基于协同管理平台构建企业知识管理系统

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1、基于协同管理平台构建企业知识管理系统大中小陈飔摘要:知识管理越来越受到企业的重视,但是知易行难,没有一个看得见摸得着的平台,知识管理几乎没有办法现实有效地运行。就算是建立了一个知识数据库,没有操作平台的“内存”和处理系统的“引擎”,那也只能是一潭信息堆积的“死水”。企业协同管理平台则为知识管理提供了一片“内存”处理空间,一个操作平台和处理引擎,有效地实现知识的公共处理和开发共享。基于协同管理平台提供的沟通平台、协作引擎和协同工具,可以方便地构建起企业的知识管理系统。关键词:知识管理协同管理系统平台江一诚是一家OA软件公司的售前工程师,负责用户的前期需

2、求信息的收集和选型咨询服务。他的业绩不错,凡经他沟通咨询的客户几乎都能够选择他们公司的协同办公系统——新的版本叫做协同管理系统平台。最近,江一诚发现一个问题,他们公司的协同管理系统平台正越来越多地被用户要求“改造”,成为一个“知识管理系统”。把办公系统(OA)改造成其他功能系统,在企业用户中是很常见的。虽说这种要求的提出以中小企业为多,但大型企业组织也不少见。多数情况下就是给办公系统增加功能或者处理模块。这种情况不仅发生在OA系统,还发生在其他业务系统之中,如要求在ERP中增加“竞争情报”功能、营销信息系统等。比如广东移动就是在其办公系统中增加了00

3、7模块(竞争情报系统)。从事企业知识管理服务的知名咨询机构AMT也发现,在知识经济时代,知识管理已经成为了促进企业快速成长的关键性管理手段,企业越来越重视知识管理,并希望通过咨询公司的帮助更好地实现知识共享。为此AMT咨询结合多年来在知识管理领域的实践经验提出了以知识管理为核心、构建共享知识平台为目的的整体解决方案。那么,什么样的管理平台系统最适合构造企业知识管理平台呢?对于企业知识管理而言,协同管理系统无出其右。这是由企业知识管理所需要的特殊处理需求和协同管理系统所提供的特征运行机制决定的。企业组织的知识管理首先需要解决的问题就是变个人知识为组织知

4、识或公共知识,这是说起来简单做起来几乎是实现不了的事情,但这又是知识管理的前提条件。那么这件事情在什么时候就会发生呢?在人与人的协作和沟通交互情境下,这件事情必然会发生。协同管理系统正是通过流程化、进程控制、角色配置、协同行为触发、日志生成和管理来实现对这种情境和行为管理的系统平台。知识管理的另一个基本要求是知识的信息化,知识可以产生并以不同的形式存在,但若希望知识能够跨越时空的传递和共享,必须信息化。协同管理系统通过两种途径来实现知识的信息化转化。人的主动创制和系统的自动记载创制,这又是协同管理系统独特的功能设计。更为值得欣慰的是协同管理系统对这些

5、信息的协同管理已经达到规制化、自动化。显然,这正是企业知识管理的所必要的。当然,并不是说有了协同管理平台,企业自然就有了知识管理系统了。虽然,在协同管理平台中大多已经内置了类似“知识管理中心”“文档中心”“知识库”的“功能区”或者“功能模块”,但是那只能说是一个“文档共享区”,有的具备了初级的知识内容交互和管理机制,但管理功能还很弱。企业知识管理需要一个完整的工作体系。协同管理系统只是为知识管理体系提供了一个有效的支持平台,在这个平台上通过策略规划、详细设计、系统定制可以便捷地构建“企业知识管理总体解决方案”。下面我们参考咨询机构AMT提出的企业知识

6、管理系统导入方案提供一个在致远协创协同管理平台上构建企业知识管理系统的参考步骤。(一)企业知识管理系统构造策略规划在具备协同平台支撑、协同引擎驱动、协同机制管控和协同工具配置的系统架构之下,知识管理系统总体规划的思路主要集中在如何借助现成的体系架构来实现:支持、促进、激发知识的生产,规范化支持知识交互—生产—应用,依据组织应用的需求存储、架构和配置知识、知识资源、知识流程,面向组织应用构建知识和知识资源体系,通过知识发现、数据挖掘、知识展现来方便知识的应用。借助平台的流程和资源管控机制实现组织的知识管理。为此首先应该了解企业的发展战略,明确企业发展战

7、略中对于知识管理的需求,并以此明晰知识管理工作的指导方向,明确符合企业未来发展的知识管理的战略定位和目标。实际上这就是要了解特定企业知识生产机制、应用需求和流转特点,确定知识在企业战略发展和执行中的作用和定位。需求调研也是知识管理战略规划的基本步骤。通过访谈,问卷调研和研讨会等方式对企业目前的知识管理现状进行评估分析。从知识、人、系统、管理四个方面进行详细的调研问卷设计,从而对企业知识管理整体水平有一个清晰的认识。在充分了解需求的基础上,前瞻性的规划知识管理的目标。根据目标和现状的差距,从知识体系、管理体系、推行策略、信息系统四个方面,对企业知识管理

8、进行总体规划,明确“做什么”。 (二)知识过程模型抽取和详细方案设计企业知识管理系统的核心是知识体系结构——

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