文件及记录控制程序

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1、钢宝实业有限公司文件及记录控制程序文件编号JUBAO-QP-01版本A生效日期2012-03-01第一页共三页一、目的1、对与质量管理体系冇关的管理文件和技术文件进行控制，确保各相关部门均使用冇效文件。2、对质量记录进行控制，为质量管理体系有效运行和产甜质量符合规定的要求提供证据。二、适用范围1、适用于本厂与质量管理体系有关的文件（包括外来文件）的批准、发放、管理、更改和作废的控制。2、适用于本厂质量管理体系形成的所有质量记录的控制。三、职责1、厂长负责文件的审批。2、各部门负责木部门技术文件、管理文件的编制，质量记录的

2、编制、收集和控制。3、技检部负责各类文件和质量记录的发放、回收、归档的管理。四、程序1文件、资料的识别与标识1.1企业文件、资料分为管理文件、技术文件两大类。a・管理文件：《质量手册》及各项管理规定、条例等。b・技术文件：产品标准、认证实施规则、工艺规程、产品图纸、检验规程、操作规程、质量计划、质量纪录及有关外来技术文件等。1.2文件资料的标识1.2.1文件资料分“受控”和“非受控”两种状态，受控文件加盖“受控”印章并注明发放号；非受控文件不加盖“受控”卬章，进行登记。1.2.2文件编号&质量手册：示例：QM—A/0版本

3、号质量手册代号b.程序文件：QP—XX—XXXX年代号顺序号文件代号c.技术文件：JS—XX—XXXX年代号文件顺序号钢宝实业有限公司文件及记录控制程序文件编号JUBAO-QP-01版本A生效日期2012-03-01第二页共三页技术文件代号d・质量记录示例：QR—XXX—XX顺序号细则条款号质量记录代号e.管理文件GL—XX—XXXX年代号文件顺序号技术文件代号2文件的编制2.1《质量手册》由厂长和质量负责人组织相关人员编制。2.2、管理文件、技术文件由技检部组织编制。3文件的审批技术文件和管理文件由厂长审批。4文件的发

4、放和使用4.1受控文件由技检部确定文件发放范围，经厂长批准后发放，并填写《文件发放、回收记录》，注明发放范围、时间、发放号，文件领用人签收。4.2文件持有者应妥善保管文件，确保清洁、完好，不得擅门外借、更改和复制。当文件持冇者调离时应办理交接手续。4.3受控文件发放后损坏、短少、丢失、由责任部门向技检部提出中请，说明理由，由技检部查明原因后根据文件发放程序补发，并在《文件发放、冋收记录》屮注明。5文件和记录的更改、换版、回收与作废5.1起草部门必要吋应评审文件的可操作性，以便及吋更改。5.2当文件和记录需要更改时，应由更

5、改提出人向技检部提出，由技检部负责填写《文件资料更改申请单》，提出更改原I大I,送交文件的原审批人审批，若原审批人更换，应取得其有关背景资料，经审批后由技检部实施更改，加盖“更改”印章，并在更改控制页小注明更改人、H期、标识、更改单号等，同时更改归档文件。钢宝实业有限公司文件及记录控制程序文件编号JUBAO-QP-01版本

6、A生效日期2012-03-01第三页共三页5.3文件更改只对受控文件进行更改，非受控文件不作更改。5.4文件经多次更改或大幅度修改后应换版，原版本作废。5.5有保留价值的作废文件、资料可保留一份，由技

7、检部加盖“作废保留”印章归档，其余作废文件一律销毁。6文件的管理6.1技检部负责文件、资料建档，管理核对受控文件和《受控文件清单》的一致性。6.2临时借阅文件，由相关人提出口头申请，并由技检部批准后，办理文件借阅手续，原版文件一律不外借，以防丢失获损坏。6・3外来技术文件的管理a.所有外来技术文件由技检部签收，送厂长批准后留存原件，将复印件交有关部门，并填写《文件发放、回收记录》，接受人签收。b.相关部门根据本厂实际情况对文件做出评价，涉及文件更改时，参考4.5.2条款执行。更改后的文件交技检部备案。c.外来技术文件屮发

8、现的问题由厂领导与顾客协商解决。d.更改后的文件由技检部重新发放。e.木企业购置设备的文件资料由技检部负责归档、管理。f.其他外来文件由技检部保存原件，将复卬件发放至相关部门或人员。7质量记录的保存7.1质量记录的保存期有一年7.2各部门负责人必须把所有质量记录分类，按日期顺序整理好，存放在干燥不易损坏的地方，各部门按规定的期限保存记录，7.3技检部编制《质量记录清单》，将木厂所有与质量体系运行有关的记录汇总，明确名称、编号、保存期、使用部门等内容汇集备案记录的原始样本.