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时间:2019-05-10
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1、附件:Ⅰ、 归档资料(档案)的范围一、工程内部文件的归档范围:(详见附表)1.立项报告、策划报告、考察报告;2.政府报建审批文件及其相关文件;3.招、投标文件及标书(由项目管理部负责,定标后正本原件移交存档);4.合同(合同签定后正本原件存档);5.签证单、付款单(过程中由投资金融部负责收集保管,单项工程竣工结算后,整理成册移交档案室);6.图纸(方案图、初设图、施工图)7.样品(由项目管理部负责收集,单项工程竣工后并经过筛选、标注,移交档案室);8.工程竣工档案(项目部负责、工程档案管理员指导);9.其它与工程建设有关文件。二、城建档案的归档范围:1.建
2、设方归档档案:1)综合文件材料(大部分为政府审批文件)2)综合文件材料的扫描电子文件(详见《关于移交城建档案时须对综合文件进行扫描处理的通知》)3)竣工图电子文件(由设计院〈或各施工单位〉提供建设方汇总)(详见《关于移交竣工图CAD电子文件的通知》)4)声像档案(包括工程照片、录像带)2.监理文件:1)综合文件材料2)技术文件材料3)扫描文件磁盘(详见《关于移交城建档案时须对综合文件进行扫描处理的通知》)3.施工技术文件:1)综合文件材料2)技术文件材料3)竣工图纸及其相应电子磁盘第4页共4页Ⅱ、 文件材料归档要求1.所有归档资料要认真细致地填写,内容要齐全
3、、真实,签证手续齐全,无涂改、无弄虚作假,确保工程归档资料的真实性、准确性。归档资料应采用法定计量单位按规范要求进行填写。2.归档资料应使用由档案馆制定的统一表格,填写字迹要工整、清晰,不得潦草。3.需要复写纸复写的归档资料,一律使用单面复写纸。复写份数中和第一份必须用碳素水笔书写,作为原件存档。4.归档资料必须随着工程进度同步办理,各种归档资料必须符合技术规范要求,无缺项和漏办。5.施工合同的原件档案必须是盖有“正本”字样的原件。并附有甲、乙双方的执质证明及法人证明。6.凡是由各单位所发出需要变更的通知单及往来文件,必须盖有公司印章;复印件上补盖印章的文件
4、仍作复印处理,不可当作原件存档。7.凡用电脑打印的归档资料,电脑打印出的那份文件为原件;电脑打印后复印的文件加盖印章仍作复印件用,不可作原件存档。8.凡用作为存档文件都必须版面清晰,不得有模糊不清和黑色印记。9.重要的文件必须提交电子磁盘。如:合同、招议标书、策划报告、总结报告、图纸等。10.样品必须注明类别及用途;照片必须是原片,同时移交相应底片;录相带必须是原带。复制的照片及录相带拘收。11.归档资料必须加以系统整理,按业务范围分类组成保管单位(卷、册、盒)。12.归档资料统一编制案卷目录,案卷目录一式两份,一份由管理人员存档,另一份返回各部门用以备查。
5、13.凡是在公司或部门业务活动中形成的文件材料都应按规定收集齐全,整理归档,任何个人不得据为已有或拒绝归档。Ⅲ、 工程档案借阅规定1.无关人员不准进入档案室。借阅人员未经允许也不得进入档案室。2.公司人员借阅档案,必须按规定办理登记手续后,由档案管理员提取所需档案,在指定地点查阅。绝密、机密的档案必须经部门领导批准后在档案室内查阅,不准带出、复印、抄录。3.外单位人员借阅档案,必须持单位介绍信并经本深圳分部相关领导批准,按规定办理手续后,方可查阅。第4页共4页1.借阅档案人员要爱护档案,不准拆卷抽页,剪裁、撕毁、污损档案,不准在档案内加注任何标记,违者给予
6、处罚。2.借阅档案人员要严格遵守档案借阅规定及档案管理规定,保守秘密,不得翻阅无关文件,更不得向他人泄露文件内容,因工作需要摘抄复印档案,须经档案管理人员同意,方可办理。3.档案管理员对涉密档案要严加保密,不准随意将档案放在办公桌上,更不准私自将档案带回家和借给别人。一但发生涉密事件,追究有关人员的责任。Ⅳ、 合同存档有关规定1.合同起草过程中形成的纪要、决议、领导批示等相关文件一并归档。2.合同签订一式四份:两份正本、两份副本,签定后甲乙双方各持一份正本、一份副本。部分施工合同应需考虑到竣工档案,可增加相应份数。3.合同归档时,需提供法人授权书、公司资质、
7、合同预算书。4.合同的原件正本交档案室存档,副本交投资金融部保管。5.合同执行过程中,形成的设计变更、签证、会议纪要等相关资料以及合同结算所有资料由承办人负责收集、汇总、交档。6.合同是机密文件,相关人员必需严格遵守其保密制度。Ⅴ归档、立卷质量要求一、本工程档案实行立卷制度。归档的文件资料应完整、准确地反映部门在各项工作中的真实过程,必须是定稿后由部门负责人签发的原件。请示类文件应有批复,保证档案的完整性。二、立卷质量总的要求是:遵循文件材料的形成规律和特点;保持文件之间的有机联系,区别不同价值,便于保管和利用。其中:城建档案、招投标文件、标书等实行按项目分
8、类、立卷。三、立卷要求1、归档的文件材料种类、份数以
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