浅谈医院人事档案管理存在的问题及对策

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浅谈医院人事档案管理存在的问题及对策浅谈医院人事档案管理存在的问题及对策摘要：医院人事档案是医院的宝贵财富。加强医院人事档案管理工作有利于建立以竞争、择优为导向的充分展示才能的选拔任用机制，优化卫生人力资源配置，提升医院的整体管理水平，增加医院的经济效益和社会效益。提高思想认识、健全人事档案管理制度、提升人员素质、加强人事档案信息化建设、加强人事档案信息的开发利用等是提高医院人事档案管理工作的重耍举措。关键词：医院人事档案管理对策分析医院人事档案是医院人才信息的重要载体，是个人经历、学历、思想品德、科研教学、职称考评、继续教育、业绩考核以及奖励惩处等方面的原始记录。它为医院领导班子准确提供各类人才信息和用人依据，同时也是职工享受福利、各类专业技术人员评定职称的重要依据。随着社会的发展和医疗卫生机构改革的不断深入，医院的人事档案工作面临着更多更高的要求，人事档案管理工作如何主动顺应时代发展的要求，迎接新挑战，实现新局面，是我们人事档案工作者需要正确面对和认真思考的重要课题。1.当前医院人事档案管理存在问题及原因分析1.1对人事档案管理的重耍性认识不足在人事制度改革不断深入的情况下，人才流动日益加大，原来的“档在人在”的秩序被破坏，这样就导致人才的引进工作受到阻扰,出现了很多“档在无人'域者“有人无档”的情况。目前，医院普遍存在重医疗业务的发展，轻人事档案管理的现象，对人事档案工作存在一些偏见或误区，对人事档案管理认识简单化，对人事档案信息开发利用的重要性认识不足，仅仅停留在对档案保管、存放，一般应付的思想观念上。只要干部人事档案不丢失，能应付外调、查档就行，极少考虑到人事档 案信息用于人才开发利用方面。1.2医院人事档案管理制度和对落后随着人事制度的不断改革发展，人才流动，医疗卫生单位选拔和使用人才的手续不断简化。由于人事档案管理“终身”制，没有得到及时补充和修正，阻碍了人才的流动。随着医院规模的不断扩大，人事制度改革和人员模式改变，给医院带來了人事众多、管理多元化的特点，也给人事档案的管理模式提出了要求。1.3档案管理人员综合素质较低人事档案工作岗位上的管理人员大多是中途转行或兼职管理档案的，知识结构不均，学历层次不齐，缺乏专业的培训，对行政管理、医院管理工作不熟悉。一般只能应对简单的收集和装订工作，难以胜任新时期的档案管理工作；人事管理工作量大，年度晋升考核调资，干部职工人事变动，聘用及业务考核评比，这些都需要人事部门完成，工作细碎繁杂致使T作人员只做些简单丁作，安于现状，服务意识落后。1・4管理设备差，管理手段落后医院重视医疗设备的程度远远大于对人事档案管理，对档案管理的设施投入较少，办公环境极其简单，常以“因陋就简、因地制宜”为原则，硬件设施简陋，无铁门、铁窗等基本设施，也不具备防火、防潮、防盗等条件，而且还融办公、阅档、仓库为•体。管理丁作人员从事档案的收集、整理、归类、编目等主要还是手工为主，纸质材料较多，案卷质量和收集效率以及档案利用率较低。手工的档案不仅操作麻烦，而且不易检索且容易破坏。1.5内容不规范、材料不全面在人事档案收集过程中，有些归档材料纸张不合规格、填写过于简单或不规范，如学习、进修、工作经历、家庭成员及社会关系填写不详;有些人事档案材料填写随意，内容前后矛盾，如部分职工填写履历时为了找工作有意增大年龄、为了延迟退休故意减小年龄等等,使档案材料缺乏可靠性;需归档的材料有些档案材料由于历史原因缺少一些职工的干部履历表、入党登记表、学生登记表、下乡知青期间的工龄认定材料，直接影响了人事档案的规范性、系统性。现有的人事档案材料构成上，涉及到个人 思想品徳、个人履历、社会关系方面的材料较多，而反映个人医学业绩、工作能力、医学专业特长等方面的信息材料较少，难以发挥人力资源的开发利用的功能。1.加强医院人事档案管理工作的对策分析2.1提高思想认识，增强做好人事档案工作的责任感和紧迫感医院人事档案工作涉及医院管理的方方面面，是医院人事工作的重要组成部分，是人事工作中一项必不可少的基础工作。要充分认识新形势下加强和改进干部人事档案管理对推进干部人事丁作发展的重要性，自觉增强档案意识，切实摆上重要位置，将其纳入干部人事工作的年度计划Z中，并作为考评干部人事工作的一项重要内容。医院要重视人事档案管理工作,改变传统的档案保管观念，树立对人事档案信息开发利用、为医院发展服务的新观念。2.2健全医院人事档案管理制度，规范管理干部人事档案管理是一项头绪多，业务繁杂的工作，一套行之有效的制度和流程必不可少。要进一步完善、规范档案管理制度，如档案管理和档案利用制度。实行人事档案的社会化管理制度。制定《医院人事档案管理条例》和《人力资源信息管理办法》，使档案的管理制度更加完善和行之有效。规范医院人事管理的流程，合理利用开发人才信息资源。2・3提升人员素质，加强档案管理人才队伍建设档案管理人员素质的高低影响到医院人事工作的开展乃至医院的发展，因此要按规定配备专职档案管理人员。建立一支思想坚定、业务精湛、爱岗敬业、严守纪律的干部人事档案管理人员队伍，是搞好新形势下干部人事档案工作的重要保证。要建立人才引进与培养机制，引进热心从事档案工作、高学历、专业素质高、作风正派、责任心强、熟悉计算机操作的档案管理人员；医院要将档案人员的培养纳入医院人才培养计划，关心他们的职称晋升和T作业绩，使他们的辛勤劳动得到公正回报。还要重视和做好原有从业人员的岗前培训与继续教育工作，确保“持证上岗”，在岗人员要不断学习，并定期进行技能、知识培训，不断更新知识，提高技能。2.4加强人事档案信息化建设，提供优质的人才档案信息服务随着 科学的发展，各行各业的网络化已经成为一种发展趋势。传统的人事档案管理手工模式已经跟不上医院的发展需要，需要加强人事档案信息化建设，实现电子化、网络化。相对于传统模式的手工建档，网络建档可以避免在搜索信息、存储档案和提取档案存在的诸多问题有着不可比拟的优越性：保存时间长，不易破损、信息全面、存取方便、便于查找且具有共享性。考核公开公平，不仅提高了管理工作效率、利于材料完整保存、提高准确性而且还可以满足医院的人力资源需求。建立和完善干部档案数据库，及吋更新，动态化管理干部人事档案信息，保证干部档案信息的吋效性、真实性和准确性，以便检、查询、信息统计分析及开发利用，使干部档案管理工作信息化、科学化、现代化，提高人事档案管理的工作效率。2.5加强人事档案信息的开发利用，优化卫生人力资源配置人事档案反映自然人的成长轨迹即反映出自然人的成长经历，反映其学历变动、职务变迁、职称晋升、工资增减、奖励惩处、家庭及社会关系、政治面貌等方面。由于人事档案工作的特殊性、保密性,所以必须在人事档案制度要求许可的范围内进行开发利用。此外要充实个人工作业绩、能力档案材料，重点收集个人文化程度、专业水平、继续教育情况、参加各种卫&专业资格考试、注册考试等信息资料，及吋将个人的临床工作能力、业绩和反映专业技术特长的材料及吋归入档案，为医院考察选拔干部、合理配置人力资源提供必要的依据。参考文献：1.赵红•谈医院人事档案管理的现状及规划［〕］•国新技术新产品.2012(1):2502.谭风彩•浅谈当前人事档案管理存在的问题及对策［J］・中国商界，2012(2):1683.刘瑞凤•关于医院人事档案管理工作的思考［J］・中医药管理杂志,2008(3):208-2094.张云霞•医院人事档案管理工作如何适应新形势的需要［J］•中 外医疗,2008(16):92作者简介:杜振强，男，福建泉州人，福建医科大学附属口腔医院工作,硕士学历，主要研究方向：医院管理。