档案的分类及管理制度

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1、档案的分类及管理制度1.工程部档案:(1)招投标资料:包含招标文件、图纸、答疑、回标文件(主要是报价汇总及图纸)等,工程部营销员领取招标文件后,由工程部内勤填写《招标文件档案表》进行登记,并将原件存档,复印件下发给相关人员,投标疑问统一由内勤发送,并将疑问及回复文件及时存档,以保证招投标文件的完整性。(2)日常工作档案:包括营销人员跟踪项目登记表、客户考察通知单、营销总结、合同概况表、分公司宣传品发放统计表、客户档案及竞争对手调查表、业务费及佣金提取表等,由销售内勤分类存档,便于随吋查阅。(3)工程部会议纪要及其他需要存档的文件。2.行政人事部档案:(1)分公司相

2、关行政制度、员工档案。(2)集团公司下发的相关文件、制度等。(3)合同文件,由行政部负责将各类合同进行存档。需借阅合同者,在具体保管合同的部门签字登记后方可借阅。凡与合同无关,因工作需要借阅合同者,除在具体保管合同的部门履行签字手续外,还须出具书面借条,写明借阅原因,借阅期限,经部门经理和行政部经理批准后方可借阅。(4)其他需要存档的文件。5.财务部档案:(1)包括各种费用明细表等与财务和关的资料。保密制度1.凡技术人员或工作涉及到公司机密的人员在入、离职时必须签订《保密协议》,保证不泄露公司的机密资料。2.各部门文件及档案按类别、按级别、按时间的先后顺序进行归类

3、管理,分为三类:一般档案、保密档案、绝密档案。一般档案各部门经理均有权查阅;保密档案各部门经理如要查阅的,必须由行政部经理签字才能查阅;绝密档案一般不准任何人查阅(注:副总、总经理除外),如有特殊情况需要查阅的部门经理,必须要总经理签字同意,且必须在行政部所指定的地点进行查阅,公司档案不准任何人带出公司。3.除本部门工作人员外,未经许可,任何人不得私自进入其他办公场所,未经许可,不得使用其它部门人员电脑,不得查看U盘、光盘及软盘中的文件资料,更不能翻阅、抄录其他部门资料。4.在打印、复印文件或资料中,应树立保密意识,不得随意将文件、资料内容泄露给公司外部人员及其他

4、无关人员,打印、复印错误的重要文件应及时销毁,不得乱丢乱放。5.负责文件及档案的管理人员应具有高度保密意识,不得向任何人有意无意泄露公司的机密。公司员工应做到“不该说的话不说”,“不该问的事不问”。废旧文件不得随意丢弃,经公司认定作废的文件应定期销毁。1.公司员工不得擅自更改公司各种文件或资料。7•财务人员应妥善保管好帐务、报表、资料,不得将公司机密泄露给予任何人。8.合同文件、财务状况及其它重要的公司内部文件应特别注意保密原则,各种资料应妥善保存,更不能泄露给其他人。9.凡重要文件,未经上级允许,不得复制、抄录。10.员工的薪金、奖金公司予以保密,严禁任何人互相

5、打听、攀比。11.员工应尽忠尽职、努力工作,珍惜公司信誉,工作中不得泄露公司商业秘密或资料。

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