安徽开乐公司档案管理制度

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1、安徽开乐公司档案管理制度二零一六年五月安徽开乐公司档案管理制度—、适用范围本制度规定了档案管理人员的职责，以及各类档案的建立、维护要求，规定了公司各类挡案的审查、批准、复审、借阅及销毁的程序与规则。木制度适用于安徽开乐公司基建、营销、人事、财务、技术档案管理工作。二、档案管理岗位责任制1、分管领导职责（1）、组织宣传、贯彻、执行《中华人民共和国档案法》和公司关于档案工作各项规章制度。（2）、加强对公司档案工作的领导，将档案工作纳入整体发展计划，督促各部门按要求做好应做的工作。（3）、关心档案工作和档案（室）的建设与发展，及时解决

2、工作中的问题和困难,使档案工作与公司各项丁作协调发展，并不定期进行抽查。（4）、负责配备兼职档案管理人员，用于技术研发执行过程中，各类档案的收集、整理与立卷工作。2、档案员职责（1）、贯彻实施《档案法》等档案T作的法律、法规，贯彻公司档案管理制度。（2）、对安徽开乐公司日常工作过程形成的各种挡案材料，负责收集、整理、立卷和归档，同吋负责进行指导和监督。（3）、负责维护档案的完整、准确与安全，并为公司各项工作需要提供服务。（4）、按年度向公司主管部门报送完整且备于查询的各类档案统计材料。（5）、积极配合兼职档案人员做好项目档案的归

3、档工作，对归挡材料的完整性、止确性与及时性负责。（6）、协同兼职档案人员监督、检查项冃执行过程各类文件材料的立卷、整理组卷与归档验收等工作。3、各部门兼职档案人员职责（1）、根据本部门不同种类文件材料的形成特征，制定案卷类冃，合理分类存放，同时便于13常应用，坚持13常整理。（2）、负责本部门文件材料的形成、积累、保管和整理归档工作，保证归档文件材料完整、准确、系统。（3）、需要归档的案卷，做到组卷合理，页号编写准确，案卷冃录清楚，案卷标题简明扼要。（4）、保管好应归档的案卷，注意文件材料的安全和保密。（5）、主动接受公司档案人

4、员对本部门档案的业务指导和督促检查，按规定时间向公司档案室移交相关档案材料。（6）、积极参加业务学习，不断提高档案工作水平。（7）、按公司档案室的要求，对项冃档案归档时再次整理，并编制检索工具。三.收集归档范围及归档份数开乐公司在生产经营中，形成的具有保存价值的，与公司关系密切的各类文件材料（包括公文、会议记录、技术图纸、财务账本、票据、销售合同、基建材料等），都属于应收集归档的材料范围。各类档案原则上存一份原件作为存档使用。需要文件汇编的另行整理。四、归档方法和时间1、营销公司FI常签订的各类合同，由营销公司专职人员负责收集，

5、按年交由档案室归档。2、基建类档案，一个项冃完成后，由基建科专职人员负责收集，交由综合档案室归档。3、财务部每年产生的各类票据、财务资料等，由财务部专职人员负责收集，，交档案员归档。4、每年一月底前，各部门专人对全年形成的各类文件，进行全面、彻底的归档检查，把上年度应归档的全部文件材料移交公司档案室。六、归档要求1、应归档的文件材料应由各部门兼职档案员收集。2、归档的文件材料应是原稿/原件，不得使用复制件替存。3、凡是归档的文件材料，必须经过初步整理，把同一个具体问题的文件材料，集中在一起，按文件的先后顺序，排列形成好完整的文挡

6、。六、档案鉴定1、公司各类档案归挡前的鉴定工作由各部门配合公司档案室共同进行。2、经确定“销毁”的档案，由各部门负责人与公司档案室负责人共同签字记录,现场予以“销毁”。3、凡是经过认真的鉴定，判定为保存或销毁的档案，必须按照规定的程序，办好鉴定手续。七、档案借阅管理档案的借阅，应遵守以下规定：1、公司各相关部门借阅档案，按照公司制定的档案借阅管理标准办理借阅手续。2、外单位來人查阅技术研发中心档案，需公司总经理签发意见，否则不得抄录或借出。3、机密、绝密档案借阅一律需公司总经理签发。4、现场查阅各类档案的，严禁查阅人在档案文件材

7、料上划道、涂改、折卷、裁剪、拍照、撕毁等。5、经批准借阅的档案材料，借出时间不得超过一周，并不得转借他人。需继续使用吋，借阅人要办续借手续，并确保档案的完整与安全。6、凡私自抄录、摄/描绘、折散、删刮、撕毁公司档案等行为者，公司将严格追究责任。7、按期返还借阅的档案材料，归挡时要认真检查核对，发现问题及时追查。9、绝密、机密档案以及引进技术资料、科研成果、发明创造、专利、新产品、新工艺等技术文件材料，须严格履行审批手续，未经批准的，不得借阅。10、发现有泄密挡案的事件，应立即报告，及吋追查。八、档案室管理1、按专业类别对档案材料

8、进行保管，做到档案存放条理化、系统化、科学化,以利于档案的完全性保护。2、坚持防治结合方针，切实做好档案的防盗、防水、防火、防潮、防鼠、防虫、防泄密等工作，确保档案完整安全。3、保持清洁干净，做到无尘、无虫、无鼠、无有害气体污染。4、挡案管理人员要做到天天打扫卫