浅谈公文标题的版式设计

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1、SECRETARY`SCOMPANION浅谈公文标题的版式设计王书生张新芹公文标题的版式设计是一项技术要求很高的工作。一方面，它的限制因素较多（比如空间有限、字数字号字体既定等）；另一方面，为不引起歧义、保持词义完整和形式美观，分行断句又应遵循一定的“章法”。一、设计的原则（一）节省空间。公文首页除去版头必须占据约／13页面空间外，所剩空间极其有限。这一空间既要容纳公文标题、主送机关（或成文日期）和一定数量的正文内容（一般为行2以上），又要在标题与版头分界的红色标志线之间保留一定的间隔。有时，还要标注附件名称、署注发文机关名称及成文日期、标明印发传达范围等。因

2、此，在设计标题版式时，要尽量减少行数，节省空间。例如：中共中央关于进一步做好文艺工作的若干意见不设计为：中共中央关于进一步做好文艺工作的若干意见整。再如：例如：中共中央办公厅关于中国共产党中共中央办公厅国务院办公厅成立75周年纪念活动的通知关于印发《关于香港回归问题不设计为：的情况通报》的通知中共中央办公厅不设计为：关于中国共产党成立75周年中共中央办公厅国务院办公厅纪念活动的通知关于印发《关于香港回归问（二）分行不破词。同一词语的词素或表题的情况通报》的通知示机构名称的文字要同处一行，保持相对完又如：26《秘书之友》20082年第期文书处理中共中央办公厅关于

3、发展商用密码和又如：加强对商用密码管理工作的通知中共xx市委办公室通知不设计为：当文种为意见、决议、决定、工作要点等中共中央办公厅关于发展商用不需标注主送机关的文种时，由于标题下标注密码和加强对商用密码管理工作的通知有字数较少的成文日期，可使读者产生与正文（三）匀称美观。各行之间字数既要保持相对分离的视觉效果，采用这样的设计版式字一定的梯度差，又不宜过分悬殊。数可略多一些。例如：例如：中共中央办公厅国务院办公厅中共xx县委1997年宣传思想工作要点关于禁止自行制作和使用地方旗、徽的通知(199713)年月日不设计为：（二）当字数在～1528个之间时，按照人中共

4、中央办公厅国务院办公厅关于们的阅读习惯，一般设计成“短长式”。禁止自行制作和使用地方旗、徽的通知例如：又如：中共中央国务院中共中央办公厅国务院办公厅关于卫生改革与发展的意见关于1996年涉及农民负担为避免破词，有时又设计成“长短式”。恶性案件的情况通报例如：不设计为：中共中央办公厅关于组织广大干部中共中央办公厅国务院办公厅学习利用外资基础知识的通知关于1996年涉及农民负担恶性案件的（三）当字数在～2933个之间时，为使读情况通报者产生一种标题与正文相对分离的视觉，一般二、设计的方法设计成“长短式”。以16开型(260mmXl84mm)公文用纸的版面例如：设计

5、为例。按常规要求，公文标题用字为号2中共中央办公厅关于转发《中共中央宣传部标宋体，减去两侧与正文一样必须留设的订口1997年宣传思想工作要点》的通知(20mm)、翻口(15mm)，再除去两侧必须留设为避免破词，有时又设计成“短长式”或的一定宽度的空间（以区别于正文，保持美“纺锤式”、“倒塔式”。观）外，最多只能容纳上述规定字体字号的汉例如：字18．5个（其中．05个可用于设计“《”、中共中央办公厅关于印发“、”等标点符号）。这是设计时应优先考虑《中国共产党机关公文处理条例》的通知的基本限制条件（字数少时，这种限制作用不又如：明显）。在这一条件下，可按照上述设计

6、原中共xx县委则，根据每一标题既定字数的多少（含联合发关于开展评选党管武装工作先进单位文的机关名称之间的空格和标点符号）等设计和先进个人活动的决定版式。再如：（一）当字数在15个以内时，一般设计成中共中央办公厅国务院办公厅“直线式”。关于禁止制作和使用例如：地方旗、徽的通知中共xx县委1997年工作要点（四）当字数在～3445个之间时，多设计27《秘书之友》20082年第期®®SECRETARY`SCOMPANION成“纺锤式”（以末行略短于首行为宜）。关于表彰xx县“心连心”艺术团的通报例如：又如：中共中央办公厅国务院办公厅中共XX县委办公室关于对编辑出版集

7、中介绍党政领导干部XX县人民政府办公室情况出版物加强管理的通知关于深入实施“鱼水工程”认真实行为避免破词或发文机关名称用字在标题中目标管理责任制的通知所占比重较大，无法形成“纺锤式”时，又可三、设计版式时应注意的几个问题设计为“类纺锤式”或“倒塔式”。1.2号标宋是标写公文标题的标准字体字例如：号，不可为“拼凑”版式而随意更换。中共xx县委办公室关于2.标题的字距、行距一般是固定不变的，转发县文明委《xx县～年19962000除个别情况(如为保持匀称，可将“中共市XX社会主义精神文明建设委办公厅”与“XX市人民政府办公厅”拉成实施意见》的通知等长)外，一般不得

8、随意拉大或缩小。（五）当字数超过45个