文件记录控制程序(含表格)

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1、文件记录控制程序(IS022000-2005)1、目的为使本公司的质量管理体系有关的文件资料、记录得到控制，确保各有关部门均使用文件、记录有效版木，并避免过期、失效文件遭误用，保证与质量管理活动有关场所使用的正确性和有效性；确保相关记录资料，能有效地追溯及查证，为休系有效运行捉供证据。2、适用范围适用于所有与质量管理体系有关的文件资料、记录的控制。3、职责3.1质管部负责质量管理文件和记录控制的归口管理，并对各部门的记录进行监督检查。3.2精密仪器部负责技术文件的控制和管理。3.3各部门负责本部门的文件和记录的收集、整理和

2、归档工作。4、程序内容4.1文件管理4.1.1文件分类公司文件分为管理文件、技术文件、外来文件和记录。1)质量管理文件a^质量方针和质量冃标；b、质量手册，程序文件；c、公司为确保过程有效策划、运行和控制所需的文件。2）技术文件a＞产品技术标准；b、产品图样；C、工艺文件；d、作业指导书、操作规范（程）、检验标准。3）外来文件&、法律法规；b、产品的国家标准、行业标准；C、供方提供的文件。4）记录证实公司产品、过程和质量管理体系有效运行符合要求提供的证据。4.1.2文件编号1）质量管理体系文件编号由以下内容组成□□□-□□

3、□□—□□□□注：①公司名称代号：INTANE②文件类别号：i、质量手册：QM；ii、程序文件：QP；iii、管理制度或办法:QW；iv、作业指导书及检验规程：WI；V、安全操作规程：CZ；vi＞质量记录单:JL①文件顺序号：从01开始依次编号②批准年代号：（2015-）2）文件的记录表格编号按4.2记录管理程序部分。3）管理文件和作业文件等编号按有关规定。4.1.3文件状态标识版本号/修改状态：A/0其中：为版本号，以英文字母顺序顺延编制；“0”为修改状态，从0〜9顺序顺延编制。4.1.4文件的编写1）质量方针和质量目标

4、由总经理组织制定并批准发布。2）质量手册由质管部组织编写。3）程序文件由主管该项工作的部门组织编写。4）精密仪器部负责编写技术文件，涉及到军用的图样和技术文件按以下规定进行控制：a、按《技术文件管理制度》规定进行审签，审签包括：编制、审核、工艺、质量、标准化、批准；b、按技术文件管理规定，对图样和技术文件的设计、编制、领用、复制、更改、回收等过程进行控制和管理，确保现场使用的图样和技术文件协调一致、现行有效；C、按图样和技术文件归档管理制度规定，确定产品质量形成过程中需要保存的文件；每个项目完成后，精密仪器部负责人及时将文

5、件整理归档；每年年末，由精密仪器部检查图样和技术文件归档情况。并按规定及时归档；d、为确保图样和技术文件协调一致、现行有效，各部门每年检查一次文件的有效性，确保图样和技术文件的现场的唯一性。5）管理文件由主管该项工作的部门组织编写。4.1.5文件的审批文件发布前应得到批准，以确定文件是充分适宜的。1）质量手册、质量方针和质量目标由管理者代表审核，总经理批准发布。2）程序文件由质管部审核，管理者代表批准。3）技术文件由起草部门负责人审核，其他相关部门负责人会签，总经理批准。4）管理文件由主管该项工作的部门负责人审核，管理者代

6、表批准。4.1.6文件的标识1）质量管理体系文件版本号为标识。2）外来文件以归档日期为标识。4.1.7文件的受控状态1）文件分受控文件和非受控文件。内部使用的文件属受控文件，非内部使用的文件属非受控文件。2）受控文件加盖红色“受控”印章，“没有印章即不受控”，不使用印章，即为“非受控”文件。4.1.8文件的归档与管理1）文件批准后送交该文件的管理部门归档，受控文件应列入文件目录。2）归档应确保文件协调一致，现行有效，保持清晰，易于识别。3）借阅归档文件，应经文件管理部门负责人同意后方可借阅。4.1.9文件的发放与管理1）受

7、控文件发放，由文件管理部门填写《文件发放记录表》，按文件发放范围发放，确保所使用处可获得适用的文件的有效版本；受控文件发放应编发放号，且文件加盖红色“受控”卬章。2）非受控文件发放只作发放登记，不编发放号，只加盖蓝色“非受控”印早。3）文件以严重破损影响使用吋，文件持有者应到文件管理部门办理更换手续，换发新文件应交回旧文件，文件管理人员将破损文件收回销毁。新文件的发放编号仍用原文件的发放号。4）文件使用者将文件丢失，应按规定办理文件补发手续，文件管理人员在补发文件时应给予新的发放编号，并注明丢失文件的编号作废。4.1.10

8、文件的更改1）文件的更改，应由提出文件更改的部门填写《文件更改申请单》，说明更改原因，重要的更改应附充分证据。2）文件更改的审批、批准由原审核、批准人或授权人负责进行。3）文件更改批准后，由文件更改部门填写《文件更改通知单》，发到文件持有者。4）文件更改，应确保文件的更改和现行修改状态得到识别。4.1.