行政文件处理办法

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1、行政文件处理办法第一章总则1.1为使公司行政文件处理工作规范化、科学化、制度化，提高文件处理工作的效率和质量，根据公司实际情况制定本办法。1.2本办法所称行政文件是指公司及其分支机构在经营管理等活动中撰写和使用的或单位团体、企事业单位传送给公司及其分支机构的各类应用文、合同、协议、电话记录、传真等。1.3公司综合办公室总体负责和协调公司系统的文件处理工作，主要任务是：（1）负责拟定公司文件处理具体细则并对系统文件处理工作进行业务指导；（2）组织文件处理工作的业务交流和培训；（3）负责外来文件的收文、编

2、号、登录、传阅和归档工作；（4）负责起草、校核、发放以本单位名义制发的文件；（5）负责文件处理中的督促检查工作；（6）完成与文件处理有关的其他工作。1.4文件处理应坚持实事求是的原则，按照行文要求和文件处理规定进行，做到准确、及时、安全、保密。第二章文件种类2.1行文应力求精简，注重实效。常用的、法定的行政文种有以下十种：（1）请示适用于公司向上级主要管理单位（董事会）请求指导和批复事项。（2）报告适用于公司向上级单位（董事会）汇报工作，反映情况，答复上级单位询问。（3）通知适用于发布公司规章制度，任

3、免人员，部署工作，批转下级单位的文件，转发上级单位和不相隶属单位的文件，传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项。（4）批复适用于公司答复下级单位的请示事项。（5）决定适用于公司对重要事项或者重大行动作出决策和安排，奖惩有关人员。（6）意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。（7）通报适用于公司表彰先进、批评错误、传达重要精神或情况。（8）通告适用于公司公布内部应当遵守或者周知的事项。（9）会议纪要适用于记载和传达公司会议情况和议定事项。（10）函适用于公司同不相隶属单位之间或公司内部各部

4、门之间相互商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。第三章文件格式3.1文件包括正规文件和非正规文件。正规文件分为正式公文和合同、协议两大类。3.2正式公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文单位表示、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送单位、印发单位和印发日期等部分组成。（1）涉及公司秘密的文件应当标明秘密等级和保密期限，其中，"绝密"、"机密"级文件还应当标明份数序号。（2）紧急公文应当根据紧急程度分别标明"特急"、"急件"。（3）

5、发文单位标识应当使用发文单位全称或者规范化简称；联合行文，主办单位排列在前。（4）发文字号应当包括单位代字、年份、序号。联合行文，指标明主办部门发文字号。（5）上行文件应当注明签发人、会签人姓名。其中，"请示"应当在附注处注明联系人的姓名和电话。（6）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文单位。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。（7）主送单位指公文的主要受理单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。（8）公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。（9）

6、公文除"会议纪要"和以E-mail形式发出的以外，应当加盖印章。联合上报的公文，有主办单位加盖印章；联合下发的公文，发文单位都应该加盖印章。（10）成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发单位负责人的签发日期为准。E-mai以发出日期为准。（11）公文如有附注（需要说明的其它事项），应加括号标注。（12）公文应当标注主题词。上行文按照上级单位的要求标注主题词。（13）抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。（14）文字从左只有横斜、横排。3.3正

7、式公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm×297mm），左侧装订。张贴的正式公文用纸大小，根据实际需要确定。3.4合同、协议的格式按国家有关法规、规定的要求和不同的业务类型另行规定。3.5非正规文件是指不采用红色文头、发文字号、印制版记等固定格式、不需加盖公章的文件。3.6公司文件用纸幅面规格一般采用国际标准A4型。第四章行文规则4.1行文应当确有必要，注重效用。4.2行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。4.3公司除综合办公室外，其他部门不得对外、对内正式行文，如需要正式行

8、文，应按照发文办理过程，由办公室统一办理。4.4向下级单位或本公司内的重要性文件，应当同时抄送董事会。4.5"请示"应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。"报告"不得夹带请示事项。第五章发文办理5.1发文办理指以本公司名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序5.2正式公文发文的具体程序是：拟稿者起草文件并填写发文审批单→部门负责人审核并签署意见→部门主管副总经理