《秘书基础知识讲座》PPT课件

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1、主讲：刘文卿（温州职业技术学院）秘书基本知识讲座会务管理能力专业平台会务管理能力秘书业务档案管理会议策划文书工作办公事务会议组织领导服务办文办会办事内容提要一、文书工作工作环节撰写印制办理保管正式公文（党的公文、行政公文）如：通知、通报、函、会议纪要、请示事务文书如：总结、计划、简报、讲话稿业务文件如：合同、报表、招投标书、商务函电，人事文件、技术文件等党的机关公文格式规范（1）关于文头◇正式文头中共××委（员会）文件中国共产党××委员会（）中共××委办公室文件中共××委办公室（）◇无正式文头（便函）瓯委〔20

2、05〕3号至版心上边缘25mm中共瓯江镇委员会文件约占页面1/3强只适用于下行文（较为重要的），不用于上行文和平行文瓯委〔2005〕3号中共瓯江镇委员会（）约占页面1/4通知一般性的行文，如事务性通知；主要用于上行文和平行文瓯委〔2005〕3号中国共产党瓯江镇委员会约3CM便函：非正式行文；常用于不相隶属机关之间商洽一般事项。（2）关于文面排版页边距文号日期格式用印要求附件标注与附件位置页码2.转发与翻印的问题温州市人民政府办公室如何转发？平阳县人民政府如何进行再一次转发？水头镇政府能否继续转发？浙江省人民政府

3、办公厅关于加强防雷减灾工作的紧急通知温州市人民政府办公室转发浙江省人民政府办公厅关于加强防雷减灾工作的紧急通知文件《中共瓯江镇党委2012年工作要点》如何印制？3.关于公文主题词标引的规范化问题主题词：建设平安校园意见武夷山市教育局关于建设“平安校园”的实施意见主题词：中小学校园治安意见范畴——问题——文种4.关于“请准函”的使用问题行文关系非隶属关系隶属关系不相隶属关系业务指导关系平级关系上行文下行文5.文件的归档关键：分类方案的编制年度——机构（问题）——保管期限年度——保管期限（小单位、文件少）整理方法：

4、传统：组卷（以案卷为保管单位）提倡：按“件”整理二、办公室事务(一）日程安排１.领导日程安排的内容（１）各种接待、约会。（２）商务旅行活动。（３）参加各类会议。（４）到车间进行实地检查或指导。（５）组织的各类重大活动的安排。（６）领导私人活动的安排。２.日程安排的基本要求（1）统筹兼顾（2）安排规范（3）效率原则（4）突出重点（5）留有余地（6）适当保密（7）事先同意3.日程安排的形式年计划表、月计划表、周计划表、日程表4.注意的事项编写要留有余地。所有日程安排都要应按领导的意思去办。活动与活动之间要有一定的间

5、隙时间。要认真核查日程表，以提高工作效率。对已处理完的工作，一般应注明结果。(二)约会安排1.约会安排的基本原则（1）配合领导的时间表（2）分辨轻重缓急（3）酌留弹性（4）以需要为准，以适度为宜（5）适当分担，各就其宜（6）内外兼顾2.约会安排的方法预先安排约会活动记好日历和备忘录提醒领导准时赴约保证领导顺利赴约做好约会前后的服务工作3.约会安排的方式电话约会书面约会当面约会约会卡片4.注意事项适当保密；处理好变更的约会；在早上要预留一小时的时间处理日常工作；尽量不要在星期一的早上安排上司的约会；外出拜会他人，

6、应该预留路途时间；安排约会时间安排不要过于紧凑，酌留弹性。1.时间管理的分类一类是不可控制的时间，即受限于职权的要求而不能自由支配的时间，一般是例行工作的时间；一类是可以控制时间，即在自己权限内可以自由支配的时间。（三）秘书时间管理(重要程度)BA很重要，但不紧急　很重要，也很紧急(紧急程度）DC既不重要，也不紧急很紧急，但不重要时间表编制①全年预计时间表;②每月预订时间表;③每周预订时间表;④每日预订时间表;⑤单项重要工作事项预订表。第二季度会议时间表（2009.4—6）月份周次四五六一北京：4/10香港休

7、假二上海：4/17西安休假三周三：推介会（主会议室）周一：面试导游（1会议室）四周一：经理办公会议时间表的编制方法①根据需求确定编制时间的周期。②收集并列出该阶段所有的工作、活动或任务。③发现活动有矛盾，主动与负责人协商，及时调整。④按照时间顺序将任务排列清晰。⑤绘制表格，标明日期、时间和适合的行、列项目。⑥用简明扼要的文字将信息填人表格，包括内容、地点。在某一天，如果领导非常的忙，可以编制一个活动安排写在工作日志上：上午举行镇长办公会议，所有的领导都参加。上午给参加XX仪式并讲话。中午与A公司的董事长共进午餐

8、。下午前往B公司拜会市场开发部的领导高XX。下午与XX镇参观团座谈。小陈是某机关办公室的一位秘书。有一次他正在办公，突然电话铃声响了。陈秘书正在整理文件，停了一会才拿起话筒问到：“请问你找谁?”对方回答说找老刘，陈秘书随即将话筒递给邻桌的刘秘书说：“刘秘书，你的电话。”没想到，刘秘书接到电话没讲几句，就和对方争吵起来，最后刘秘书大声说道：“你今后要账时，先找对人再发火。这是办公室，没有