从档案实体管理、信息管理到知识管理

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1、从档案实体管理、信息管理到档案知识管理作者：贾玲周晓林陆江　陈东(江苏徐州中国矿业大学档案馆徐州市档案局)　　从档案管理整个历史发展进程看，可以将其划分为档案实体管理阶段、档案信息管理阶段和档案知识管理阶段。不同阶段档案管理工作的侧重点、理论研究内容及人们对档案和档案工作的认识都有所不同。本文将全面分析档案管理不同发展阶段特点。　　一、档案实体管理阶段及其特点　　20世纪80年代前，整个档案管理工作的基础和重点是对档案实体进行管理，即对档案原件实行集中、有序、质量和安全管理，档案管理理论也是围绕实体管理进行建构的，这一时期

2、可称为档案实体管理阶段。　　(一)管理工作内容：受物本管理理念支配　　实体管理阶段，文件内容和载体合二为一，内容被固定在载体上，因此，物本管理理念支配着档案工作的方方面面，日常档案管理工作以对“静态”档案实体管理为主。历代王朝都设有专门档案存放场所和管理机构，对档案管理以保管为主，辅以简单整理。新中国成立后，档案管理工作得到迅速恢复与发展，直到20世纪80年代初期，档案工作内容仍以对档案实体的收集(征集)、整理、鉴定、保管、统计、利用等“六个环节”为主，虽然有学者提出应将档案内容信息开发作为档案管理工作一个方面，但当时档案

3、管理部门认为，档案信息开发离不开档案实体支撑，实体管理是信息开发实现的手段，因此，整个档案管理工作的基础和重点仍是档案实体管理。当时，档案信息加工与信息产品开发水平十分有限，主要是服务于史学研究和政治工作需要，且历史年代档案信息开发投入较多，现代档案信息开发不够。　　(二)管理技术：以手工管理为主　　实体管理阶段主要以手工方式完成档案整理、检索、利用等各项工作，采用较为简单的物理、化学技术进行档案保管和保护。后期，虽然管理领域已经开始采用计算机技术等信息技术辅助管理工作，但功能尚原始、简单，对管理的辅助作用较为单一。　　(

4、三)理论研究：以档案实体为主要研究对象　　实体管理阶段理论研究对象主要侧重于档案实体，围绕实体的整理、保管而展开研究。在封建王朝时期，经验的承袭是改进档案管理的主要方法。值得一提的是，由于史学家研究历史和编写史书的需要，形成了对档案史料进行初步分类、整理的简单的理论和方法。我国对档案和档案管理的专门研究开始于20世纪二三十年代，初期对档案管理的理论研究是较为粗浅、直观和经验性的。20世纪三四十年代，我国出现了一批档案学著作，标志着中国档案学初步形成，此期研究内容“大都局限于机关档案的管理方法，较少涉及更广泛的档案门类和档案

5、管理的深层理论问题”。新中国成立至改革开放前，档案学已经发展成为一门独立的学科，档案管理理论得到了极大发展，与实际档案管理工作内容相适应，此期档案管理理论研究领域较之前有较大拓展，但也仅限于档案实体管理，主要包括对档案实体的分类、排架和保管等研究。　　(四)价值取向：强调档案史料价值和凭证价值　　档案自从出现之时起就与历史紧密联系，被认为是历史的真实记录，能够客观反映历史活动的本来面貌。可以说在20世纪以前，我国对档案价值的认识主要表现为史料价值，古代档案保管机构主要是史志部门，并由史官负责管理工作，突出说明了对档案史料价

6、值的认可。随着社会实践发展及科学文化水平提升，人们对档案重要性的认识也在不断提高。在档案利用实践中，人们可以利用档案解决工作、生活上遇到的问题。因此，档案的凭证价值逐渐得以显现，档案学者开始把档案作为一个独立的对象来管理和研究。新中国成立后，档案、档案工作和档案事业越来越多地受到政府和社会的关注，设立了各级档案管理机构，建立健全了各项档案管理管理规章制度，这些都显示了社会档案价值取向的变化。　　二、档案信息管理阶段及其特点　　20世纪80年代以来，信息论、系统论和控制论传入中国，计算机技术、网络与通信技术、数据库及多媒体技

7、术等在档案管理领域的应用日益广泛，给档案和档案管理的发展带来了革命性的影响。档案信息管理阶段以档案信息与载体的剥离为前提，突破了实态档案的物理局限，物的概念弱化，直接对档案信息进行相对独立的管理、加工和利用。　　(一)管理工作内容：注重档案信息资源开发　　信息管理阶段，社会对档案和档案工作的需要不仅局限于保管档案实体，人们的档案利用需求也不仅仅是对一次档案信息的需要，更多是对深层次档案信息内容的查询。20世纪80年代，档案工作内容发展为“八个环节”，即在原来“六个环节”的基础上加上了检索和编研两个环节。20世纪末，档案整理

8、工作提出“简化整理、深化检索、优化利用”。2000年12月6日，国家档案局颁布《归档文件整理规则》，文书档案归档实行“卷改件”。种种举措使传统的档案实体管理工作在整个档案管理工作中所占比例日益缩小，而档案信息资源开发工作日益得到更多重视，所占比例日益增大。编研工作向纵深发展，档案主动服务于社会的趋势日益