《秘书学》课件

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1、第三讲秘书工作一、秘书工作1.秘书日常事务2.秘书常规业务3.领导决策服务二、秘书接待工作1.接待工作的含义和类型接待工作是指一个社会组织对公务活动的来访宾客迎送、接洽和招待活动，是秘书机构的一项经常性事务工作。2.秘书日常一般性个体接待2.1有约接待，约见对象就约见的有关事宜预先有了约定，秘书接待依约而来的来宾，称为有约接待。2.1.1有约接待的基本方法Step1.事先准备•适时提醒上司，做好有关的准备工作。•做好接待室的卫生工作和环境布置等。•在接待前一两天跟对方确认。Step2.热情待客你所认识

2、的Y先生依约前来时你正在整理办公桌，此时你该怎么做？•立即停下手头上的工作。•礼貌而热情地起身招呼客人。•“XX先生，您好！我们经理正在等您呢！”情景模拟：你所认识的Y先生依约前来时你正在接打电话，此时你该怎么做？•先以目光或手势向来宾示意。•尽快结束电话。•招待来宾。Y先生依约前来时你正在整理办公桌，你之前并不认识Y先生，此时你该怎做？•应早有心理准备。•在见面时可诚恳地招呼并作自我介绍。•“您是xx先生吧？（或‘您是xx公司的xx先生吧？’）您好！我是经理秘书xxx。”现在是早上9：30，你正在整

3、理办公桌，此时Y先生比约定的时间提前了半小时到，而这时你的上司正在接待室约见另一位重要客人，这时你该怎么做？•请来宾稍作等候。•奉上茶水及消遣性读物。Step3.礼貌引导•配合来宾的步调。•左前方稍前处引导。•适当的寒暄、交谈。•转弯或上楼梯时，应稍停并指示方向，礼貌地用手示意且说：“请这边走”或“请上楼”。•到达接待场所，应向来宾说明“就在这里”。•或先行敲门，或直接为来宾推门，面对来宾，请来宾先入内。•为来宾和上司作介绍。（应把上司介绍给来宾，即将主人介绍给客人，介绍双方的姓名和职务）•引领来宾入

4、座。•如果来宾手提皮箱之类的物件，应主动提出帮助，若对方拒绝，则不必勉强。Step4.适时告退•秘书要送上茶水。•适时告退。•应以正面倒走方式退出。•退出时用目光扫视一下接待室里所有的人，看看他们是否还有事要办。Step5.妥善处理Y先生依约前来，而上司还在与前一位客人会谈，这时你该怎么办？•礼貌地先招呼来宾稍作等候。•马上用便条写下客人的姓名以及“可能要等多久？”等文字交与上司，等候指示。•进会客室时，不要忘了先敲门，并向上司和来宾致歉：“对不起，打扰了。”•利用加茶水的机会将便条交予上司。•先向来

5、宾说些类似“不好意思，让您久等了”之类的表示歉意的话，然后再转达上司的意思。•先与来宾交谈或送些报纸杂志等给来宾消磨时间。2.2无约接待，来访宾客事先没有约定而临时来访，这种接待称无约接待。了解来宾的身份及来意；礼貌委婉地了解其身份及来意；做出恰当的判断和安排；分流来访者原来这位不速之客是你上司的亲弟弟，今早上司的父亲遭遇车祸，正在医院抢救，而上司的手机关机，家人联系他无果，所以派其弟弟亲自到公司告知他速去医院。然而，此时你的上司正在接待室会见一位重要客人，你该怎么做？·尽快安排他们与上司的会面时间，

6、或立即通知上司。·按上司的指示处理。原来这位不速之客是推销员XX，他想当面向总经理推销其公司最新研发的产品，而你知道X总刚好独自在办公室，这时你该怎么做？·不要贸然把来宾径直带到上司办公室。·问清来宾意图，经请示上司后再按其意愿处理。·对于上门的推销员，秘书可介绍其与采购部门联系，后者让其留下名片和产品说明书，告诉他会转告上司，需要的话会与其联系。原来这位不速之客正是上个月被公司解聘的员工小X，他多次就被解雇一事纠缠你的上司，你的上司早就向你说明以后拒绝与小X见面，面对这种情况，你该怎么做？•以礼相待

7、。•委婉而坚决地打发他们离开。•根据来宾意图，请有关部门作必要的解释。•对于蛮横者，在得到上司同意的情况下，可与有关部门取得联系。对于始终不愿透漏自己的姓名和来意的来访者，秘书应该：•使用“善意的谎言”。•先表明不清楚上司去向，然后说：“请您稍等一下，我去找找，看X经理在不在？”•想办法尽快请示上司。婉拒来宾如果上司拒绝与来宾见面，秘书应尽可能向对方表达不能接见的理由，以免来访者发生误会，并诚恳地致歉。注意：必须用热情又坚定的态度回答上司确实无法接待。礼貌相送第五讲保密工作秘密、国家秘密、保密，保密工

8、作的含义分别是什么？秘密：组织或个人为保护自身的利益和安全，在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项。à客观事物国家秘密：关系国家的安全和利益，依据法定程序确定，在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项。·密级与期限·国家秘密标志方法保密：在一定的时间和范围之内，把秘密人为地隐蔽、保护起来，使之不外泄不丢失。à主观行为保密工作：组织及其成员为保守秘密所采取的手段和措施。à行为方式保密工作的特点是什么？•封闭性•利益性•排他性•相对性秘书与保密工作的关系是