办公室公文处理培训

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1、i四川省电力公司公文处理常见问题及应对措施办公室综合业务培训二○一○年八月十二日i质量是公文的生命。只有高质量的公文才能为领导指导工作、实施决策发挥重要作用，产生良好效益。办公室在公文处理工作中应充分发挥质量把关作用，从内容、形式到文字、标点，都应力求准确无误，精益求精，多层次严格把关，保证出精品。行文规则常见问题公文写作常见问题公文格式常见问题签报运转常见问题公文保密常见问题提示越级请示或报告行文规则常见问题例如：1.某电业局直接越过省公司向省政府报告或请示工作2.某电业局部门直接向省公司请示工作所谓越级请示或报告，

2、是指下级单位越过直属上级单位直接报送请示或报告的情况应对措施提示1.越级请示或报告违反了按隶属关系和职权范围行文的原则，由于请示或报告事项及有关意见越过了直接上级，容易使问题复杂化，不利于提高办事效率2.越级请示或报告的特殊情况。如发生重大安全生产事故或突发事件、重大自然灾害等，可特事特办越级请示或报告，但须在请示或报告的同时，抄送被越过的上级单位3.对非特殊情况下的越级请示或报告，上级单位不得越级批复，可将来文退回呈报单位行文规则常见问题越权行文例如：1、涉及其他部门或单位职责的事项，未主动协商或履行会签手续2、涉及

3、多个部门或单位发文或签报，未按部门或单位顺序依次会签，而采取复印分头同时会签的形式3、对经协商会签、仍有分歧意见的上行文或签报，在文稿中没有将不同意见和各方理据如实反映所谓越权行文是指公文内容超越本部门或本单位的职能范围，或应当协商会签而未协商会签，或经协商会签未达成一致意见，即自行对外行文或者向领导呈送签报的情况行文规则常见问题应对措施提示1.公文主办部门或单位要强化主动协商意识，对无权决定的事情，必须与有关部门或单位协商会签2.对经协商未达成一致的问题，要在文稿中如实反映，便于领导决策3.对上级单位或领导交办的，涉

4、及其他单位或部门的事项在征求意见时，应将本单位或本部门的原则意见告知对方，以便于沟通4.联合发文或签报的会签，应按单位或部门顺序依次会签，原则上不得同时会签行文规则常见问题一文多事例如：在向公司报送的请示件中涉及两个及以上相互独立的请示事项所谓一文多事是指一件请示有多个主旨的情况行文规则常见问题应对措施提示请示应当一文一事。如果一个请示件中涉及互不相关的多个事项，不利于上级单位办理和答复行文规则常见问题多头请示例如：1、一件请示件有多个主送单位2、同一请示件变化主送单位分别报送所谓多头请示是指同一事项，同时或分别向多个

5、单位（部门）请示行文规则常见问题应对措施提示1.请示的主送单位应当是请示单位的直接上级或请示事项的主要负责单位2.如果请示事项按照规定应由多个单位（部门）共同审核办理，应主送主办单位，由主办单位协调其他单位研究办理行文规则常见问题报告中夹带请示事项例如:在工作报告中夹带需公司批准后才能实施的事项应对措施提示1.请示和报告均为上行文，但上级单位的处理方式不同。对于报告，上级单位一般作为阅件不作答复。如果报告中夹带请示事项，很容易误事2.报告中不宜出现需要上级批准后才能实施的事项。如关于下一步工作的打算，应表述为我们将怎么

6、做，而不应表达为建议怎么做3.如果在汇报工作的同时需要解决某些问题，应以请示件为主，将报告内容作为附件，以便上级单位了解有关情况行文规则常见问题行文规则常见问题公文写作常见问题公文格式常见问题签报运转常见问题公文保密常见问题提示文种使用不当公文写作常见问题函主要用于不相隶属单位之间商洽工作、汇报情况、征询一件、询问或答复问题，请示批准和答复审批事项等。其主要种类有：征询意见函、请求批准函、答复意见和答复审批事项函。上下级单位之间不能使用“函”这个文种例如：有的单位在向公司报送公文中、本部有的部门在向省国资委、发改委等有

7、关上级单位报送请示件中错误使用“函”的这个文种函与请示、报告不分应对措施提示区分“请示”与“报告”的关键在于是否有需要上级单位批准的事项，如有，则用“请示”，如无，则用“报告”例如：该用“请示”的用了“报告”，该用“报告”的却用了“请示”“请示”和“报告”错用应对措施提示文种使用不当公文写作常见问题通报一般分为表彰通报、批评通报、情况通报一是习惯性地认为“通报”指批评错误而缩小了其使用范围，不适当地用“通知”取代“通报”；二是把握不准它们的区别，需要传达重要精神时也用“通报”行文“通报”和“通知”错用应对措施提示文种使

8、用不当公文写作常见问题例如：1.标题中“事由”缺失关键词或随意省略事由，如《**公司决定》，看不出决定的主要内容、事项和基本观点2.缺失“文种”，如《关于**的回复》3.“事由”中缺失关键词，又无“文种”，如《**公司2009年工作计划》，难以分清是报送上级单位、还是印发下级单位4.随意省略发文机关，如《关于**的决定》“批复”和