《作业流程》PPT课件

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1、小型医药公司作业流程与管理制度2011年05月采购验收核对入库上垛养护送货运输复核出库销售开票信息流质量管理流物流资金流资金流公司作业流程图售后服务商流商流录入审核发货采购的流程为了确保商品质量，保护公司利益，更快更好服务销售，特制定本流程：商品购进的流程：1、采购前必须对供货方（生产企业或经营企业）和首营品种进行审核。签订质量保证协议。（直配按直配流程）2、采购计划（电子或纸质）必须提前汇总到采购经理处，由采购经理通知质量管理部审核并进行新品的初步录入。3、编制采购计划应包括以下内容：药品名称、规格、生产企业、单位、拟购数量等内容。4、采购计划报出后采购部或相关人员

2、应跟踪在途货票、货到时间、随货同行单据、资料、发票。提前做好商品录入交验的准备。选定供货商审核资质编制商品采购计划审核计划新品初步录入跟踪到货交验准备录入信息选定供货商、审核资质应注意事项1、营销部或采购部相关人员在与供货方建立关系前必须索要对方的所有资质。同时把公司的资质给对方。2、把供货商资质提前给采购部填写首营企业或首营品种的表格交质管部审核并录入电脑。编制采购计划的注意事项1.采购相关人员编制的药品计划应包括以下内容：药品名称、生产企业、剂型、规格、单位，拟购数量等内容。2.计划报送人员在向供货商报送计划前把药品计划汇总到采购部经理，由采购经理交质量管理部审核

3、计划的合法性，并做好未曾经营的品种的录入初步工作。审核计划新品初步录入1、质量管理部接到采购部的商品计划后对照公司的经营范围审核是否可以经营。2、电脑商品信息中没有的品种根据计划中的线索（药品名称、生产企业、剂型、规格、单位）到国家食品药品监督管理局的数据查询中去查找核实，做好新品初步录入工作。跟踪采购计划报出后采购部或相关人员应及时与供货商的相关人员沟通，跟踪计划，了解开票时间、发货时间及方式、到货时间、随货同行单据、资料、发票等情况。以上信息及时告知质量管理部、采购部、储运部，以便于质量管理部完善新品资料，采购部打印验收通知单，储运部安排人员接收和搬运。信息录入和

4、交验准备采购奖罚条例1、已经发生业务往来的没有提前拿到资质的由采购部给予相关人员每次负评2分或罚款50元。2、采购部拿到对方企业资质未及时处理的由质量管理部给予每次负评1分3、没有递交采购计划已经来货的由质量管理部给予相关人员负评1分或罚款20元。3、未对采购药品计划进行审核，新品录入初步工作未做到的由采购部给予质量管理部负评1分4、采购计划报出后采购部或相关人员未与供货商的相关人员沟通，影响下个环节的操作由储运部或采购部给予负评1分或20元。5、录入人员能够提前打印验收通知单的而没有打印的影响到商品验收的由质量管理部给予相关人员负评1分奖励1、在工作当中能严把商品信

5、息关，能够严以律己并受到公司领导和各部门及供应商朋友的一致好评者。将予以通报表扬。给予正评2分。2、在票据收集和整理方面能够及时、准确且无丢失票据者通报表扬。给予正评2分。3、以月单位能够及时处理资质和计划的由质管部给予相关人员1分正评4、以月单位能够及时审核计划录入基本信息由采购部给予相关人员1分正评商品录入为了保障商品信息录入的准确性，提高商品在物流环节的高效、快捷，明确相关责任特制定以下制度。一：电脑录入传递流程货单带来的信息流录入电脑系统分三步走：1、基本信息的初装（企业和品种）2、单据的录入3、电脑单据审核-GSP-入库-定价及政策1、质管部负责首营企业、首

6、营品种（生产企业）、新品（经营企业）的审核及首次建立。（基本信息）a、质管部接到采购部的首营企业资质（所有首次建立关系的供货商）审核后录入电脑系统建立供货商资料。b、营销各部与生产企业发生的首营品种资质提前送到采购部汇总后交质量管理部审核明确归属部门后把相关信息录入系统。c、对于经营企业新品的录入，质管理部在接到药品计划时与采购部和营销各部沟通确认是新品，根据计划上的新品的相关信息到权威网站查询批准文号等资料。核准新品归属部门后把信息录入系统，为下一步的单据录入做好初步准备工作。商品录入2、采购相关人员与供货商沟通后取得开票明细（电子版），分别发给质量管理部完善商品信

7、息及录入人员录验收通知单据待验。a、采购部接到储运部搬运后信息后已经提前打印了验收入库通知单的及时通知验收核对。登记验收登记表。验收核对人员把结果报采购处理过电脑系统。b、没有提前取得电子版开票明细的商品到货后用原始的单据分别做新品录入、验收及单据打印凭证。这种情况下的录入单据必须与验收核对联一一核对无误保存。c、青春康源沟通后更新资料用单号提取直接打印验收入库单据。d、采购部接到采购相关人员的跟踪信息后通知储运部安排接运，储运部搬运后把信息通知采购部。采购部登记采购计划商品到货信息表3、实货验收及核对入库后交录入人员修正或录入后，由（各部门或指定人