采购循环内部审计

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1、采购循环内部审计序号常见之错误或舞弊行为可能的形成原因必要的控制程序可能之控制测试备注1采购和厂商勾结，高价采购，索取部分回扣采购过程未进行询价、比价及议价之过程进行采购应经适当核决权限人员之核准采购人员未定期轮调采购应依询价、比价及议价之过程进行采购人员应进行定期之工作轮调采购人员之录用应以品性为第一优先考量注意采购人员之生活方式及财产是否有大幅改变2采购和厂商勾结，虚假采购采购和验收由同一人担任采购未定期轮调采购及验收未经适当之核准采购与验收工作，应由不同人员担任采购人员应定期轮调不定期由独立人员寄发应付账款对账单检视验收单、发票、送货单之一致性观

2、察询问验收程序不定期由独立人员寄发应付账款对账单不定期由独立人员盘点存货3采购和厂商勾结，溢量采购（或未经核准之采购），索取回扣采购未经适当之核准，以紧急采购为先斩后奏采购和验收由同一人员担任未订立溢量采购之处理程序送货单数量与采购单数量不同时，应予拒收或经适当之核准采购人员应定期轮调采购和验收应由不同人员担任核对采购单与验收单之数量核对溢收数量之适当核准4溢付采购款请款未经采购之核准，或会计勾结采购清款相关单据，未交出纳做最后复核采购之请款作业，未经采购之核准采购请款，应同时附不请购单、采购单，验收单、厂商送货单及发票，并复核一致后，始可付款观察请款

3、之程序不定期由独立人员函证厂商款项金额5重复请款付款原先请款之进货发票，于付款后，未盖付讫章请款未经采购之核准，或会计勾结采购采购之请款作业，未经采购之核准采购请款，应同时附不请购单、采购单，验收单、厂商送货单及发票，并复核一致后，始可付款付款后。应由出纳于原始凭证盖付讫章不定期由独立人员函证厂商应付款项金额观察请款之程序6无适当之合法凭证，给予付款浮报费用，饱入私囊清款或付款人员无正确观念以为凭证是会计人员的事请款程序先经出纳付款再请会计催收凭证明确定义合法凭证（含外来凭证及内部凭证）请款程序应是由需求单位请款，经会计复核，再经出纳付款检视请款程序抽

4、核凭证7验收单常不遗失，致厂商请款时有纠纷验收单未事前连续编号或未使用自制之验收单验收单未由验收人员直接输入电脑使用自制之验收单，并连续编号之由验收人员验收相关资料观察验收单使用情形8账列库存与实际库存不符，不是太多，就是太少采购验收入库，未立即填单入账现埸领料，未即填单领料出账仓库货品进出，均应不单据管制进出账（包括验收入库、进货退回出库、领料出库、领料出库、退料入库等）观察作业流程不定期盘点库存数与账列数比较9所取得之发票与实际进货厂商不同，可能违反营业税法所取得之发票非实际进货对象，供应商跳开发票保留进货之送货单托运单等，付款并以记名抬头禁背书支

5、票方式支付之设立子公司透过竞争优势，要求供应商配合若厂商采客票付款，该客票应经厂商背书比较发票与支票、送货单等之一致性10未订立各项核决权限，致主管疲于奔命，或时而会有缺料状况。高阶人员未能充份授权，或不知充份授权之重要性。订立各项核决权限（包括采购额、售价、折让、进出货之核准、人事、固定资产采购等）。观察核决权限11资料输入常有错误资料输入后，未经复核，且电脑未设定自动检测功能。由非现场人员记录或输入采购验收、货品出库等资料。资料输入后，应至少经一人之复核，并于电脑设定自动检测功能。由现场助理人员负责资料输入。观察职能分工情形12成本会计记录，错误频

6、出，且结账速度慢。成本会计人员由蜚现场人员担任，而将相关资料交由总公司记录。部分价格或损益资料，不希望让现场人员知道。成本会计人员应长驻工厂，以能正确迅速处理各种帐务观察职能分工观察结帐时间13各单位自行采购，形成浪费或无效率未设立专责采购人员。设立专责专业之采购人员，专事统筹采购相关事务，以降低原料采购之议价能力并提长效率。观察职能分工情形。14客户跳票，公司遭厂商行使追索权采用客票并经本公司背书后付款予供应商。采客票付款，该客票必须经原客户背书。向发票银行查询客户之信用状况。尽量不要采客票付款，并要求客户开立抬头禁止背书之支票，以免业务或出纳用以周

7、转。询问并观察付款情形15未建立正确或执行代理人制度，致舞弊或错误可能发生管理阶层过于信任某些特定人员，忽略制度管理之重要性。尽速订立之。订立时，宜注意代理人原则上应由同一部门人员担任，以免采购、验收、仓管、会计、出纳，或业务、仓管、会计、出纳由同一人员担任。观察询问。16未建立正确或执行印鉴管理管理阶层过于信任某些特定人员，忽略制度管理之重要性。尽速订立之。印鉴之刻印、使用、销毁均应填单申请。重要印鉴应置于保险柜，并由专人保管。观察询问。