access数据库报表设计方法

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1、第8章Access报表设计方法学习Access报表对象的组成结构学习使用向导建立Access报表的方法学习报表设计视图中可以完成的各种设计操作掌握各个主要的报表控件的作用及其设计学习建立“教材征订管理信息系统”数据库中的Access报表对象8.1Access报表对象概述Access报表对象是Access数据库中的一个二级容器对象，其间应包含若干数据源和其他一些对象。包含在报表对象中的这些对象也称为报表控件，而设计一个Access报表对象也就是在报表容器中合理地设计各个报表控件，以实现数据库应用系统对输

2、出报表的具体需求。8.1.1Access报表对象的作用使用报表对象，我们可以得到符合规范的各种表格形式，既可以用于显示也可以用于打印。报表中的大部分数据都是从基表、查询或SQL语句中获得的，它们是报表对象的数据源。例如在“教材征订管理信息系统”数据库中，需要为意欲参加竞标的供书商打印“教材预订数据报表”。这个报表对象中的数据应该来源于“教材预订表”，而“教材预订表”中的数据记录是操作员通过“教材预订信息编辑”窗体输入的。因此，可以将“教材预订数据报表”的驱动，设计在“教材预订信息编辑”窗体上，即在“教

3、材预订信息编辑”窗体中设计一个命令按钮控件，用于打开“教材预订数据报表”。8.1.1Access报表对象的作用从以上举例可以看到，一个Access报表对象的驱动都可以通过在对应的Access窗体对象上安置合适的命令按钮，并编写相应的VBA程序来实现。同时，这个驱动报表对象的窗体对象，还应该具有为被驱动的报表对象提供数据准备的功能。先来看看“教材预订信息编辑”窗体驱动“教材预订数据报表”的示例。为此，需要在“教材预订信息编辑”窗体中设置一个命令按钮“”，令其响应单击事件的处理程序为：8.1.1Acces

4、s报表对象的作用PrivateSubCommand40_Click()OnErrorGoToErr_Command40_ClickDimstDocNameAsStringstDocName="教材预订数据报表"DoCmd.OpenReportstDocName,acPreviewExit_Command40_Click:ExitSubErr_Command40_Click:MsgBoxErr.DescriptionResumeExit_Command40_ClickEndSub如此，单击“教材预订信息

5、编辑”窗体上的“预览教材预订数据报表”命令按钮“”，即可预览显示“教材预订数据报表”，如图8-1-1所示。8.1.1Access报表对象的作用图8-1-1“教材预订数据报表”预览视图8.1.2Access报表对象的结构Access报表对象的结构与窗体对象的结构非常相似，也是由五个节构成。它们分别是：“报表页眉”节、“页面页眉”节、“主体”节、“页面页脚”节和“报表页脚”节。图8-1-2所示即为“教材预订数据报表”的设计视图，从图中可以看到一般报表结构所具有的五个节。图8-1-2“教材预订数据报表”设计

6、视图8.1.3Access报表对象的数据源一般情况下，一个报表的数据源都是基于一个查询或一条SQL语句的。可以有两种方法来为报表对象设定数据源。第一种方法是在创建数据表对象之前，先行创建一个查询对象，然后在创建报表对象时指定该查询对象为其数据源。第二种方法是在报表对象设计窗口中，对其“记录来源”属性设计一条SQL语句。例如上述“教材预订数据报表”的数据源是一个已经创建完成的“教材预订表”，就可以采用第一种方法为其指定数据源。图8-1-3所示即为“教材预订数据报表”的数据源设定。8.1.3Access报

7、表对象的数据源图8-1-3“教材预订数据报表”的数据源设定如果一个报表对象的数据源无法由一个数据表对象、一个查询对象或一条SQL语句指定，则称此报表是一个源于多重数据集的报表对象。在这样的情况下，必须在报表对象中设计子报表，如同在窗体对象中设计子窗体一样。8.2Access报表向导Access提供的向导总是可以使得创建数据库对象的操作更加便捷。因此，使用Access报表向导创建报表对象，然后再进入报表设计视图对之进行细致的设计，可以提高报表对象设计的工作效率。8.2.1创建二维报表现以“教材征订管理信

8、息系统”数据库中的“教材预订数据报表”的创建为例，介绍使用Access报表向导创建二维报表对象的方法。打开“教材征订管理信息系统”数据库，在数据库设计视图中的报表对象选项卡上，单击“新建”按钮“”。在随即弹出的“新建报表”对话框中选择“报表向导”选项，并在“数据来源”列表框中选定“教材预订数据报表”数据源“教材预订表”，然后单击“确定”按钮“”。如图8-2-1所示。8.2.1创建二维报表图8-2-1在“新建报表”对话框中选定“报表向导”8.2.1创建二维