2、on of PDF Software in the Documents of Quality System ManagementCang Xianghui,Wang Jin,Zhang Shuchao(Zhengzhou Research Institute of China Aluminum Corporation,Zhengzhou Henan 450041,China)Abstract Most of the quality system documents quality manual, procedures, documentation and rel
3、ated standards andother documents are basically still using paper-based carrier, but with an increasing range of industry testing, the carrierof this form is not satisfactory more and more.Especially in recent years with many influential laboratory to broaden theoriginal test field, the corresp
4、onding system of document preparation and finishing needs heavy workload. ThePDFfile management software system is a more scientific to solve an electronic medium in document security, controlled andeffectiveness issues.Key words PDF software;Electron carrier;Documents of Quality Management Sys
5、tem目前大多数检测行业都通过了中国实验室认可委 CNAS 认证，而目前现有质量体系文件中质量手册、程序文件以及相关标准等文件基本上仍然采用纸质载体为主，包括文件的印刷、受控、发放及领用登记等都需要大量的纸质文件来保证，还需要进行定期的体系文件换版及相关标准的查新、替换 [1]，其中体系文件的发布和受控的工作量不仅大而且浪费了大量的纸张。因此就目前的企业控亏增盈、科学发展的形势下，本文利用常规的 PDF 软件对体系文件进行统一管理，不仅大大提高了工作效率，而且对未来的质量体系文件管理也进行了十分有益的探索。1 基于 PDF 软件的平台首 先 应 安 装 Adobe
6、 Acrobat 7.0 Profes-sional 及其以上版本，由于只有专业版才具备创建、合并、管理文档以及安全方面的功能，普通的 AdobeReader 没有相应的功能，并且确认将有关 WORD帮助里面有关 PDF 方面的禁用项目全部启用，否则有可能导致 WORD 转换为 PDF 文件时出现错误。2 应用2.1 质量管理体系的发布质量管理体系主要包括质量手册、程序文件、作业指导书等文件化的内容 [2]，目前大多采用单一纸质发布的方式来进行，需要耗费大量的人力、物力对文本进行整理、打印及装订成册，而且很难满足质量体系文件及时快速更新的需要。本文就着重利用 PDF软
7、件改变原有的要发布为纸质文件硬拷贝的方式，在满足 ISO/IEC 17025-2005 中文件控制中的要求，以质量手册为例：首先将原有的电子媒体的质量手册转换为 PDF 格式，原始文件一般为 WORD 格式，打开 PDF 选择文件菜单，创建 PDF 从目标 WORD文件，如果文件较大可以选择创建书签可以更加方便的浏览各子菜单（见下图 1a），授权书、批准令等需要签名的地方可以采用将纸质版本签过字后从文件菜单扫描导入，以保证整个文件的一致性，然后由文件管理员（一般为实
