点实用方法2.2盘点签盘点法盘点后将盘点标签贴在实物上，经复核后撕下。紧急用料仍可照发，临时进货也可照收。2、六大盘点实用方法2.3料架签盘点法以原来的料架签作为盘点工具，盘点后将数字填上去即可。经复核后，确认无误即揭下原来的料架签而换上不同色彩的料架签，最后清查未换下的原因。10 2，六大盘点实用方法2.4分区轮盘法将仓库分成若干个区域依序盘点，一定日期后周而复始。2.5分批分堆盘点法将记录签放于透明塑料袋内，栓在货物的包装上，一旦发料，立即记录，并装入领料单。没有领料单的不必盘点。2、六大盘点实用方法2.6最低库存盘点法当货物达到最低或订货点时即行盘点，盘点后开出对帐单，核查误差。尤其合适于经常收发的货物盘点。11 3，八大盘点步骤准备日期培训理仓检讨处理原因方法3.1如何做好盘点准备初盘、复盘、抽盘、监盘人员的确定；印妥盘点签/票、报表。12 3.2如何确定盘点日期按照不同的盘点方法确定不同的盘点日期；盘点日期内尽量不发货也不入库，若非发货或入库不可，则应做好临时帐。3.3如何进行盘点培训分配容易认识的物料/产品给经验不足的复盘和监盘人员（如财务、行政人员）并注意下次尽量不更换，以便加强认识；培训盘点程序、方法及表单的正确填写，直到受训人员熟练掌握为止。13 3.4盘点前夕的清仓工作•已交货但未验收入库的不属于本公司的货物，已验收完毕但一时来不及入库的，都不予盘点，并要注意分开堆放，特别标识，以免混淆；•整理所有单证，以便盘点时核实；•清理打扫仓库，使仓库井然有序。盘点前结帐工作•1，按类别在盘点日前，将帐面余额数全部结清。•2，帐面数尽量要求有金额与数量。•3，预先填写盘点表中的帐面数，并按仓库分类。14 盘点顺序•盘点顺序有二种：•顺盘法：从帐面到实物，主要是保证公司的财产是否存在。•逆盘法，主要是检查属于公司的财产有否入帐，目的是查完整。3.6盘盈盘亏原因分析•记帐员记帐错误；•入库时原始单证丢失；•发货时原始单证丢失；•盘点时多盘或漏盘造成。15 3.7盘盈盘亏处理方法盘盈时再入库并记录；盘亏时调整帐并记录；不良品及时处理完毕。3.8怎样持续改进盘点效率▲本次盘点最主要问题是什么？▲造成这些问题的根源是什么？▲这些问题是否已得到彻底解决？▲本次盘点能给下次提供哪些经验？▲应怎样并何时进行盘点规程的修进？▲能不能再缩短盘点时间和数值误差？16 4、盘点规章Ê凡在盘存日期内法定产权属企业的一切为销售或耗用的流动资产，不论其存放在何处，都是企业的存货，都是盘点的对象。Ë已经售出或受托代销的商品，均不属于本企业的存货，不予盘点。Ì已约定购买但未实现物权转移，即约定所涉及的拟购商品，不属于本企业存货，均不予盘点。4、盘点规章Í已经售出但未运离本企业的货物（如客户已交款并开出提货单，但尚未取走的商品），不属于本企业存货，均不予盘点。Î已运离本企业但尚未售出的货物（如委托代销或发去参展的产品）仍属本企业存货，应予盘点。Ï已经购买但尚未运抵本企业的货物（如各种在途原材料或商品），均属本企业存货，应予盘点。Ð未购买但货物已放在本企业的如代销产品，不属于本企业存货，均不予盘点。17 5、盘点注意事项1）合格品与不良品应分开存放，分开清点，并在盘点标签上分开记录。2）对于散装货物。如帐上有具体数量的，应认真清点；如刚进仓，一时未入帐的，应暂时写上箱数，并标明原因。3）对散货物，原封包装的可以不开箱；未封封条的一定要开箱清点，并于清点之后在箱子表面标明箱内个数。6、盘点库存分类按其存放地点可细分为：仓库存货/在途商品/委托加工中的存货/已发出二未销售的商品。按其所处的生产经营阶段可分为：¬准备耗用的存货（如原材料、零部件）准备出售的存货（如产成品、商品）；®加工中的存货：在产品、委托加工原材料。18 7、盘点操作程序m先由×人一组，按照已填好的盘点标签对货物逐一清点。已经清点的货物或货堆，应贴上标记，以免重复清点。m盘点人员要及时将货物的盘点数量准确无误地记入盘点标签，并签名确认。m盘点人员完成清点工作后，由仓储主管在盘点标签上签名确认。8、盘点监控办法•盘点工作由财务部经理和物流部经理统一布置、领导，提出具体要求。•具体盘点工作由货仓记录直接监督管理，货仓主管作好协调工作，货仓工作人员在盘点表上填上盘点数之后，仓储主管应予复查，并在盘点标签上签字确认。•在盘点过程中，如发现变质及损坏的情况，应由质检小组进一步检验，由质检主管及货仓经理签字统一后列入不良品。19 9、盘点数据汇总•货物清点完毕后，货仓要将经过工作人员与仓储主管签字确认的标签进行汇总。•货仓帐务员要认真核对帐存数与所统计的实物数。如发现不一致，应进一步追查原因。•经过清点，核对及复查之后，由帐务员将实际帐面数与最终的盘点数填如盘点汇总表。有特殊情况的应在备注中写明原因。•不合格品计入不良品盘点汇总表中。•盘点汇总表由帐务员填写后，须经仓库经理签字确认。10，盘点总结报告•盘点中发现的货物变质、变形、短缺等情况，应及时请示物流部和财务部处理。•对盘点中最终所反映出的盘盈和盘亏情况，货仓要分析原因，并采取相应的措施，并如实汇报给物流部和财务部。•货仓应在每月最后一天以前将汇总表及盘点的总结报告传给物流部，由物流部审核后复印给财务部。20 17，减少盘点数值差异的具体办法1》努力减少电脑输入误差；2》按规定的程序进行正确的出入库；3》制定非正常出入库规则并严格遵守；4》对数字的写法进行再教育并统一写法；5》让其他部门参与盘点并要求他们按规程操作；6》及时追查差异原因，采取有效对策防止重复错误。21