保障性住房档案的数字化管理

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1、万方数据38·专门档案·<山西档案)2008年第5期●文章■号：l∞5—％5212008}05--0038-03中圈分类号：c272文献标识码：B美■词：保障性住房；档案；数字化；管理■I)igitalizedManagementforArchivesofHousingGuarantee(uuFeng,WANGki)■Keywords-"housingguarantee；archives；digitalization；∞m髀menl●收MB囊1：2008-0S-27保障性住房档案的数字化管理刘丰，王磊(深圳市规划国土房产信息中心，广东

2、深圳518034)一、前言随着住房制度改革的深入，多年来，各地政府通过自建、委建、收购等多种方式陆续开展了安居房、经济适用房、廉租房等保障性住房建设工程，保障性住房供给量不断增加，保障性住房档案越来越多，查询量越来越大。这就要求利用信息技术．开展保障性住房档案的信息采集、归档、保管和利用，实现档案的数字化管理，从而满足保障性住房的建设、发展、管理的需要。二、保障性住房档案的特点及与房地产权档案的异同保障性住房档案是在保障性住房的建设、配售和权属管理过程中，经过收集、整理、鉴定产生的一系列有保存价值的文字、图表、照片、权证等材料的总称。

3、保障性住房档案作为凭据性或参考性的资料，记载了产权的归属和沿革，反映了住房制度改革的成果。(一)保障性住房档案的特点l、政策性保障性住房的申请、受理、审批都需依法执行，所形成的保障性住房档案也显现出很强的政策性特点，它真实地反映了各项政策制定、执行的过程和结果。2、阶段性由于不同时期的社会环境和市场环境不同．住房制度的改革是逐步完善的，表现出一定的阶段性。保障性住房档案体现了这种阶段性，从早期的安居房、平价房、微利房、福利房档案到现在的经济适用房、廉租房档案，都真实反映出每个阶段保障性住房的实际情况。3、专业性保障性住房档案涉及城市规

4、划、测绘、法律法规、业务受理等多方面的专业知识或技能，有严谨、规范的专业要求。4、动态性保障性住房档案形成后，住房产权变更、补差、取得全部产权、退房等行为的发生．使档案处于不断变更或转移之中，具有较强的动态性。5、法律性。．保障性住房档案真实地记录了房屋的产权归属、房屋产权性质、优惠政策等信息。具有法律凭证价值，是进入房地产二、三级市场的重要凭证，也是处理房产纠纷的重要依据。6、关联性保障性住房的关联性主要体现在三方面：一方面是同一次业务审批涉及的多套房屋的坐落、建筑面积、房屋结构、依据的优惠政策都有相似或相同之处，而共用的原始资料只

5、有一套；另一方面是由于存在补差、产权变更等情况，同一位权利人的住房资料可能存在于多份档案中；再一方面是取得全部产权的住房进入房地产二、三级市场后将形成新的房地产权档案。前一种情况是由于政府房改部门办理同一批次业务而产生的关联，后两种情况是同一权利人由于房屋土地产权变更产生的关联。(二)保障性住房档案与房地产权档案的异同保障性住房档案和房地产权档案都具备一定的政策性、专业性、动态性、法律性。保障性住房和商品房在建设的}体，获得的对象、取得的方式上都不相同。对应的档案也有以下不同之处。。1、保障性住房档案文件类型不同。在保障性住房档案中，

6、政策性文件和住房分配对象的资格条件文件是不可缺少的文件材料。，2、保障性住房档案的数量相对不多。’‘在大中型城市，与房地产权档案百万级的数量相万方数据<山西档案)2008年第5期·专门档案·39比，保障性住房档案的数量相对不多。3、保障性住房档案的阶段性明显房地产权档案的内容、形式相对固定，而保障性住房档案受各时期的住房政策的影响，原始材料的内容和格式都有差异。三、保障性住房档案管理的困境与管理要求(一)保障性住房档案管理的困境’1、对保障性住房档案管理的重视不够。保障性住房档案的利用率、数字化的收益徽人比、创造的经济效益没有房地产权

7、档案高，但保障性住房档案作为中低收入者的合法权益的重要依据，在维护社会稳定、构建和谐社会方面发挥着重要作用，档案信息的分析和研究成果也是各地住宅规划建设的决策依据。有些地方忽视了这种社会效益，对保障性住房档案管理的重视不够，档案管理停留在传统的实物管理阶段。“2、缺乏科学有效的管理手段。，’“，保障性住房档案形式多样，结构复杂，按各时期的住房政策可分为安居房、经济适用房、廉租房等，按登记类型可分为房改购房、补差、产权变更、取得全部产权、拆迁补偿等，按产权性质可分为取得部分产权、补差取得全部产权、直接取得全部产权等。如果不专心研究各阶段

8、住房制度、业务规则、档案特征等实际情况，无法明确和细化档案数字化管理的需求，导致管理难以科学有效。(二)保障性住房档案管理要求1、全程管理、‘-对保障性住房文件收发、登记、运转、办理、归档、保管的整个生命周期进行管理，在