ts16949文件和资料管理程序

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1、深圳培训网www.55top.com文件和资料管理程序修订日期修订单号修订内容摘要页次版次修订审核批准2011/03/30/系统文件新制定4A/0///更多免费资料下载请进：http://55top.com好好学习社区批准：审核：编制：深圳培训网www.55top.com文件和资料管理程序1、目的：对管理系统相关的文件进行控制，确保文件的充分性、适宜性和唯一性，在使用场所获得有效版本的适用文件。2、范围：适用于管理系统有关的所有文件、资料，包括适用的外来资料.3、定义：3.1文件：信息及其载体。例如：体系文件及外来文件等。3.

2、2受控文件：需随时保持最新有效版本，且失效文件需依据规定回收销毁的文件，如组织内部使用的管理手册、程序文件、管理规定、作业指导书、技术要求等。3.3非受控文件：提供给客户、供方等相关方，而又不方便更换、修改、作废及撤销的文件。3.4文件分类：3.4.1质量手册（QM）：用以说明本公司管理理念、方针、目标、组织、权责和描述体系运作原则以及法律、法规等纲领性文件。3.4.2程序文件（QP）：明确描述各部门或部门间为达成管理目标，依据管理手册规定原则，所延伸制定的工作程序及方法等文件资料。3.4.3作业（管理）规定（WI）:将管理手

3、册和程序文件上所规定的重点技术、作业规定等，作详细描述的可操作性指导文件。3.4.4表单、记录（QR）：用以提供各项管理活动的过程和结果的客观验证的证实文件。如数据、报告、合约、培训记录等。3.4.5外来文件：与管理、技术有关的非本公司制订的外部来的文件，如国际（国家、行业、地方）标准、法律、法规等相关资料。5、内容：5.1文件制（修）订：5.1.1各部门权责人员根据业务需要指定专人或由业务执行人员制、修订文件，文件制（修）订编写格式、编号及版次等按《文件标准化管理规定》执行，文件的修订需填写《文件申请表》5.2文件审查、核准

4、：5.2.1文件制（修）订后，由制（修）订部门主管进行技术、操作性的确认。跨部门操作时需组织相关部门会审或讨论，所附表单随文件一起被会审或讨论,并将结论记录于《文件申请表》。5.2.2深圳培训网www.55top.com文件确认或会审后，送交审查、核准，权限如下表，管理者代表对分发范围及数量进行确定。文件类别编制审查核准管理手册（QM）推委会管理者代表总经理程序文件（QP）各部门管理者代表总经理作业标准、管理规定(WI)各部门分管负责人管理者代表其它类三阶文件各部门部门主管分管负责人表单、记录（QR）各部门随文件一起被审查、核

5、准5.2.3公司质量体系及其相关文件可不按以上规定执行（如：行政管理文件、财务文件等）。5.3文件登记：5.3.1文件管理人员将经核准的文件登记在《文件总览表》并按文件分发范围将文件分发、记录（除5.5.3外）。5.3.2外来文件5.3.2.1各部门在接收到外来文件和资料时需交到文件管理人员，文件管理人员需先进行识别和区分（必要时找相关权责人员确认），并登记在《外来文件登记表》，并经管理代表审查,确认分发范围。若需分发，文件盖上“受控”（附件）印章进行分发，对不使用但有参考价值的文件盖上“非受控”（附件）印章予以收藏、借阅。所

6、有外来文件在接收后，文件管理人员需加盖“受控”章（附件）进行标识。5.3.2.2外来文件若有文件编号，则沿用外来文件本身编号，没有编号则按以下编号原则编号：WL□□□-□□□□年号，如2006顺序流水号，从001开始外来文件代号5.3.3产品图纸、BOM表、作业指导书等由文员使用《文件总览表》或《外来文件登记表》进行登记、记录。5.4文件的发放和更换5.4.1文件的发放5.4.1.1所有文件均分“受控”和“非受控”两种状态，以加盖“受控”（附件）印章进行区别。所有受控文件在发放前都必须有版次和相应人员审查、核准，并加盖“受控”

7、章再进行分发，“非受控”盖有“非受控”章。5.4.1.2文件管理人员在发放文件时，应注明分发号，深圳培训网www.55top.com领用人需在《文件发放/回收表》内签名并注明签收日期。所有文件均以分发号（即各部门编号）来区分接收者。5.4.2文件的更换5.4.2.1文件管理人员负责将变更的受控文件进行更换、收回，并在《文件分发/回收表》上注明收回日期。5.4.2.2受控文件严重破损而影响使用、丢失或部门增加领用数量时，使用者应及时填写《文件申请表》向文件管理人员出申请，文件由管理者代表核准，文员收回破损文件，更换、或补发的新文

8、件，分发号不变；增加领用的文件在原分发号后面加“-1……-5”等份数号。5.5使用管理5.5.1文件持有人应注意文件防潮、防虫、防火、标识，防止文件遗失及污损。5.5.2文件持有者不得在文件上随意涂改、私自外借或复印，并确保文件的清晰完整。5.5.3受控文件的使用适用于该文件