电子表格用于期刊阅览室的现刊管理

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1、电子表格用于期刊阅览室的现刊管理何春滨摘要由目前图书馆期刊阅览室现刊管理手工操作的现状，根据Excel电子表格软件具有强大的数据分析和管理的特点,本文根据我馆现刊管理中对Excel电子表格软件应用的尝试，简述在现刊管理中对其相关功能的应用。关键词Excel管理现刊以计算机为主的新技术的迅速发展及普及，给期刊管理及服务工作带来了十分有利的条件，期刊作为一种信息量大，涵盖学科广泛，出版频率快，连续性强，阅读人数众多的文献，一直是各类型图书馆收藏的重点。由于期刊的这些特点，其管理工作也是图书馆的重点工作之

2、一。目前图书馆的现刊管理普遍采用手工操作完成，由于近年来期刊数量的不断增加，这种工作方式已不适于现刊的管理，本文根据我馆现刊管理中对Excel电子表格软件应用的尝试，简述现刊管理中的有关工作对其相关功能的利用。1期刊管理的特点我校图书馆的期刊管理，从2000年回溯建库一直使用深圳ILAS连续出版物管理系统。由采编部负责期刊采购加工，其流程为：期刊需求走访→订购→接收→登到加工→典藏分配→交送。各分馆阅览室收到采编部交送的期刊后，要对各种期刊进行分类并每期记到，然后盖章上架阅览。由于深圳ILAS系统，

3、只适用于采编部对新采购的期刊进行登到等管理，不适用于阅览室的现刊管理，因此，阅览室现刊管理如：现刊排架、现刊记到、现刊查询、现刊统计等工作都是用手工完成。近年来，由于购刊经费的增加、学科的新增、各分馆之间的调整，阅览室期刊的数量每年都有较大变化，每年都要重新进行现刊排序、排架，手工进行上述工作不仅工作量大，效率低，而且影响阅览室对外开放。2用Excel电子表格管理现刊的优点Excel电子表格是Office2003系列软件中的一个用于数据表格使用和分析的软件，它的数据处理功能在现有的办公软件中，可以说

4、是独占鳌头。尤其是Excel2003的自动排序、自动填充、自动查找、自动求和、自动分类汇总、自动筛选等功能，都是其他一些软件所不能比拟的。3期刊分类建立Excel工作表之前，首先要对期刊进行分类。分类是众多图书馆对期刊管理采用的方法。科学地分类是对期刊进行控制的关键。分类表的选取、类目分级的设立都直接影响期刊的管理和服务。实用性是确定分类体系的重要原则。分类体系的选取应该根据图书馆的性质、任务、读者对象、馆藏特色来确定，并不一定要强求高度的统一。国内大多数图书馆都选取《中国图书馆分类法·期刊分类表》

5、作为自己的分类体系。目前期刊的排架多是以分类法为主的复合排架，我馆现刊阅览室排架采用“分类号·题名汉语拼音字顺排架法”。4用Excel电子表格建立工作表4.1Excel工作表的建立以2005年中文社科期刊为例。首先起动Excel，将当前活动工作表Sheet1重命名为“中文社科期刊管理工作表”。在工作表中建立标题栏，然后将分好类的期刊信息分别输入对应的单元格内，如表1所示。4表1中文社科期刊管理工作表架位号分类号期刊名称邮发刊号刊期一月…十二月　总计刊一刊二刊三刊四合计…刊一刊二刊三刊四合计1A84毛

6、泽东邓小平理论研究5-522月刊1　　　1…1　　　1122B8思维与智慧18-96月刊1　　　1…1　　　1123B82道德与文明6-60双月刊　　　0…1　　　164C0科学新闻2-299半月刊11　　2…11　　2245C913三联生活周刊82-20周刊11114…11114486D5环球2-511半月刊11　　2…11　　2247D67台湾周刊2-782周刊11114…11114488D81国际观察4-574双月刊　　　0…1　　　169G21读报参考24-125旬刊111　3…111　33

7、6　总计　　　　　　17　…　　　　　19　2164.2期刊排序期刊的所有信息输入后，对期刊的分类号和名称两项进行整理排序，使其符合“分类号·题名汉语拼音字顺排序法”的排列次序，用Excel进行自动排序。具体操作是：首先，对工作表“全选”，然后，单击“数据”里的“排序”命令，在下拉框中的“主要关键字”、“次要关键字”中分别选择列B对应的“分类号”、列C对应的“期刊名称”，并且均选择“升序”，“有标题行”，“确定”后系统自动排列出一个数据表，其排列顺序是按中图分类法由A到Z，22大类的起始顺序，若分类

8、号相同，其排列顺序则按刊名的汉语拼音字母次序排列。但要注意，Excel对多音字没有区分开，要根据具体情况进行调整。调整全部结束后输入期刊架位号。4.3期刊架位号的输入架位号就是每种期刊在刊架中的位置，便于现刊阅览室的管理及读者的查询。架位号的输入要放到分类排序之后进行。具体操作如下：首先在A2单元格中添入第一个架位号，然后选定需要添入的区域，选中“编辑”→“填充”→“序列”→“自动填充”命令，完成序号的填充。用此方法既快又准确。5Excel在现刊管理中的应用5.1现刊