电子档案管理及发展趋势研究

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1、电子档案管理及发展趋势研究电子档案管理及发展趋势研究随着社会的发展和科学技术的进步，档案数量的日益增多，利用耍求的日益增高，传统的手工操作管理方法存在保管庞杂、查找困难、提供迟缓、管理水平低等问题。一、电子档案的优势电子档案，主要指机关、机构、组织和个人在从事各种活动的过程中形成的具有保存价值的，以声像为主，辅以文字说明的历史资料,以及档案人员录入计算机的纸质档案的内容。电子档案与纸质档案有相同的本质，都是文件存在的一种方式，作为活动凭证保存的记录信息，都有参考利用价值。与传统的纸质档案相比，电

2、子档案有以下几方面的优势。1.占用空间小，存储容量大。传统的纸质档案需要较大的空间来储存，而电子档案是数字化信息，用于记录电子档案的CD、硬盘、光盘等存储介质，比传统的纸质文件能容纳更多的信息。2•信息利用率高。传统的纸质档案受时间、空间的限制，利用率较低，而电子档案通过网络很容易实现资源共享，不受时空的限制，具有较高的利用率。3.处理效率高。电子档案省去了传统纸质档案屮的立卷、归档、分类、装订等很多环节，提高了档案处理的效率。二、电子档案管理的发展趋势随着档案数量和内容的日益增多，档案的利用率

3、大大提高，利用者对档案的快速准确和便捷的需求日益迫切，我们耍利用现代的科技手段，提高档案管理技术的现代化，使档案管理达到最优化的效果,这必然成为未来档案开发利用的一个主要趋势。随着计算机应用的日益普遍和电子文件的大量涌现，如何搞好档案的现代化管理已显得迫在眉睫，档案工作必须运用现代科学的理论方法与技术，按照一定的原则和要求对档案进行科学管理，积极开展对各类档案资料的收集、整理、管护提供和利用等。电子档案信息存储密度高与计算机联机能力强，影像还原效果好,便于大量复制拷贝，节省存贮空间，利用率极大提

4、高。因此我们应利用现代的科技手段，加大对档案资料的收藏力度，延长档案资料的寿命，利用现代畅通的网络技术，实现档案信息资源共享。三、加强电了档案管理工作的有效措施1•严格电子档案管理制度、归档方法和移交途径。为了保障电了文件得到及吋归档与有效利用，建立电子档案全过程管理制度，明确各方面的职责要求，加强对参加电子档案制作和管理人员的教育、审查和要求至关重要。一要加强教育，不断提高电子档案制作者和管理人员的责任心，形成忠于职守的品质、认真负责的工作精神、一丝不苟的工作作风、精益求精的技术水平。二要严格

5、要求，明确具体管理措施，做到有章可循、有规可依。三要建立一套审查制度，严格把关，保证电子档案的原始性、真实性。1.明确电子档案制作职责，建立电了档案管理的记录系统。电子档案的制作人员应对其制作的电子档案的真实性和能被保管、保存负有责任。特别是合作制作的电了档案更要注意划清制作人员的职责范围，使每一个参与人员各负其责，不相干人员不能进入他人的责任范围，工作需要吋可允许用只读式的方式调读，以防由于误操作或有意增删改等原因造成电了文件的失真。纸质档案一旦形成，原件中所包含的内容和形式特征就不会再发生变

6、化，大家可从这些信息上确认其原始性。电子档案形成后因载体、格式转换而不断地改变自身的存在形式，如果没有相关信息证实其内容没有发生任何变化，就很难确认它的原始性。因此，必须建立严格的记录制度，记录电子档案的制作、收集、管理和使用情况。2.建立档案形成、管理和储存三方一・体化协作的电子文件管理运行模式。电子档案与纸质档案相比，所涉及的问题更为广泛、受到的制约因素更多，仅仅依靠档案部门是难以完成的。应当采取电子档案形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门三方一体化的电子文件管理运行模式，档案部门既掌握

7、电子文件归档的原则，又是设计与维护信息管理网络、管理电子信息的专业技术部门，双重功能集于一身，是电子文件归档制度化、标准化的组织者与实施者。这种一体化协作的电了文件管理运行模式，可以有效保证电了文件归档管理工作的质量。1.釆取切实可行的信息保护措施。随着电子文件的广泛使用，电了文件的制作者、管理者和档案工作者都应积极采用有关技术措施，如加密技术、签署技术、消息认证、身份验证及防泄措施等，防止其他人员登录档案管理系统，修改、删除电子档案，维护电了文件的真实性、可靠性；也可以采用病毒防火墙技术，防止

8、计算机病毒和“黑客”的破坏和攻击。同时做好信息的备份工作，有效地保护电子档案信息的可靠性和完整性。四、结语随着信息技术的发展，信息在现代社会经济生活中的地位和作用已越来越明显，档案管理信息化势在必行，必须利用现代信息和网络技术做好档案管理工作，更好地服务社会。参考文献：[1]顾学中.电了文件全程管理刍议[J]•档案时空(业务版)，2005,(06)・[2]吴莹•论电子档案间的历史联系[J]•法制与社会，2008,(30)・[3]杨柳•对电子文件真实性问题的探究[J]•长春大学学报，2006,(1