深圳物业档案管理规范

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1、深圳市档案局深圳市住宅局关于印发《深圳市物业管理区域档案管理规范》的通知（2003年10月30日）深档字〔2003〕150号　　为加强物业管理区域档案的规范化管理，保障其有效利用，根据国家和深圳市有关档案管理和物业管理的法律法规，结合我市实际，我们制定了《深圳市物业管理区域档案管理规范》，现予印发，请参照执行。深圳市物业管理区域档案管理规范　　第一条为加强我市物业管理区域档案的规范化管理，保障其有效利用，根据国家和深圳市有关档案管理和物业管理的法律、法规，结合我市实际，制定本规范。　　第二条本规范所称物业管理区域档案是指在住宅区、工业区、商住楼、

2、写字楼等物业管理过程中形成的具有查考利用价值的各种文字、图表、声像、实物、电子文件等不同形式的历史记录。　　第三条物业管理区域档案由物业管理单位依照本规范收集、管理。　　市档案行政管理部门和市物业管理主管部门负责对全市物业管理区域档案工作进行业务指导，并依法实行监督检查。　　第四条物业管理单位应当明确专人负责物业管理区域档案的收集、整理、保管和提供利用。　　档案管理人员应当具备档案专业知识。　　第五条物业管理单位应于每年3月底前将上一年度形成的反映本管理区域物业管理活动的各类文件材料，按要求收集齐全、完整，及时归档，具体归档范围见附件。　　第六条

3、物业管理单位应当建立健全档案文件材料的归档及档案的保管、保密、借阅、鉴定、销毁、统计等各项规章制度，并认真组织实施。　　第七条物业管理单位应当把档案工作作为质量管理或目标管理的重要内容，将文件材料的形成、积累、整理归档列入各有关管理制度、有关人员的岗位职责和有关工作程序。　　物业管理单位应当加强档案管理现代化建设，提高档案管理现代化水平，使档案管理现代化与物业管理现代化同步发展。　　第八条归档的文件材料应当为原件或者具有凭证作用的复制件或其他载体材料，并保持其历史面貌。文件书写和载体材料应能耐久保存，禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝或红色墨水等不符合要

4、求的书写材料。　　第九条归档文件材料应当做到分类合理，整理规范，排列有序，鉴定准确，并编制各类档案目录等必要的检索工具，以方便利用。　　第十条对保管期满经鉴定无保存利用价值的档案，按有关规定经物业管理单位法人批准后，可以按一定程序进行销毁，销毁清册必须归档保存。　　会计档案的鉴定销毁工作按《中华人民共和国会计法》的有关规定执行。　　第十一条物业管理区域的档案管理应当符合档案安全保管要求。暂不具备档案安全保管条件的，可以委托国家档案馆和依法设立的档案寄存中心寄存。　　第十二条物业管理单位可以委托依法设立的档案中介机构开展档案整理、鉴定评估、业务咨询

5、、软件开发、数字化加工等业务。　　档案中介机构应当对委托人档案内容保密，未经委托人同意，不得擅自将档案向社会公开或提供他人使用。　　第十三条在物业管理区域档案中，业主住户资料及基建、设备等档案资料属于业主所有。开发建设单位在移交住宅区等物业时，应当向业主或物业管理单位移交有关工程建设、设施设备等物业管理所必需的档案，并办理移交手续。　　第十四条业主委员会在与物业管理单位订立书面的物业管理服务合同时，应当将档案管理作为合同内容，并在合同生效后向物业管理单位提供该物业的工程建设、设施设备、住户（用户）等档案供其使用。　　第十五条物业管理单位负责档案工

6、作的人员在岗位变动时，应当办理档案交接手续。　　第十六条物业管理区域档案中涉及业主、住户（用户）管理的档案应当做好保密工作，不得擅自提供他人利用。法律法规另有规定的除外。　　第十七条物业管理单位应当建立档案工作责任追究制度，对不按规定归档而造成文件材料损失的，或对档案进行涂改、抽换、伪造、盗窃、隐匿和擅自销毁而造成档案丢失或损坏的直接责任者，依照规定进行处理。　　第十八条市、区物业管理主管部门应当将档案管理列入住宅区、工业区、商住楼、写字楼等物业管理评优活动的内容。　　第十九条本规范自发布之日起实施。　　附件：深圳市物业管理区域文件材料归档范围　

7、　附件深圳市物业管理区域文件材料归档范围　　一、行政后勤管理材料　　（一）行政综合　　1．物业管理处组织沿革、大事记及工作计划、总结　　2．管理处会议纪要、会议记录　　3．规章制度　　4．文秘、档案、印章管理记录　　5．文件、档案接收及移交、销毁清册　　6．物业管理发展规划、计划、总结　　7．物业管理的请示、批复、报告、通知等　　8．专题调查、调研、考察、普查工作材料　　9．物业管理区域验收、接管记录　　（二）接待宣传工作　　1．国家级、部省级、市级及一般性参观团接待材料　　2．专题新闻报道、采访、新闻发布会材料　　3．来访领导题词签名册　　4．

8、来访者赠送礼品登记　　（三）劳资管理　　1．机构设置与人事管理规定　　2．员工花名册　　3．员工工资表、劳动工资表、员工考评记录　　4．