人事档案管理办法

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1、人事档案管理办法第一条目的为规范公司人事档案管理，方便查询和利用，遵照档案管理的相关法律法规，结合公司实际，制定本办法。第二条适用范围本办法适用于本公司对人事档案的管理。第三条人事档案的分类根据员工从应聘、录取试用、转正、离职四个环节及人事管理活动，将公司人事档案分为五类：1.求职人员档案2.试用人员档案3.转正人员档案4.离职人员档案5.其它人事档案第四条人事档案应包含的内容1、求职人员档案包括的内容资料名称备注求职登记表√个人简历☆学历证书复印件√身份证书复印件√其它专业资格证书复印件☆面试评估表（测评记录）进行面试或测评后必须有候选人背景调查表要求要做背景调查的员

2、工必须有员工入职审批单确定录用后必须有……其它资料☆注：带“√”为必须有的内容，带“☆”为根据实际情况而定，不作硬性规定。2、试用人员档案包括的内容资料名称备注求职人员档案包括的内容√试用情况评估表√试用绩效面谈表√……其它资料☆注：带“√”为必须有的内容，带“☆”为根据实际情况而定，不作硬性规定。3、转正人员档案包括的内容资料名称备注试用人员档案包括的内容√劳动合同或聘用合同转正时必须签订入档员工职务异动表√员工工资异动表√绩效考核结果记录√员工培训情况登记表☆员工奖惩记录√……其它内容☆注：带“√”为必须有的内容，带“☆”为根据实际情况而定，不作硬性规定。4、离职人

3、员档案包括的内容资料名称备注转正人员档案的全部内容√员工离职审批表√员工离职面谈表√员工离职交接表√其它内容☆注：带“√”为必须有的内容，带“☆”为根据实际情况而定，不作硬性规定。5、其它人事档案的内容其它人事档案是将各项人事管理活动中产生除以上四种档案内容以外的资料。包括培训活动过程记录资料、绩效考核的各种过程记录资料、员工试用/转正的过程记录资料、员工考勤及休假的各种过程记录资料、员工薪酬管理的各种过程记录资料等。第五条人事档案的建立一、求职人员档案是在招聘的过程中根据《员工招聘管理办法》收集求职者应聘资料、面试资料、测评资料，并根据录用需要，填写入职审批表，建立求

4、职人员档案。二、试用人员档案是在办理新员工试用、转正手续时根据《新员工试用管理办法》收集新员工试用、转正、聘用资料，在求职人员档案的基础上完善试用人员档案。三、转正人员档案由负责管理人事档案的人员依据员工档案所含资料的规定，收集转正员工在职期间的档案资料。如定期收集员工考核记录、培训记录等。四、离职人员档案是在办理离职员工手续时依据《员工离职管理办法》收集员工离职资料，在转正员工档案的基础上完善离职人员档案。五、电子档案的建立为了便于员工基础信息的查询，人事社保专员需建立员工电子档案，员工电子档案包含以下内容：档案编号、姓名、部门、职位、出生年月、性别、族别、户籍、入职

5、时间、转正时间、劳动合同签订时间、劳动合同签订周期、社保办理时间、联系电话等六、其它人事档案的建立1.将培训过程的记录资料（如培训、讲师资料，培训机构、培训签到表等）收集整理后归为员工培训档按。2.将绩效考核的各种过程记录资料（如考核评估表、工作总结、年度考核评分登记表等）收集整理成档。3.将员工试用/转正及考勤过程记录资料收集整理归档。4.将员工薪酬管理的各种过程记录资料（如调资申请/审批表等）收集整理成档。第六条人事档案的保管1、人事档案的保管纳入公司档案管理范围，由人力资源部指定专人负责保管。2、保管档案的人员不得向无关人员传播、议论档案内容，档案需存放于专用的档

6、案保管柜内并单独设锁，无关人员不得接触人事档案。第七条人事档案的查阅因工作需要查阅人事档案必须经人力资源经理同意后方可查阅，高层人员档案必须经公司总经理批准方可查阅，但不能借阅。第八条人事档案的销毁1、销毁人事档案并填写“档案销毁记录表”。2、离职人员档案需保存三年后方可销毁，未经录用的应聘人员档案需保存一年后方可销毁，其它人事档案需保存一年后方可销毁，特殊资料需长期保存。3、人事档案的销毁必须做清单记录，有人力资源部经理签字，两人以上同时在场进行销毁。