Excel简易教程

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1、内容提要你使用过剪贴板来复制粘贴数据，但你知道用剪贴板将单元格区域的数据合并到一个单元格吗？你会用剪贴板来将自定义格式的显示值粘贴为真正的值吗？你或许已经知道某功能的使用，但如何更好地使用此功能来快速巧妙地解决其它问题呢？本书就是从如何充分利用excel的各种功能的角度来阐述。本书还介绍了许多实用的技巧，例如：录入数据时光标自动跳至下一行行首的技巧、利用剪贴板复制粘贴自定义格式显示值、矩形单元格区域与一列数据互换的技巧、数据有效性下拉选项超过单元格宽度时完全显示的技巧。对一些典型的问题，本书进行详细的分析总结，提供多种解决技巧，例如：将文本格式的数值转换为数字

2、型，本书分别介绍了选择性粘贴法、分列法、智能标记法、剪贴板法等五种方法。本书特点：1、介绍了丰富实用的Excel操作技巧；2、对常用的操作、典型问题进行总结，如双击的作用、Shift的作用、将文本格式的数值转换为数字型的方法；3、不按菜单顺序介绍，而是按用户接触使用excel的顺序，由浅入深地介绍各种功能；4、对相关的知识点或技巧提供链接，以对比学习，方便查阅；5、本书的附录提供了所有技巧的索引。目录第一章善用鼠标与键盘11．1操作Excel应具备的习惯11．2鼠标操作技巧31．3键盘操作技巧51．4鼠标键盘联用操作技巧101．5【Shift】键作用总结131

3、．6鼠标双击技巧总结15第二章输入与编辑数据172．1数据输入的基础知识172．2手工输入数据232．3复制及粘贴数据332．4填充输入数据492．5多人同时录入编辑582．6导入外部数据602．7语音输入622．8数据的有效性63第三章工作表常用操作70第一章善用鼠标与键盘1．1操作Excel应具备的习惯成功缘于良好的习惯，这句话同样适用于Excel应用，良好的操作习惯将使你事半功倍、不走弯路、直达目的；而不好的操作习惯将极大地降低你的工作效率，让你重复劳动，效率极低。下面是使用Excel应具备的一些基本习惯：一、使用同一名称来表述同一对象，而不要混杂使用简

4、写、别称，以便使用函数查找、引用。同理，公司不同部门间对同一对象亦应统一名称或编码，以利数据的传递、引用。二、不在字符串内、前后插入空格来排版，尽量使用对齐、缩进等功能，以便使用函数查找、引用。如果你使用过Vlookup等函数你就可体会到以上二条习惯的必要性。【链接】：可使用数据有效性对输入数据进行校验，限制输入包含空格的文本，具体方法参见第二章第八节的相关内容。三、在要使用公式的单元格，尽量不使用合并单元格功能，以便填充公式、排序、筛选等。【提示】：当仅合并同一行的单元格时可使用跨列居中功能来替代合并居中功能。四、排版时请使用顶端标题行、标题列功能，而不必笨

5、拙、野蛮地每隔N行强制性插入标题行、标题列。五、排版时仅选定要排版的单元格区域，而不是选定整行或整列来设定格式，且尽量在要完工前再进行排版工作，以免重复劳动。六、数字及文本的对齐方式请使用Excel默认的格式，即数字靠右对齐、文本靠左对齐；数字使用千位分隔符。七、表间互相取数时请使用公式引用数据所在单元格，以便数据更改时同步更新。第69页一、数据在要进行乘除等运算时，要养成使用ROUND函数的习惯，以免出现四舍五入的误差。二、在计算结果可能出现#DIV/0!、#VALUE!、#N/A等错误，而其它单元格又需对此单元格进行运算时，要养成联用IF和ISERROR等

6、函数来消除错误值的意识。三、使用辅助列、辅助行来搭桥，化复杂为简单四、使用拆分窗口或冻结窗格功能，免除为看到标题行而大量滚屏，以提高工作效率。五、工作簿内工作表较多时，使用工作表标签的快捷菜单，快速选取工作表。【提示】：通过用鼠标右键单击标签滚动按钮，显示快捷菜单。六、在同一工作簿的不同工作表的相同单元格输入相同的数据或设置相同的格式，请使用组合工作表功能，以提高效率【链接】：具体使用方法参见本章第三节“键盘操作技巧”。七、要对工作表进行临时性排序时，养成添加序号列的习惯，以便恢复原来的顺序。八、当工作表要提交他人（多人）填写时，养成保护工作表、锁定单元格以及

7、对特定单元格设定数据有效性的习惯，以避免他人的错误操作影响报表的汇总。九、操作时尽量使用快捷键，提高工作效率。十、养成使用状态栏进行临时性的求和、计数、求平均值的习惯。第69页1．2鼠标操作技巧鼠标操作是现代软件最常规的操作方式。在Excel中除了用鼠标点击各功能菜单给Excel下达操作指令外，还能用鼠标左键或右键的拖拉实现部分特定功能，这比点击菜单的命令或使用键盘快捷键更方便快捷。下面介绍鼠标操作的一些常用技巧：☆移动单元格选定要移动的单元格区域，将鼠标移到选定单元格区域的边缘，拖动至目标区域。☆在同一行或列中填充数据用鼠标左键拖动填充柄经过需要填充数据的单

8、元格，然后释放鼠标按键。如果要按升序排